Dématérialisation : quels impacts pour votre business ?

Forte de son expérience en matière de gestion électronique des documents et de dématérialisation, Nejma Zoubir accompagne nos clients d’Île-de-France, de la région lilloise et du sud de la France dans leur transformation digitale. La dématérialisation est un défi majeur de transformation pour les entreprises. Au-delà des enjeux de conformité légale, elle est un véritable atout pour la compétitivité de votre organisation.

Entre enjeux, bénéfices et conseils, Nejma Zoubir retrace sa vision d’aujourd’hui du monde de la dématérialisation.

Nejma Zoubir, Consultante Avant-ventes Digital Business & Solutions

Nejma Zoubir apporte son expérience terrain en matière de gestion électronique des documents et de dématérialisation. Elle met cette expertise au service de nos clients depuis plus d’un an et demi en tant que Consultante Avant-ventes Digital Business & Solutions.

Son rôle est double :

• accompagnement de proximité: elle vous aide à comprendre les enjeux de la dématérialisation et à clarifier vos besoins ;
• démonstration: elle vous montre des solutions concrètes par la présentation de solutions pour les besoins métiers spécifiques de votre entreprise.

Elle accompagne ainsi des secteurs d’activités variés comme le transport, le BTP ou encore les fonctions juridiques.

Les enjeux de dématérialisation pour les PME

Nejma Zoubir le constate, les PME sont mieux informées quant à la loi dématérialisation et cherchent des partenaires pour les accompagner dans cette démarche.

Elle constate cependant, des approximations qui perdurent :

• les TPE pensent (à tort) ne pas être concernées * ;
• les entreprises qui éditent des factures au format PDF pensent être conformes dans la dématérialisation.

“Le format PDF ne répond pas au cahier des charges et aux normes imposées par la loi de dématérialisation”, corrige Nejma Zoubir. En effet, FacturX deviendra le standard obligatoire pour toutes entreprises.

Les entreprises s’interrogent sur la dématérialisation

D’après Nejma Zoubir, le sujet de la dématérialisation se concrétise. En témoignent les questions terrains :

• Comment la loi va-t-elle s’appliquer ?
• Quelle va être la plateforme d’échanges ? Comment va-t-elle fonctionner ?
• Quel est le délai de mise en place pour mon entreprise ? Êtes-vous PDP ? La solution de Konica Minolta sera-t-elle compatible avec la future plateforme ?
• Quel genre d’outils mon entreprise va-t-elle devoir mettre en place ?

Quelles sont les motivations des services dans les entreprises sur ces enjeux ?

Nejma Zoubir le constate, les motivations diffèrent selon les postes.

Le DAF (directeur administratif financier) est naturellement concerné sur ces sujets. Le chantier dématérialisation commence généralement par une réorganisation de ce service.

Un DRH (directeur des ressources humaines) porte un intérêt particulier pour la dématérialisation des bulletins de salaire.

De son côté, le directeur général a besoin de comprendre les bénéfices pour identifier les priorités des chantiers de dématérialisation à mener au sein de son entreprise.

Dématérialisation, quel impact et bénéfices pour votre organisation ?

Les clients actuels de Nejma Zoubir s’accordent à dire que la dématérialisation n’apporte que des avantages :

• gain de temps: sur les relances, litiges ou encore le recouvrement ;
• sécurité: les données les plus sensibles bénéficient d’un niveau élevé de sécurisation ;
• automatisation: une diminution des tâches chronophages et à faible valeur ajoutée pour les collaborateurs.

Un impact positif à tous les niveaux

La dématérialisation, c’est à tous les niveaux que ça se passe. Et c’est un avantage pour chacun :

• Le chef d’entreprise ou l’équipe de direction: projet d’avenir, pilotage efficace, données sécurisées, etc. La dématérialisation donne de la valeur à votre entreprise, notamment en cas de revente.
• Les collaborateurs: amélioration de la QVT (qualité de vie au travail). Un outil moderne qui dispose de mises à jour régulières et automatiques améliore le confort de travail au quotidien.
• Les clients: ils ont tout à portée de clics. L’administratif n’est plus source d’insatisfactions.
• Les fournisseurs: amélioration de la relation commerciale (diminution des litiges, des mises en recouvrement, des erreurs de traitement, etc.).

Les obstacles internes à la dématérialisation

Nejma Zoubir identifie 2 freins auxquels un chef d’entreprise peut faire face :

• la peur d’agir: choisir un outil qui ne fonctionnerait pas avec la plateforme finalement mise en place par le Gouvernement * ;
• l’incompréhension de ce que cela implique : difficulté de prendre de la hauteur sur le sujet de la gestion de la data pour l’entreprise.

En pratique, les 2 conseils de Nejma Zoubir

Nejma Zoubir finit par 2 conseils pour réussir votre projet de dématérialisation :

• Réaliser un mini audit interne: échanger en interne avec les collaborateurs pour comprendre ensemble les problématiques quotidiennes pour chaque fonction, autour de la facture notamment.
• Avoir confiance dans le changement: allez-y étape par étape, brique par brique pour tester la première, vous l’approprier avant de lancer la suivante.

Nejma vous rassure : « Pas à pas et avec un partenaire de confiance, ça se passe très bien. »

Selon Nejma Zoubir, il vaut mieux éviter de vouloir comparer les différentes offres du marché ligne à ligne au risque de s’éparpiller. Votre choix doit s’orienter vers la solution qui répond le mieux à vos besoins d’aujourd’hui et l’évolution future de votre entreprise.

Choisir Konica Minolta pour votre dématérialisation

Pour Nejma Zoubir, les clients apprécient particulièrement que Konica Minolta attribue un interlocuteur unique pour suivre le projet. Il connaît bien votre entreprise et vos besoins spécifiques. Le relais technique assuré en interne avec plus de 150 ressources à disposition de chaque projet, et les 20 années d’expérience de Konica Minolta dans la GED et la dématérialisation vous aideront à réussir le projet.

Les clients apprécient également notre accompagnement en mode projet et conduite du changement.

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* Initialement prévue au 1^er juillet 2024, la généralisation de la facture électronique est reportée. Le nouveau calendrier sera défini d’ici le 31/12/2023, dans la cadre de la Loi de finances 2024.