Qu'est-ce qu'une facture électronique ?
Une facture électronique est un document numérique, créé, envoyé, reçu et archivé par voie électronique, conformément aux exigences légales en vigueur. Contrairement à la facture papier, elle doit être émise dans un format structuré qui permet un traitement automatisé. Les formats couramment utilisés incluent XML, EDI (Échange de Données Informatisé) et PDF signé.
Les composants d'une facture électronique
Pour être conforme, une facture électronique doit contenir les mêmes informations qu’une facture papier, telles que :
- Les coordonnées du fournisseur et du client
- La date d’émission de la facture
- Le numéro de facture
- La description des biens ou services fournis
- Les montants HT, TVA, et TTC
- Les modalités de paiement
A noter également qu’à partir de 2027, une fois qu’elle aura été rendue obligatoire pour les entreprises françaises, la facture électronique devra obligatoirement comprendre quatre nouveaux éléments :
- Le numéro de SIREN de l’entreprise
- L’adresse de livraison (si différente de l’adresse du client)
- La nature de l’opération (livraison de biens et / ou prestation de services)
- Paiement de la taxe post-débit (le cas échéant)
Législation et normes
En Europe, la directive 2014/55/UE impose l’utilisation de la facture électronique dans les marchés publics. En France, la loi de finances pour 2024 fixe un nouveau calendrier de généralisation de la facturation électronique pour toutes les entreprises d’ici 2027. Les factures doivent être transmises via le portail gratuit Chorus Pro, ou tout autre intermédiaire certifié tel que les Plateformes de Dématérialisation Partenaire (PDP).
Les avantages de la facture électronique
Une réduction des coûts certaine
L’un des principaux avantages de la facture électronique est la réduction significative des coûts administratifs liés à l’impression, à l’affranchissement et à l’archivage des factures papier. Selon une étude de l’Association des Utilisateurs de Télécommunications et de Télématique (AUTT), le coût de traitement d’une facture papier est estimé entre 8 et 15 euros, contre seulement 2 à 3 euros pour une facture électronique.
Un gain de temps précieux
La facturation électronique permet un traitement plus rapide et plus efficace des factures. La transmission instantanée des documents réduit les délais de traitement et de paiement, améliorant ainsi la trésorerie de l’entreprise. De plus, l’automatisation des processus de facturation réduit les erreurs humaines et simplifie les tâches comptables.
Plus de sécurité et traçabilité
Les solutions de facturation électronique offrent des garanties de sécurité et de traçabilité. Les factures électroniques sont signées numériquement, ce qui assure leur authenticité et leur intégrité. De plus, les systèmes de facturation électronique permettent un suivi en temps réel de l’état des factures, de leur émission à leur paiement.
Un meilleur impact environnemental
En éliminant l’utilisation de papier, la facture électronique contribue à la réduction de l’empreinte carbone des entreprises. Moins de papier signifie moins de déforestation et une réduction des déchets, ce qui est bénéfique pour l’environnement.
Types de factures électroniques
Les factures structurées
Les factures structurées sont émises dans un format de données standardisé, tel que XML ou EDI. Elles permettent une automatisation complète du traitement des factures, de leur création à leur archivage. Ces formats sont particulièrement adaptés aux échanges entre grandes entreprises et administrations.
Les factures non structurées
Les factures non structurées sont des documents numériques non standardisés, comme les PDF non signés. Bien qu’elles puissent être envoyées et reçues par voie électronique, elles nécessitent souvent une intervention manuelle pour être traitées, ce qui limite les gains d’efficacité.
Les factures hybrides
Les factures hybrides combinent des éléments structurés et non structurés. Par exemple, un fichier PDF signé peut être accompagné de données XML intégrées, permettant ainsi une certaine automatisation du traitement tout en restant lisible par un humain.
Portails publics de facturation et opérateurs de dématérialisation
L’option gratuite Chorus Pro
Chorus Pro est le portail public de facturation électronique en France, géré par l’Agence pour l’Informatique Financière de l’État (AIFE). Il permet aux fournisseurs de l’administration publique de transmettre leurs factures électroniques de manière sécurisée et conforme. Bien que gratuite, cette option nécessite aux entreprises de s’occuper intégralement du processus par elles-mêmes, ce qui peut s’avérer être contraignant.
Les opérateurs de dématérialisation facilitateurs
Les opérateurs de dématérialisation sont des prestataires privés qui offrent des services de facturation électronique. Ils assurent la création, la transmission et l’archivage des factures conformément aux normes légales. Ces opérateurs doivent être certifiés et respecter les exigences de sécurité et de conformité imposées par les régulations en vigueur.
Calendrier de mise en oeuvre de la facturation électronique
Échéances clés
L’article 91 de la loi de finances pour 2024 fixe un nouveau calendrier du passage à la facturation électronique des entreprises :
- 1er septembre 2026 : Obligation pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire de facturer électroniquement.
- 1er septembre 2027 : Obligation étendue aux petites et moyennes entreprises et aux micro-entreprises.
Transition progressive
L’ancien calendrier, déterminé dans l’article 3 de l’ordonnance du 15 septembre 2021, prévoyait un déploiement à partir du 1er juillet 2024 pour les grandes entreprises, en 2025 pour les entreprises de taille intermédiaire et en 2026 pour les autres. Le nouveau calendrier permet une transition progressive pour les entreprises, leur offrant le temps nécessaire pour s’adapter et mettre en place les infrastructures et processus nécessaires.
