Gestion de parc informatique : le guide pour optimiser votre infrastructure IT

À l’inverse, une mauvaise gestion du parc informatique (appelé également infrastructure IT) peut avoir de lourdes conséquences financières. En effet, les données informatiques représentent aujourd’hui une part significative de la valeur d’une entreprise, pouvant atteindre jusqu’à 70 % selon diverses estimations.

Face à ces enjeux, la gestion de son parc informatique devient essentielle. Quelle bonne pratique mettre en place pour automatiser ses réseaux ? Conseil, outil à mettre en place ou matériel, Konica Minolta, expert en solutions d’impressions et en services IT, vous dévoile tout ce dont vous devez savoir sur la gestion de parc informatique et sur l’optimisation de votre infrastructure IT.

Qu'est-ce que la gestion de parc informatique ?

Avant d’optimiser ou de sécuriser son parc informatique, il est important de bien comprendre ce que cela représente et les éléments qui le composent. Si aujourd’hui les entreprises comprennent de mieux en mieux l’importance stratégique d’une bonne gestion de son parc informatique, il est nécessaire de cerner les enjeux actuels pour actualiser sa gestion et optimiser l’infrastructure IT. Cycle de vie du matériel, management, planification, achat, ou encore maintenance, les actions à mener sur son parc informatique sont immenses afin d’augmenter la productivité mais aussi d’économiser sur ses dépenses.

Définition et importance de la gestion de parc informatique

Un parc informatique représente l’ensemble du matériel présent et des logiciels utilisés dans une entreprise ou une société. L’utilisation de l’informatique est ancrée dans nos habitudes si bien que l’on ne se rend pas forcément compte de l’importance d’un réseau parfaitement opérationnel ou d’un matériel à la pointe de la technologie. Pourtant, adopter une bonne pratique pour son parc informatique est primordial. 

Quels sont les composants d'un parc informatique ?

Le parc informatique d’une entreprise se compose : 

• D’ordinateurs ; 
• D’appareils mobiles ; 
• D’imprimantes, scanners, fax et autres périphériques ; 
• Du réseau informatique interne ; 
• Des serveurs et du cloud ; 
• Des logiciels et autres applications utilisées ; 
• Des données et des archives. 

Le parc informatique varie en fonction de votre entreprise et de votre secteur d’activité.

Pourquoi est-il crucial d'optimiser la gestion de son parc informatique ?

Si une bonne gestion de votre parc informatique permet d’améliorer la productivité, de réduire le risque de cyberattaques ou encore de maximiser l’efficacité des salariés, les conséquences d’une mauvaise gestion peuvent être désastreuses. 

Une bonne gestion de son parc informatique permet notamment : 

• Réduire les coûts : en éliminant le matériel inutile, en réduisant les pannes et en mettant en place une stratégie d’économie (réduire les impressions, éteindre les appareils, renégocier les abonnements …) : 
• Augmenter la productivité : un parc informatique actualisé permet d’éviter les ralentissements, les problèmes techniques tout en proposant du matériel performant aux collaborateurs ; 
• Limiter les risques de cyberattaques : la cybersécurité est au centre des préoccupations, car une cyberattaque paralyse la production, expose vos données ou celles de vos clients et les demandes de rançon peuvent mettre en péril la santé économique de votre entreprise. Ne faites pas l’impasse sur une licence ou un antivirus performant. 

Les impacts financiers d'une bonne gestion de parc informatique

Une bonne gestion de son parc informatique a un impact financier considérable pour plusieurs raisons. Tout d’abord, la réduction des coûts liés à la maintenance informatique, aux problèmes techniques ou encore au ralentissement de vos serveurs permet d’économiser sur l’ensemble de votre entreprise. Par exemple, réduire le risque de panne, et donc d’interruption de votre activité, aura un impact sur votre productivité. 

Le parc informatique est un écosystème qui, en l’optimisant, va venir à la fois réduire vos coûts informatiques tout en améliorant les conditions de travail de vos collaborateurs. La bonne gestion de son infrastructure IT permet de : 

• Limiter le risque de pannes et d’interruption de votre production en privilégiant la maintenance prédictive ; 
• Réduire le risque de problème technique avec du matériel performant ; 
• Proposer un environnement de travail et du matériel propice au travail à ses employés ;

Optimiser la gestion de son parc informatique est un levier de croissance non négligeable pour les entreprises.

Améliorer la sécurité et la conformité grâce à une gestion efficace

Un système de gestion de conformité permet de répondre aux normes et aux exigences réglementaires de votre secteur. Pour respecter la conformité des produits ou des services proposés, un ensemble d’outils et de processus sont mis en place. Une gestion efficace du SGC (système de gestion de conformité) limite les risques de sanctions, de poursuites judiciaires et d’amendes qu’entraînerait un non-respect des conformités.

Tout comme la sécurité, privilégier une gestion efficace de la conformité passe par l’optimisation de son parc informatique. L’amélioration de la sécurité et de la conformité commence avec : 

• Un audit de conformité afin d’évaluer les processus et les outils ou le matériel mis en place pour respecter la conformité : 
• Un audit sur la sécurité afin d’évaluer le niveau protection de l’entreprise et les moyens mis en œuvre pour protéger les données.

Pour améliorer la sécurité et la conformité, il faut également évaluer les besoins, former les équipes aux nouvelles technologies et mettre en jour les infrastructures ou le matériel si besoin.

Les étapes pour une gestion efficace de votre parc informatique

Pour réussir la gestion de son parc informatique, plusieurs étapes sont à respecter.

Audit de l'infrastructure existante

La première étape est d’effectuer un audit de l’infrastructure IT et du matériel déjà présent. Cet état des lieux permet d’effectuer une évaluation détaillée de votre infrastructure IT afin d’identifier les points à améliorer et de mettre en lumière les défaillances. 

