SharePoint est l’outil idéal pour s’y retrouver dans la masse d’informations que génèrent les entreprises au quotidien. Il est parfois considéré comme complexe, mais c’est parce qu’il est pris, à tort, pour une solution métier à part entière. En réalité, pour livrer toute la valeur ajoutée d’une GED, il doit être intégré dans l’environnement de travail, pour permettre aux utilisateurs de stocker, organiser, partager et consulter des informations de façon sécurisée, et ce à partir de tous les postes de travail fixes ou mobiles, smartphones et tablettes.
Intégrer Sharepoint dans l’environnement des utilisateurs
L ’environnement de travail principal des utilisateurs est d’abord une application métier, comme par exemple un ERP, un CRM, un logiciel comptable, ou encore un outil de messagerie : SharePoint doit pouvoir s’intégrer à chacune de ces applications utilisateurs pour stocker tous les contenus qu’elles génèrent.
En complément, et pour faciliter la navigation SharePoint, les utilisateurs doivent pouvoir accéder en un simple clic aux documents générés par toutes leurs applications métiers et messagerie, via une interface similaire à celles de Microsoft Windows ou Office.
Les collaborateurs peuvent alors travailler dans un environnement familier, celui de leurs applications habituelles et navigateur Windows, tout en bénéficiant de fonctionnalités complémentaires –non prises en charge par les applications métiers : les capacités de gestion de documents offertes par SharePoint leur donnent la possibilité de rechercher, traiter, partager et archiver toutes les informations de manière cohérente et efficace.
Intégré aux applications métiers, SharePoint apporte de nouveaux usages et offre une telle gamme de possibilités que le travail en mode collaboratif devient indispensable à la vie de tous les utilisateurs, tous les jours.
Adapter Sharepoint aux nouveaux besoins de gestion de contenus
Pour s’adapter aux évolutions des besoins utilisateurs, habitués avec les nouvelles technologies à travailler de manière simple et rapide, SharePoint doit avoir une ergonomie très intuitive : avec une recherche de documents (GED) dans le logiciel GED par mots clés, comme dans le moteur de recherche Google, et ne pas nécessiter de devoir remplir une quantité de champs dans un formulaire avant de pouvoir accéder à la bonne information (comme c’est le cas quand Sharepoint n’est pas intégré et que les utilisateurs ont la nécessité de saisir de nombreuses métadonnées pour chaque document intégré dans le référentiel). Les technologies de requête doivent permettre aux résultats d’être pertinents, et le déplacement des fichiers de se faire par glisser-déposer, ce qui évite de passer par toutes les étapes laborieuses: copier- enregistrer – télécharger.
Les modes de travail devenant de plus en plus mobiles, l’accès aux informations doit en outre pouvoir se faire depuis n’importe quel terminal et même sans avoir besoin de connexion internet.
Avec cette clarification sur le bon usage de SharePoint, pensez-vous désormais qu’il pourrait être adopté par vos utilisateurs ? Ou mieux utilisé ?
10 août 2016
