Pourquoi faut-il une politique de gestion de l’impression ?

Les chiffres sont explicites :

• Une large majorité d’organisations ne connait pas précisément ses coûts d’impression globaux

• 40 % des documents sont jetés dans les 24h après leur production (Source : Newsweek – 2009 )

• Chaque euro dépensé dans les coûts directs (matériel, consommables, maintenance) implique 9 € consacrés à l’assistance informatique, l’administration, l’achat et stockage de matériel, les procédures documentaires (Source : étude ALL Ac – 2012).

Beaucoup de documents ne sont ainsi pas récupérés dans le bac de sortie d’une imprimante. Les solutions sont aujourd’hui matures pour optimiser le parc d’impression, numériser les documents, contrôler facilement les
coûts d’impression et faire la chasse à la gâche papier et des consommables.

Avec la réduction des coûts d’impression, une politique de gestion centralisée de l’impression apporte la prédictibilité des dépenses et un engagement de services de la part du prestataire. Ce sont des points importants à considérer pour la direction générale et le responsable des achats.

D’autres arbitrages peuvent dans ce cadre contribuer à réduire les coûts :

• Louer le matériel et externaliser des services pour réduire significativement les investissements dans des matériels en évolution rapide. C’est d’une part la garantie d’avoir toujours des moyens d’impression au faite des avancées techniques, d’autre part, cela évite de débourser un budget important pour les achats.

• Simplifier le nombre et le suivi de contrats de service en réduisant le nombre de prestataires

• Rationaliser l’utilisation des machines et services pour permettre au service IT de gagner du temps et se concentrer sur les tâches essentielles.

• Diagnostiquer les principaux problèmes à distance ce qui limite le temps perdu et par conséquent les coûts associés.