L’audit est essentiel, car il permet d’avoir une vision claire de l’état de votre parc informatique. Au programme : analyse des ressources informatiques présentes dans l’entreprise mais aussi évaluation de la sécurité, de la conformité et des normes en vigueur. Le parc informatique dans son intégralité est étudié pour cerner les enjeux et les besoins de votre entreprise. 

Automatisation de la gestion du parc informatique

L’automatisation de la gestion du parc informatique vous dispense des tâches souvent laborieuses. En utilisant un logiciel de gestion opérationnel, vous déléguez l’organisation de la gestion du parc informatique. Cela libère du temps mais va surtout assurer toutes les tâches fastidieuses. 

Suivi et maintenance proactive

Une fois la gestion de votre parc informatique optimisée, il s’agit de maintenir cet environnement et de l’actualiser au fil du temps. Pour cela, il est important de mettre en place une maintenance proactive. Ce type de maintenance permet d’identifier et de supprimer les causes de défaillances sans attendre la panne. 

La bonne gestion de votre parc informatique passe par le suivi et la maintenance, il ne suffit pas de réparer les pannes mais d’anticiper les problèmes et d’identifier la cause des défaillances pour planifier les opérations. Améliorer la gestion de son parc informatique n’est pas le plus difficile, c’est bien maintenir son parc informatique opérationnel le véritable enjeu.

Les erreurs courantes dans la gestion de parc informatique et comment les éviter

La gestion de votre parc informatique n’est pas simple, de nombreuses erreurs sont à éviter, notamment au début. Le meilleur moyen de ne pas faire d’erreur est l’infogérance, c’est-à-dire externaliser et déléguer la gestion du parc informatique.

Voici les principales erreurs à éviter pour ne pas mettre en péril la gestion de l’infrastructure IT.

Négliger la mise à jour des systèmes et logiciels

Oublier ou négliger la mise à jour des systèmes et logiciels est sûrement l’erreur la plus fréquente dans la gestion de votre parc informatique. Si effectuer les mises à jour vous semble une perte de temps, elles permettent au contraire d’en gagner. Les mises à jour assurent le bon fonctionnement du logiciel ou du matériel mais renforcent aussi la sécurité. En effectuant régulièrement les mises à jour demandées, vous assurez la stabilité de votre infrastructure IT.

Sous-estimer l'importance de la cybersécurité

La surveillance joue un rôle clé dans la survie de votre entreprise. Les dommages d’une cyberattaque sont souvent irrémédiables. Sous-estimer l’importance de la cybersécurité c’est vous exposer à une demande de rançon, au vol de données et à l’interruption coûteuse de votre activité.

En renforçant la sécurité de votre parc informatique, vous garantissez la stabilité et la solidité de votre entreprise contre les cybermenaces.

L'externalisation de la gestion de parc informatique : avantages et inconvénients

L’infogérance, ou l’externalisation de la gestion de votre parc informatique, permet d’assurer l’optimisation et les performances de l’ensemble de votre système informatique.

Avantages de l’externalisation de la gestion informatique

L’externalisation de la gestion informatique vous assure une prise en main experte de l’ensemble de votre infrastructure IT. Voici les principaux avantages :

• Une maîtrise totale de votre infrastructure IT ;
• Un expert ou un professionnel réactif intervient en cas de défaillance ;
• Une réduction des charges salariales puisque les experts sont externes à votre entreprise ;
• Réduction du budget informatique : si l’infogérance a un coût, c’est le retour sur investissement qui est intéressant.

Les limites et risques de l’externalisation

Si l’infogérance de votre infrastructure IT présente de nombreux avantages, attention tout de même, elle présente certains risques : 

• Vous êtes dépendant de la réactivité de l’entreprise qui gère votre parc informatique à distance ; 
• Attention à la dépendance, vérifier la notion de réversibilité dans le contrat pour garder la main sur votre parc informatique et sur vos données ;
• Les surcoûts : les prestations qui ne sont pas prévues dans votre contrat peuvent faire monter la facture ; 

La confiance : prenez un prestataire avec des références, car vous mettez entre ses mains votre parc informatique, c’est-à-dire l’ensemble des données. 

Tendances futures dans la gestion de parc informatique

Le parc informatique est en constante évolution et les avancées technologiques au service des entreprises ne cessent de se développer. Voici quelques tendances futures dans la gestion de parc informatique.

L'intelligence artificielle dans la gestion du parc informatique

La gestion de parc informatique n’échappe pas à la plus grande révolution de ces dernières années : l’intelligence artificielle. L’IA est une aide précieuse dans la gestion de parc informatique. Que ce soit dans la maintenance prédictive ou dans l’optimisation des performances, elle apporte des solutions efficaces et nouvelles. L’IA va par exemple répartir la charge de travail entre les serveurs ou vous aider dans la lutte contre les robots pirates.

À la fois polyvalente et réactive, l’IA devient indispensable. Attention tout de même, car son intégration doit se faire avec prudence pour réussir cette transformation numérique.

Impact du Cloud et de l'IoT sur la gestion des infrastructures IT

La gestion des infrastructures IT est également bouleversée par le développement du cloud et de l’IOT. Ce duo complémentaire devient central dans la gestion du parc informatique. L’IOT (interconnexion entre les objets et internet) vient récolter des données à distance tandis que le cloud vient les interpréter. Avec cette symbiose, votre parc informatique s’affine et devient toujours plus performant. L’enjeu, comme pour l’intelligence artificielle, est d’intégrer ces outils sans désorienter votre parc informatique. 

Konica Minolta propose des services d’infrastructure et d’infogérance informatique et accompagne les entreprises dans leur transformation numérique grâce à des solutions innovantes.