Oubliez les logiciels on-premise, passez au cloud printing !

Le cloud computing s’oppose à l’on-premise. L’on-premise nécessite d’acheter et d’installer et de maintenir physiquement les serveurs sur lesquels vous installez vos logiciels métiers. Le cloud vous permet d’accéder à vos logiciels en mode SaaS (“Software as a Service”) via Internet. Les serveurs sont entièrement gérés par une entreprise dont c’est l’expertise.

L’impression dans le cloud ou le cloud printing permet de s’appuyer sur la technologie cloud computing pour gérer l’activité d’impression de l’entreprise, les imprimantes multifonctions et les utilisateurs. C’est une approche gagnant-gagnant pour la DSI, les collaborateurs et les finances de l’entreprise en pleine transformation digitale. C’est le sujet de cet article !

Les coûts de l’infrastructure d’impression on-premise

L’impression représente un coût important pour l’entreprise. Ils peuvent représenter de 3 à 6% du chiffre d’affaires ou 400 à 1200 € par utilisateur selon nos estimations. Certaines procédures administratives demandent une consommation plus importante de papier. Cela entraîne des coûts d’énergie et de consommables en plus du coût des imprimantes et de l’entretien de celles-ci.

De plus, les entreprises utilisant des serveurs en interne s’exposent à des risques liés à l’administration et la sécurité de ces derniers. Dans le cas d’une panne, d’un accident ou d’une attaque de vos serveurs, avez-vous déjà estimé le coût de leur indisponibilité sur une période donnée ? Il est important de s’imaginer le scénario catastrophe pour prendre les mesures nécessaires et assurer la continuité de service. 

Le coût de l’indisponibilité des serveurs est propre à chaque entreprise. Cela va de l’interruption de l’activité dans son ensemble ou en partie, à un dysfonctionnement qui aura un impact sur la confiance de vos clients et vos futurs clients.

La gestion de l’on-premise nuit à la productivité de votre équipe IT

Au-delà du coût matériel, il y a également le coût relatif au temps consacré par l’équipe IT à la gestion de l’infrastructure et à l’accompagnement des utilisateurs dans l’usage. Les demandes d’assistance comme l’accès aux systèmes d’impression, l’installation des pilotes d’impression ou encore les différents droits d’accès sont des tâches quotidiennes qui viennent polluer le quotidien de votre équipe IT. La réduction de ces tâches permet aux techniciens de se concentrer sur des tâches à plus haute valeur ajoutée pour eux et pour les utilisateurs.

Pour cela, vous pouvez confier à des partenaires experts la gestion des serveurs physiques et gagner ainsi en temps et en sérénité. Le DSI et son équipe pourront passer plus de temps sur la spécificité du métier de l’entreprise en améliorant en continu la productivité des employés.

Le cloud printing, que des avantages !

Le cloud printing vient résoudre les problèmes que nous venons de citer plus haut. Les avantages du cloud computing viennent s’appliquer à l’impression en entreprise.

Le gain de productivité est l’un des avantages les plus importants. Il touche les équipes IT dans leur quotidien ainsi que les employés de l’entreprise de manière générale. L’expérience utilisateur dans la connexion aux imprimantes dans son service ou en mobilité sur d’autres sites améliore la collaboration et fait gagner à l’ensemble des collaborateurs.

Pour la DSI, la gestion de tous les périphériques depuis une seule et même plateforme via Internet permet un gain de productivité et d’agilité lors du déploiement d’un nouveau site ou d’ajout de nouveaux collaborateurs par exemple.

Liée à la productivité, l’absence de gestion de matériel informatique comme les serveurs permet également une réduction des coûts, surtout pour une entreprise en pleine croissance. Le cloud printing vous permet d’autre part de mieux gérer vos consommables (encre et papier) en mettant en place des règles d’impression pour tous les collaborateurs ou une partie d’entre eux.

En passant à l’impression dans le cloud, vous optimisez le niveau de sécurité grâce à l’authentification des utilisateurs. Chaque collaborateur est amené à s’authentifier auprès de l’imprimante multifonction pour lancer une impression ou récupérer un document. Nous avons abordé les méthodes d’authentification plus en détail dans cet article.

D’ici 2025, 73% des entreprises envisagent de migrer la gestion de leurs impressions dans le Cloud (Quocirca Global Print 2025). Et vous ? Nos équipes sont là pour vous accompagner dans votre transformation digitale avec la migration vers le cloud printing de A à Z : du conseil au support en passant par l’intégration et l’accompagnement à chaque étape.