Assurer la valeur légale de la facture électronique
La signature électronique
Pour garantir la valeur légale d’une facture électronique, celle-ci doit être signée électroniquement. La signature électronique assure l’authenticité de l’émetteur et l’intégrité du document. Elle doit être conforme aux standards définis par le règlement eIDAS (Electronic Identification, Authentication and Trust Services).
Un archivage conforme
L’archivage des factures électroniques doit garantir leur intégrité, leur authenticité et leur lisibilité pendant toute la durée de conservation légale, soit au moins six ans en France. Les solutions d’archivage doivent être sécurisées et conformes aux normes en vigueur.
Une utilisation de plateformes certifiées
L’utilisation de plateformes certifiées pour la transmission et l’archivage des factures électroniques est essentielle pour assurer leur valeur légale. Ces plateformes doivent être conformes aux exigences de sécurité et de confidentialité imposées par les régulations en vigueur.
Les bonnes pratiques à adopter pour mettre en oeuvre la facturation électronique
Choisir une solution adaptée
Il existe de nombreuses solutions de facturation électronique sur le marché, chacune avec ses spécificités. Il est crucial de choisir une solution qui répond aux besoins de votre entreprise en termes de volume de factures, de complexité des processus et de compatibilité avec les systèmes existants.
Former le personnel
La transition vers la facturation électronique nécessite une formation adéquate du personnel. Il est important de sensibiliser les équipes aux avantages de la facture électronique et de les former à l’utilisation des nouveaux outils et processus.
Intégration avec les systèmes existants
Pour maximiser les bénéfices de la facturation électronique, il est essentiel d’intégrer la solution choisie avec les systèmes comptables et ERP (Enterprise Resource Planning) existants. Une intégration réussie permet une automatisation complète du processus de facturation, de la création à l’archivage des factures.
Assurer la conformité légale
La conformité légale est un aspect crucial de la facturation électronique. Assurez-vous que votre solution de facturation respecte les normes en vigueur et que vos processus internes sont alignés avec les exigences légales.
Conclusion
La facturation électronique est une avancée majeure dans la gestion des transactions commerciales. En adoptant la facture électronique, les entreprises peuvent non seulement améliorer leur efficacité opérationnelle, mais aussi se conformer aux exigences légales et contribuer à la protection de l’environnement. La mise en œuvre réussie de la facturation électronique repose sur le choix d’une solution adaptée, la formation du personnel et l’intégration avec les systèmes existants.
Les questions fréquentes autour de la facture électronique
1. Comment fonctionne la facturation électronique ?
Une facturation électronique peut être réalisée via deux canaux différents. Soit grâce à un logiciel de gestion gratuit fournit par l’Etat, et dont l’utilisation est obligatoire pour toute facture destinée à un service public. Sinon, les entreprises peuvent décider de s’équiper d’une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP). Ces deux solutions permettent de créer, envoyer et recevoir des factures au format numérique, tout en garantissant l’intégrité et l’authenticité des documents via des signatures électroniques ou d’autres systèmes de sécurisation.
2. Quels sont les formats de facture électronique les plus courants ?
Les formats de facture électronique les plus courants sont PDF, XML et EDIFACT. Le choix du format dépend souvent des exigences légales et des capacités des systèmes informatiques des entreprises concernées.
3. Comment garantir la sécurité des factures électroniques ?
La sécurité des factures électroniques est assurée par des protocoles de chiffrement, des signatures électroniques, et des systèmes d’authentification renforcés. Ces mesures garantissent l’intégrité et la confidentialité des données échangées.
4. Quels sont les défis de la mise en place de la facturation électronique ?
Les défis incluent la compatibilité des systèmes informatiques, la formation des employés, la gestion des modifications législatives, et l’acceptation par les partenaires commerciaux. Il est crucial de choisir un logiciel fiable et conforme aux normes.
5. Comment archiver les factures électroniques ?
Les factures électroniques doivent être archivées de manière sécurisée pour une durée légale, souvent de 10 ans. L’archivage peut se faire via des solutions de stockage en ligne certifiées qui garantissent l’intégrité et l’accessibilité des documents.
6. Quelles sont les obligations légales pour une facture électronique ?
Les obligations légales incluent l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité de la facture. Il est également nécessaire de mentionner des informations spécifiques telles que le numéro de facture, la date d’émission, et les coordonnées des parties. Enfin, certaines informations deviendront obligatoires à partir de 2026, c’est le cas notamment du numéro de SIREN de l’entreprise, de l’adresse de livraison (si elle diffère de l’adresse du client), de la nature de l’opération (livraison de biens et/ou prestation de services), ainsi que du payement de la taxe post-débit (le cas échéant).
7. Comment choisir un logiciel de facturation électronique ?
Pour choisir un logiciel de facturation électronique, il faut vérifier sa conformité aux normes légales, sa compatibilité avec vos systèmes existants, ses fonctionnalités de sécurité, et son support client. Une solution évolutive est aussi un atout pour s’adapter aux futures réglementations.
23 juillet 2024