Face aux directives nationales comme le Plan France Num ou le programme Transformation numérique des territoires (TNT), les collectivités territoriales doivent accélérer leur transformation digitale. Entre modernisation des services, conformité réglementaire et optimisation des ressources, cette mutation numérique représente un enjeu majeur pour l’avenir du service public. Le nouveau livre blanc de Konica Minolta analyse ces défis et propose des solutions concrètes pour réussir cette transition.
Un impératif de transformation porté par les citoyens
« Les collectivités territoriales se trouvent aujourd’hui au cœur d’une transformation digitale profonde qui redéfinit leurs missions et leurs modes de fonctionnement », souligne le Livre Blanc de Konica Minolta. Cette mutation est devenue incontournable : 80 % des Français ont comme premier contact avec une administration un site internet ou une application mobile. L’étude exclusive menée par l’Institut Quorum pour Konica Minolta révèle que 65 % des maires et des décideurs municipaux accordent une importance élevée à la transformation numérique de leurs territoires, conscients des attentes croissantes de leurs administrés.
Cette transformation répond également à un besoin de modernisation des infrastructures existantes. Les systèmes d’information vieillissants et peu évolutifs constituent un frein majeur à l’efficacité des services publics, tandis que l’hétérogénéité des solutions en place crée des silos de données qui compliquent la prise de décision.
Des bénéfices concrets malgré des freins persistants
La digitalisation répond à de multiples enjeux pour les collectivités. La modernisation des services publics passe par l’adoption de solutions de Gestion Électronique des Documents (GED) et de portails citoyens qui fluidifient les démarches administratives. La cybersécurité s’impose comme une priorité, citée par 50 % des collectivités face aux menaces croissantes. La conformité au RGPD est également une priorité, juste après la lutte contre les ransomwares et le vol de données, qui demeurent des préoccupations majeures.
Les bénéfices sont tangibles : 40 % des répondants citent le gain de temps comme premier avantage de cette transformation numérique, suivi par la centralisation des documents (25 %) et l’amélioration de la traçabilité et de la conformité (20 %). La réduction des coûts opérationnels est par ailleurs mentionnée par 25 % des sondés. Pour optimiser ces gains, les collectivités peuvent s’appuyer sur des technologies innovantes comme l’Intelligence Artificielle et le Robotic Process Automation (RPA), qui permettent d’automatiser les tâches répétitives et de libérer du temps pour les agents.
Une transformation accompagnée et responsable
Pour faciliter cette transition, Konica Minolta propose une approche globale combinant solutions de dématérialisation, GED, signature électronique et archivage numérique. Elle offre une vision complète du cycle de vie de l’information, permettant d’optimiser les flux documentaires tout en garantissant leur conformité. Cette transformation s’inscrit également dans une démarche environnementale : la dématérialisation réduit la consommation de papier tandis que l’optimisation des infrastructures IT diminue l’empreinte carbone.
La sécurité constitue un pilier essentiel de cette transformation. Konica Minolta intègre des technologies de cybersécurité avancées dans ses solutions, depuis la protection des imprimantes multifonctions jusqu’aux systèmes de sauvegarde et de restauration automatisées. Konica Minolta propose aussi des Plans de Continuité d’Activité (PCA) pour garantir la résilience des services en cas d’incident.
Près d’une collectivité sur trois n’utilise pas encore de solutions cloud pour la collaboration et la gestion documentaire, maintenant des circuits papier chronophages. Le Livre Blanc analyse en détail les six enjeux auxquels font face les collectivités et propose des solutions concrètes pour réussir cette transformation indispensable, tout en respectant les contraintes budgétaires et réglementaires du secteur public.
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11 décembre 2024