Directions juridiques : digitalisez vos processus documentaires !

Aujourd’hui, une entreprise aurait bien du mal à se passer de son service juridique ! Il est, en effet, chargé du respect de la réglementation sur la compliance, la protection des données et bien plus encore. Au travers de leurs différentes missions, les équipes juridiques sont amenées à traiter des documents de nature distincte quotidiennement. Elles ont de nombreuses tâches administratives à réaliser qui freinent leur productivité et les empêchent de se concentrer sur leurs missions à valeur ajoutée, telles que le conseil et l’accompagnement des différents départements de l’entreprise. Bonne nouvelle, il est possible d’inverser la tendance en digitalisant les processus documentaires. Explications.

Les enjeux majeurs des directions juridiques

Le premier élément à relever est le rôle essentiel des directions juridiques pour assurer la compliance de leur entreprise. En tant qu’expertes du droit, elles accompagnent chaque département pour vérifier que leurs actions sont conformes.

Les équipes juridiques vérifient que tout acteur de l’entreprise respecte les réglementations. Il est ainsi primordial pour ces équipes d’avoir une base documentaire à jour, qui soit facilement accessible par les collaborateurs afin de leur partager les informations à respecter.

Pour assurer la conformité d’une entreprise, il faut parfaitement connaître toutes les réglementations à suivre. Les réglementations ne sont pas figées dans le temps, elles sont sujettes à évoluer, et cela plus régulièrement que ce que nous pouvons penser ! La veille juridique est donc primordiale pour l’entreprise. Cependant, rechercher constamment les changements réglementaires, français et étrangers, prend du temps. Temps que les équipes ne passent pas sur leur cœur de métier et la création de valeur.

Enfin, les entreprises sont confrontées à de nombreux risques qui peuvent impacter négativement leur image et affecter la relation avec les clients. Parmi ces risques figurent :

• l’insatisfaction d’un client envers la qualité d’un service ;
• l’oubli d’une information importante dans un contrat pouvant nuire à sa conformité.

Pour éviter ces problèmes, les juristes ont besoin d’être impliqués dans les transactions et la gestion des dossiers externes.

Juristes : travaillez à partir d’outils digitaux et faites évoluer vos missions !

Aujourd’hui, les solutions de gestion intelligente de contenu (ECM/IIM) centralisent toutes les données des juristes en leur permettant de garder le contrôle sur l’application des réglementations au sein de leur structure. Ils ont ainsi des informations rapidement et ne perdent plus de temps à aller à la recherche de données importantes.

Par ailleurs, différentes solutions digitales existent pour automatiser la veille juridique. C’est notamment le cas de la capture intelligente ou encore la RPA (Robotic Process Automation). Pour gagner du temps dans la rédaction de contrats, des solutions de capture intelligente reconnaissent les différents types de documents et peuvent remplir

automatiquement des champs associés. Quel gain de temps pour nos équipes juridiques ! Ce n’est pas tout. Pour gagner en efficacité, le digital permet aussi d’accélérer les processus contractuels (identification d’un signataire, relance, signature électronique, etc.).

Ces solutions digitales facilitent également les échanges en interne. Elles notifient les juristes pour obtenir leur approbation sur différents sujets. Fini les boîtes mail remplies, et bonjour à la communication rapide et simplifiée ! Le risque d’erreur est également grandement réduit.

La digitalisation des processus documentaires pour une meilleure relation client

Autre avantage et non des moindres, les outils digitaux sont la clé pour améliorer l’expérience et la satisfaction des clients.

Avoir un suivi en temps réel

39 % des consommateurs veulent aujourd’hui de la transparence. Concrètement, ils veulent être informés sur l’avancement de chaque étape de leurs projets avec l’entreprise en temps réel.

Pour pouvoir faire des retours réguliers sur les dossiers en cours, des solutions digitales de capture, par exemple, permettent d’analyser en un instant des documents. Le temps de traitement de nombreuses informations sera réduit et les juristes pourront communiquer plus rapidement à leurs clients directement, ou, à des intermédiaires en interne.

Simplifier l’échange documentaire

L’enjeu des équipes juridiques est de savoir comment bien gérer et échanger leur masse de documents. Mais quelles solutions de dématérialisation existent pour simplifier cela ? Et si les services juridiques ajoutaient par exemple des connecteurs à leurs périphériques d’impression ? Cela permettrait d’envoyer ou classer directement un document qui vient d’être scanné dans des solutions de gestion de contenu (ECM), des solutions Cloud (OneDrive, SharePoint, Google Drive, etc.) ou encore dans des CRM ou ERP.

De plus, grâce à des workflows de travail depuis des plateformes de gestion d’information intelligente, les juristes pourront faire collaborer les bonnes personnes autour des bons dossiers avec les bons documents. Et ceci, sans encombrer les boîtes email par l’échange d’informations en pièce jointe.

Digitalisation et sécurité de l’information au sein des directions juridiques

Pour accroître la confiance de la clientèle, les équipes juridiques doivent pouvoir leur garantir la protection de leurs données. Même si la sécurité informatique n’est pas leur cœur de métier, grâce au digital elles peuvent choisir des solutions qui sécurisent et évitent la fuite de données confidentielles.

Par exemple, les plateformes ECM (Entreprise Content Management) permettent le partage sécurisé de contenu et contrôlent automatiquement les droits d’accès aux informations.

Vous vous retrouvez dans ces différents enjeux ? Dans notre e-book, nous vous proposons différentes solutions pour digitaliser vos processus et ainsi répondre plus facilement à vos objectifs. Nous mettons également l’accent sur les bénéfices de la digitalisation pour votre service juridique. Vous pourrez ainsi vous projeter plus facilement sur la mise en place des actions proposées.

Téléchargez gratuitement notre e-book pour savoir comment la digitalisation de votre service juridique peut vous aider au quotidien !