Avec le décret n° 2016-1673 « Relatif à la fiabilité des copies et pris pour l’application de l’article 1379 du code civil », les modalités, précisant la façon qu’une copie numérique peut bénéficier de la même façon que l’original papier, sont désormais clairement exprimées par le droit français.
Aujourd'hui, il est parfaitement possible de se débarrasser des originaux papier grâce aux récentes mesures adoptées pour rendre la copie numérique fiable. Explications avec Christophe Laurent, Chef de marchés Solutions de Konica Minolta Business Solutions France.
Les cabinets d'avocats et les tribunaux étant confrontés à un volume de travail sans cesse croissant, une gestion efficace des documents, des communications sécurisées et le respect de la conformité revêtent une importance primordiale.
Une politique d'impression ? Ça ne s'improvise pas, au risque de laisser s'installer dans l'entreprise des postes de coûts indus récurrents et des pratiques à risques. Voici cinq composantes à prendre en considération pour poser les bases d'une politique d'impression efficace.
C’est la référence en matière d’archivage électronique. La norme NF Z42-013 fixe le cadre de conservation des documents électroniques de manière pérenne, intègre et sécurisée.
• Quelles sont ses spécifications ?
• Comment avoir un Système d’Archivage Électronique pérenne et respectant les obligations en vigueur ?
Alors que la création de documents est en constante augmentation, la question de l’archivage numérique se pose avec acuité. Cet ebook propose les bonnes raisons de passer à un archivage numérique et comment orienter sa réflexion.
Malgré un environnement réglementaire et technologique propice à la digitalisation des documents, la gestion des processus documentaires est encore loin d'être optimisée. Plus de 90% des décideurs jugent en effet devoir encore travailler sur ces aspects.
Dispatcher Phoenix, la nouvelle solution développée par Konica Minolta, offre de multiples méthodes d'acquisition de documents et d'informations. Son utilisation depuis le panneau de commande des systèmes multifonctions ou depuis un smartphone, grâce au Client mobile, est particulièrement conviviale.
Konica Minolta accompagne les établissements de santé dans la transformation numérique du parcours de soins en couvrant l'intégralité de la chaîne de production de documents et d'images médicales, ainsi que la dématérialisation et la vidéo protection.
La gestion des documents et, plus largement des contenus est devenue incontournable. Problème, un des outils dédié à cet usage, SharePoint est souvent en place mais pas ou peu utilisé ! Comment transformer SharePoint en un outil de productivité pour vos utilisateurs ?
Aujourd'hui, les entreprises recherchent des solutions professionnelles qui leur permettent de travailler plus intelligemment. Quel que soit leur niveau d'avancement dans l'adoption d'une stratégie de gestion de l'impression et de numérisation, elles peuvent réduire leurs coûts et améliorer la productivité de leur parc d’impression.
Adopté il y a quelques années par de nombreux commerces, le phygital permet de renforcer le lien avec le client en bénéficiant de tous les avantages de la digitalisation et du contact humain. Aujourd’hui, la profession expert-comptable doit expérimenter cette approche pour capter et fidéliser sa clientèle.
La gestion de contenu (également appelée Entreprise Content Management) représente un enjeu majeur pour les entreprises.
Expertise avant-vente, audit fonctionnel, gestion de projet : découvrez toutes les étapes pour réussir son projet de gestion de contenu, expliquées par les experts Konica Minolta.
La mise à disposition d’un espace documentaire personnalisé aux couleurs de votre client permet non seulement de faciliter le partage des informations en temps réel, mais aussi de fidéliser vos clients en facilitant la manière dont ils accèdent à leurs informations. Quelles sont les possibilités offertes par ce type de solution ?
Le dernier trimestre de l’année 2016 marque le retour de Konica Minolta à la 1ère place du marché français des multifonctions (A3 et A4 confondus). Sur le marché français de l’impression de production, Konica Minolta conserve sa place de leader.
La généralisation du cloud et des logiciels SaaS (Software-as-a-Service) tend à résorber la disparité des cabinets face au numérique. Les petites structures peuvent disposer d’outils aussi performants que les grandes.
Comment optimiser la centralisation des documents, provenant de sources diverses, qui viennent constituer vos actes authentiques dématérialisés, tout en répondant à vos priorités en matière de sécurité et d’authenticité ?
La conservation des archives papier est source de nombreux coûts - matériels pour le stockage, ressources humaines pour les gérer, mais surtout elle représente de nombreux risques dont l'impact peut s'avérer significatif pour l'entreprise.
Un coffre-fort numérique permet d’archiver tout document électronique de manière sécurisée et confidentielle. Connaissez-vous précisément les concepts de GED (Gestion Electronique de Documents), et les différences entre stockage, sauvegarde, archivage et coffre-fort numérique ?
La Gestion Electronique de Documents (GED) concerne tous les acteurs de l'entreprise : son intégration dans le système d'information (SI) est donc particulièrement importante : de sa bonne intégration et sa bonne adoption par les utilisateurs dépendront les bénéfices attendus de la solution.
