Les entreprises prennent aujourd’hui conscience de l’importance de mettre en place des mesures de sécurité avancées pour protéger leurs systèmes informatiques et leurs bases de données. En revanche, elles omettent souvent un point d’accès : les systèmes d’impression. Imprimer des documents sensibles représente une pratique courante en interne. Or, pour limiter les fuites de données ou les attaques par ce biais, il convient de prendre certaines précautions.
L’impression : un centre de données interne à l’entreprise
En 2024, les systèmes d’impression des entreprises ne se limitent plus à la simple production de documents papier. Les imprimantes multifonctions installées centralisent des données qui peuvent être sensibles. Elles intègrent souvent de multiples fonctions :
- numérisation ;
- copie multiformat ;
- connectivité avancée ;
- stockage de données, etc.
Ces innovations s’accompagnent donc de nouvelles responsabilités en matière de sécurité. Les informations traitées et stockées par ces appareils s’avèrent souvent sensibles pour l’entreprise, d’où l’importance de les protéger et de renforcer la sécurité des documents et des informations stockées.
Selon l’ADEME, 25 % des documents sont jetés 5 minutes après leur impression et 16 % des impressions ne sont jamais lues. Ce gaspillage représente, certes, un coût financier, mais aussi un risque de sécurité élevé.
Manque de sécurité d’impression : les risques qui existent
Les systèmes d’impression modernes présentent des risques significatifs en matière de sécurité, surtout lorsqu’ils ne sont pas correctement sécurisés.
L’un des risques les plus évidents est l’accès aux documents imprimés. Les impressions oubliées sur l’imprimante coûtent 400 millions d’euros chaque année, augmentant les risques de divulgation d’informations sensibles et donc, de fuite de données qui peuvent entraîner :
- des pertes financières ;
- des dommages à la réputation ;
- des violations de la conformité réglementaire.
Autre point important, les imprimantes multifonction s’avèrent souvent connectées à des réseaux informatiques. Elles disposent de capacités de stockage interne qui les rendent aussi vulnérables aux cyberattaques, au même titre que les ordinateurs.
Un exemple récent illustre bien ces risques. L’hôpital d’Armentières a été victime d’une cyberattaque où des pirates ont pris le contrôle des imprimantes. Cette cyberattaque a entraîné la fermeture des urgences pendant 24 heures.
Cet incident démontre bien comment des systèmes d’impression non sécurisés peuvent devenir des points d’entrée pour des cybercriminels. Les pirates peuvent exploiter ces vulnérabilités pour accéder aux réseaux de l’entreprise, lancer des attaques plus larges ou encore subtiliser des données.
Adopter les bonnes pratiques pour sécuriser les systèmes d’impression
Utiliser une impression sécurisée
L’impression sécurisée constitue une méthode de gestion des impressions qui vise à protéger les documents sensibles en s’assurant qu’ils ne sont imprimés que lorsque l’utilisateur autorisé est physiquement présent pour les récupérer.
Concrètement, l’utilisateur envoie son travail d’impression depuis son ordinateur ou son appareil mobile, mais le document n’est pas immédiatement imprimé. Il reste d’abord stocké de manière sécurisée sur un serveur ou dans le cloud. Pour récupérer le document, l’utilisateur doit s’authentifier directement à l’imprimante (par le biais d’un code PIN, d’un mot de passe, d’un badge, etc.).
Grâce à l’impression sécurisée, les documents sensibles laissés sans surveillance sur les bacs de sortie des imprimantes disparaissent, et le risque qu’ils soient vus ou récupérés par des personnes non autorisées est également réduit.
Sensibiliser les collaborateurs aux bonnes pratiques
Pour protéger les systèmes d’impression, et par extension l’ensemble des données sensibles de l’entreprise, il devient important de sensibiliser les collaborateurs aux bonnes pratiques de sécurité informatique. Cela passe notamment par :
- des séances de formation régulières pour éduquer les employés sur la manière de réaliser des impressions sécurisées et donner des informations sur les risques de sécurité, les procédures d’impression sécurisée, l’importance de récupérer immédiatement les documents imprimés, etc.
- la mise à jour des connaissances, car les menaces évoluent rapidement.
- la mise en place de politiques claires en matière d’impression. Ces politiques doivent couvrir tous les aspects de la sécurité des impressions (procédure en cas d’incident de sécurité, utilisation de l’impression sécurisée, etc.).
Opter pour le Cloud Printing
Le Cloud Printing permet de transférer la gestion de son parc d’impression vers le cloud. En choisissant cette solution, les entreprises peuvent non seulement simplifier la gestion, mais aussi renforcer la sécurité des données et réduire les coûts.
Le Cloud Printing fonctionne de la manière suivante :
- les utilisateurs envoient leurs documents à une plateforme de Cloud Printing via Internet, plutôt que de les envoyer directement à une imprimante locale. Cette plateforme, grâce à un pilote unique multimarques, gère la file d’attente des impressions et assure une gestion sécurisée des travaux d’impression aux imprimantes connectées, quelle que soit la marque ou le modèle de celles-ci.
- les utilisateurs peuvent imprimer leurs documents à partir de n’importe quelle imprimante connectée au cloud depuis n’importe où, quel que soit le dispositif.
- pour récupérer leurs impressions, les utilisateurs doivent s’authentifier par le biais de méthodes sécurisées (identifiants personnels, les badges RFID, applications mobiles, etc.). Cela garantit que seuls les utilisateurs autorisés peuvent accéder aux documents imprimés.
Les avantages du Cloud Printing s’avèrent nombreux. En l’occurrence, les documents envoyés sur le cloud sont chiffrés, ce qui protège les données sensibles pendant la transmission et le stockage. Cela réduit les risques d’interception et d’accès non autorisés. Par ailleurs, les systèmes de Cloud Printing nécessitent une authentification de l’utilisateur pour libérer les documents, garantissant que seuls les utilisateurs autorisés peuvent accéder aux impressions.
Enfin, les utilisateurs peuvent imprimer des documents à distance, depuis n’importe quel appareil connecté à internet, peu importe où ils se trouvent.
Sécuriser les systèmes d’impression doit faire partie des priorités des entreprises modernes. En tant que centres de données internes, ces éléments doivent disposer de systèmes de sécurité robustes. En investissant dans la sécurisation des systèmes d’impression, grâce au système de Cloud Printing proposé par Konica Minolta, l’entreprise protège ses actifs les plus précieux, à savoir ses données. C’est l’idéal pour créer un environnement d’impression sécurisé et résilient face aux menaces.
28 août 2024
