Lorsqu’un collaborateur apporte des modifications à un document il en établit une nouvelle version. En moyenne, chaque document est reproduit 19 fois. Comment avertir vos collaborateurs de la publication d’un nouveau document ou de sa modification ? Comment mettre à disposition l’ensemble de vos documents utiles à votre organisation ? Comment partager vos documents en toute simplicité ? Réponse : en envisageant la GED comme un outil de travail collaboratif pour gérer vos documents en mettant en place des procédures communes à tous les utilisateurs.
Facilitez le partage des documents entre vos collaborateurs, vos partenaires et clients
Une solution de gestion documentaire 100 % web vous permet d’organiser le partage de tous types de fichiers (documents d’origine papier ou bureautique) selon le profil des utilisateurs adressés : collaborateurs, partenaires, fournisseurs, clients, etc.
3 possibilités vous sont offertes pour partager vos documents :
1. Partage quotidien de documents entre collaborateurs utilisateurs
Les utilisateurs réguliers (ceux de l’entreprise, par exemple), dûment référencés dans le portail de GED en ligne, disposent de droits d’accès étendus (spécifiques selon le rôle ou la mission qu’ils ont à occuper autour de la gestion du document) pour consulter et publier. Ils détiennent un login et un mot de passe qui garantissent la sécurité d’accès à l’information. Les utilisateurs réguliers peuvent ajouter des fichiers à un dossier mais aussi supprimer ou modifier les fichiers existants. Ils sont notifiés en temps réel de la publication ou de la modification d’un document. Un groupe d’utilisateurs réguliers peut aussi être constitué pour collaborer sur les mêmes fichiers. Vous pouvez aussi leur offrir un accès mobile aux documents classés dans le portail de GED depuis un smartphone ou une tablette et ainsi éliminer les contraintes de distances géographiques.
2. Partage régulier de documents avec des utilisateurs invités
Les utilisateurs invités sont, en règle générale, étranger à votre entreprise ( cabinet ou office) et ont, à ce titre, un droit d’accès restreint ou ciblé au contenu que vous souhaitez partager avec eux. Comme les utilisateurs réguliers, ils disposent également d’un login et d’un mot de passe. Vous pouvez ainsi leur offrir (clients, consultants) les mêmes privilèges que les utilisateurs réguliers mais dans la limite d’un seul dossier destiné à favoriser une communication d’information ciblée. Vous éliminez ainsi la redondance d’informations, les multiplications d’envois de documents par email occasionnant une perte de temps.
3. Partage ponctuel de documents vers l’extérieur
Les utilisateurs externes (prestataires ou confrères par exemple) , enfin, sont des utilisateurs avec lesquels on souhaite pouvoir partager ponctuellement (comme avec un outil type WeTransfer) des documents de travail qui peuvent parfois être de taille très importante et que l’on ne peut pas échanger de manière classique avec les outils de communication en place dans l’entreprise (vis-à-vis de l’interne ou de l’externe). Dans cette configuration, ni déclaration, ni administration d’utilisateur n’est à effectuer dans le portail de GED. Il suffit simplement pour un des utilisateurs du portail de logiciel GED de demander le partage d’un document avec un (ou plusieurs) utilisateur(s) externes désigné(s). A ce partage peuvent être associées des notions de protection par mot de passe et de limite de validité dans le temps du partage.
On le voit, il est donc crucial pour l’efficacité de votre organisation que le partage des documents soit simple, immédiat et qu’il soit aussi contrôlé(able) pour gagner en productivité et en confort de travail.
Spécialiste de la gestion documentaire depuis 2004, Konica Minolta vous aide à optimiser le partage de vos documents papier et électroniques dans la plus grande simplicité et avec un minimum d’effort, grâce à sa gamme de solutions Open Bee™.
9 novembre 2016
