Digitalisation du service Qualité : la clé pour progresser !

Digitaliser le service qualité peut répondre à plusieurs problématiques telles que le gain de temps, d’argent et l’augmentation de la productivité, etc. Favoriser cette transformation digitale est l’une des clés pour adopter une vision à long terme, rester compétitif et performant. Mieux encore, ces outils numériques vous permettront d’être en parfaite conformité avec les réglementations en vigueur, de mieux communiquer en interne et d’assurer la sécurité des informations qui circulent. Comment et pourquoi opter pour la digitalisation du service Qualité en entreprise ? Réponses.

Non-qualité : quels sont les risques ?

Les entreprises qui évoluent dans des secteurs très réglementés et aux audits fréquents sont souvent confrontées à la croissance exponentielle des documents de conformité. Sans une gestion efficace de leur contenu, il est difficile de s’assurer que tous les acteurs de l’entreprise disposent des dernières réglementations à suivre. Le manque d’informations peut ainsi engendrer de la non-qualité.

Or la non-qualité peut devenir une source de coûts importante pour l’entreprise. Elle peut coûter à l’entreprise jusqu’à 5 % de son chiffre d’affaires. En parallèle, cela induit le risque d’obtenir une amende en cas de non-conformité, le risque de nuire à son image de marque et de réduire ses ventes en perdant ses certifications. En somme, les entreprises ont tout intérêt à prendre des mesures efficaces.

Les défis auxquels sont confrontés les services Qualité et Conformité

Les services Qualité et Conformité sont quotidiennement confrontés à un certain nombre de défis. Ils cherchent quotidiennement à :

• Assurer la qualité et la conformité de leurs informations : il est essentiel pour ces services de trouver rapidement la bonne version des réglementations à suivre dans leur entreprise. Or, une mauvaise gestion des documents en interne peut conduire les collaborateurs à suivre d’anciennes réglementations devenues obsolètes. Cela crée également des pertes de temps.
• Maximiser la traçabilité des données : les services Qualité sont aussi garants de la traçabilité des informations concernant leurs produits. En cas de contrôle, ils doivent pouvoir prouver rapidement que leurs produits ont été contrôlés et qu’ils sont conformes aux règles.
• Communiquer rapidement et facilement sur les réglementations : les services Qualité et Conformité ont besoin d’informer rapidement les différentes parties concernées par le suivi et l’application de nouveaux processus qualité. La communication doit ainsi être simplifiée en interne et en externe avec les partenaires.
• Gagner en productivité : de nombreuses procédures administratives sont à respecter par ces services. Même si elles ne représentent pas le cœur de l’activité d’une entreprise, leur exécution est essentielle. Cependant, sans solutions efficaces, elles deviennent chronophages et sont un poids pour les équipes Qualité. D’ailleurs, l’Association Information et Management (AIM) a démontré par une étude qu’un employé passe en moyenne 7 h 30 par semaine à rechercher une information, papier ou numérique, sans même la trouver. Si cette information vous surprend, imaginez le temps perdu nécessaire pour retrouver des documents pour passer une certification, du type ISO 9001, ou bien pour répondre à un audit externe.
• Sécuriser leurs données : comme pour tout service qui traite des données sensibles, il est important de pouvoir sécuriser les informations. Le contrôle des accès aux données n’est pas à négliger. Il faut prendre en compte les mouvements des collaborateurs pour garantir le respect durable des droits d’accès et éviter des problèmes de fuite de données confidentielles.

La digitalisation du service qualité pour gagner du temps

Vous vous demandez peut-être comment être plus efficace dans la préparation des audits externes, dans votre démarche qualité ou encore dans le passage d’une certification ? La réponse est simple : il faut digitaliser vos processus. La digitalisation de vos activités vous permettra de :

• gagner du temps ;
• d’être plus productif ;
• de travailler de manière plus collaborative ;
• d’être en parfaite conformité avec les réglementations.

Dans notre ebook, nous vous proposons différentes solutions pour digitaliser vos processus et ainsi répondre à vos objectifs. Par exemple, vous pourriez ajouter à votre environnement de travail une solution de gestion de contenu avec des workflows automatisés. Vos documents seront ainsi classés automatiquement selon leur contenu ou vos préférences. Vous ne perdrez plus de temps à mettre la main sur un dossier !

Nous mettons également en lumière tous les bénéfices de la digitalisation pour votre service Qualité. Vous pourrez ainsi vous projeter plus facilement sur la mise en place des actions proposées.

Découvrez dans notre ebook comment la digitalisation de votre service Qualité peut vous aider au quotidien !