Savez-vous que les salariés passent en moyenne 20% à 40% de leur temps à rechercher manuellement des documents ou encore qu’ils perdent en moyenne 30 minutes par jour rien qu’à cette tâche ? Comment optimiser les processus et flux documentaires ?
Chaque entreprise se doit de conserver son patrimoine informationnel pour des raisons légales mais aussi stratégiques. Entre durée légale de conservation des données et archivage des contenus de l’entreprise, comment définir l’utilité de conserver les documents et surtout en définir la durée.
Konica Minolta a inauguré son nouveau Digital Imaging Square (DIS) à Asnières-sur-Seine. Ses clients et prospects seront accueillis par son équipe d’experts dans ce vaste espace high-tech où est présenté l’univers « One Konica Minolta ».
Outiller numériquement le dialogue social pour simplifier le dialogue entre employeur et élus du personnel autour d'un support unique de communication, c’est bien là l’objectif de la base de données économiques et sociales (BDES).
92 % des clients apprécieraient d'avoir un accès en ligne à l’ensemble des documents échangés avec leurs fournisseurs. Il existe pourtant une solution simple pour répondre à ce besoin client : le déploiement d’une solution sécurisée de communication et de partage de documents.
Chorus Portail Pro 2017 (aussi appelé "CPP 2017" ou "solution mutualisée") permet d’assurer le dépôt, la réception, la transmission, le suivi et la mise à disposition des 100 millions de factures annuelles pour tous les fournisseurs de l'Etat. Son utilisation devient obligatoire au 1er janvier 2017.
A l’origine utilisée pour dématérialiser et gérer des volumes importants de documents papier au format électronique, la GED offre également des gains de productivité très importants pour la gestion d’autres types de contenus. En tête de liste figurent l’automatisation du classement, la recherche et l’archivage des e-mails.
"L’information d’entreprise a augmenté de manière exponentielle avec l’apparition des nouveaux modes de travail et l’omniprésence d’Internet". Aline Silva, Chef de produit Solutions chez Konica Minolta Business Solutions France
Autrefois réservée aux centres de reprographie, l’impression à productivité élevée a investi au fil du temps les entreprises dans le but premier d’atteindre de grandes vitesses d’impression. Elle permet en effet de reproduire rapidement de nombreux documents dans une multitude d'exemplaires pour ainsi bénéficier d’un haut rendement.
L’environnement de travail moderne s’affranchit de plus en plus des contraintes de lieu et de temps. Les business hub C227 et C287 de Konica Minolta répondent aux besoins et processus métiers spécifiques des entreprises, en mettant principalement l’accent sur la mobilité et la facilité d’utilisation.
Le Groupe Konica Minolta est véritablement engagé pour la performance des établissements de santé. Plus de 1000 établissements de santé font confiance au quotidien à Konica Minolta, dont les solutions et matériels sont aussi référencés auprès des grandes centrales d’achat.
Une solution de Gestion Electronique de Documents (GED) en mode SaaS permet de centraliser, de partager et de stocker facilement le contenu informationnel de l’entreprise dans un espace Cloud privé. Focus sur les atouts de KOMI Doc, la solution de gestion documentaire hébergée de Konica Minolta.
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La dématérialisation est un réflexe systématiquement embarqué dans les projets d’efficience des établissements de Santé. Au-delà d’un simple « scan » du document au format papier, la dématérialisation doit être envisagée dans une approche plus globale.
L’intégration de la fonction d’impression à la demande est un véritable plus pour la diffusion de corpus documentaires virtualisés. Elle permet de mettre en place un cercle vertueux d’éco-édition, source majeure d’économies pour les entreprises.
Au cours de la dernière décennie, l’explosion du volume des informations a engendré l’ère du tout numérique, qui aurait vocation à supplanter le papier réputé nocif pour l’environnement. Selon un discours majoritairement admis, une feuille imprimée implique l’abattage d’un arbre alors que le numérique est propre et sans nuisance.
EKOBURO, le rendez-vous de l’intelligence collective au service du développement durable rassemble, cette année, 89 partenaires et experts reconnus qui présenteront aux professionnels leurs solutions innovantes pour valoriser les politiques RSE des entreprises.
Le mode Saas est un axe fort de développement de la GED. Il est le seul moyen pour mettre en œuvre une GED à un coût totalement maîtrisé. Au-delà de l’argument purement économique, voici 3 raisons pour porter votre GED dans le cloud.
La dématérialisation des données patients est l’une des priorités des établissements de Santé. Ce levier majeur de gains d’efficience vient favoriser la coordination des parcours de soins et permet de disposer d’une meilleure visibilité sur ses patients.
Depuis le 1er janvier 2015, les collectivités et établissements publics doivent intégrer un nouveau protocole informatique, appelé PES v2 : Protocole d’Echange Standard version 2. Ce protocole concerne le transfert des flux comptables vers le portail de la Direction Générale des Finances Publiques.
L’obligation d’archivage concerne de nombreux documents. Les délais de prescription, pendant lesquels l’administration peut mener des contrôles à posteriori, varient en fonction de la nature des papiers à conserver et des obligations légales qui s’y rapportent.
Cet eBook vous présente les principales obligations légales en vigueur.