Vers une gestion documentaire de l’hôpital plus écologique

L'empreinte environnementale des hôpitaux

Le poids du secteur la santé dans les émissions

Le secteur de la santé représente 8 % des émissions nationales de gaz à effet de serre en France, soit près de 50 millions de tonnes équivalent CO2 par an, selon le rapport « Décarbonons la santé » publié par The Shift Project en avril 2023. En particulier, les bâtiments, les équipements et les flux logistiques pèsent lourd. De son côté, l’impact environnemental des infrastructures numériques, bien que réel, tend à diminuer.

L’impact des data centers

À eux seuls, les data centers représentent 46 % de l’empreinte carbone du numérique, d’après une étude de l’ADEME sur l’évaluation de l’impact du numérique. Il s’agit toutefois de chiffres globaux, qui méritent d’être mis en perspective. Un ensemble de bonnes pratiques, comme les politiques de purges appliquées au stockage ou la mutualisation et la virtualisation des serveurs, permettent de réduire considérablement la facture énergétique de ces équipements.

Obligations légales

Une prise de conscience s’opère désormais, et les établissements commencent à intégrer des indicateurs environnementaux dans leur pilotage. D’autant plus que la Haute Autorité de Santé impose depuis 2025 des critères de développement durable dans ses évaluations. Le bilan carbone devient ainsi obligatoire tous les trois ans pour les établissements publics de plus de 250 salariés, conformément à l’article L. 229-25 du code de l’environnement.

Plus que jamais, la gestion documentaire s’impose désormais comme un levier d’action concret. Entre le papier non maîtrisé et le numérique toujours plus optimisable, les marges de progression sont réelles dans le secteur de la santé.

Les leviers concrets pour rendre la gestion documentaire plus écologique dans le secteur de la santé

Développer l’impression responsable

Adopter un usage raisonné du papier est un objectif à la portée des établissements de santé, sur la base de bonnes pratiques simples à mettre en place :

• utiliser du papier certifié FSC et PEFC;
• privilégier à chaque fois que cela est possible l’impression recto-verso;

Associée à une dynamique en faveur de la dématérialisation des documents, les résultats peuvent être spectaculaires. Plusieurs établissements de santé se distinguent ainsi par un certain nombre d’initiatives vertueuses. Dès 2021, le CHU de Rennes a par exemple généralisé la dématérialisation de ses courriers médicaux. Résultat : 85 % de ses 2 500 courriers quotidiens n’ont plus besoin d’être imprimés. Non seulement, l’usage des consommables a considérablement réduit, mais les secrétariats médicaux ont aussi gagné en productivité. Au total, l’économie annuelle dépasse 200 000 euros. Sans compter, bien sûr, la baisse de la consommation de papier.

Autre exemple, ce qui du Groupement Hospitalier Nord-Essonne (GHNE) accompagné par Konica. Plus de 21 000 documents ont été numérisés à ce jour, avec pour effet immédiat une réduction drastique de la consommation de papier, des zones de stockage et des transports. Mais aussi des gains de productivité et un meilleur accueil et suivi des patients.

Cette politique interne s’accompagne aussi de l’usage progressive de la signature électronique et des workflows numériques. Bien sûr, l’évolution des pratiques peut générer quelques phénomènes de résistance au changement. Parce qu’ils s’accompagnent souvent d’une refonte des circuits de validation, ces dispositifs nécessitent souvent un accompagnement circonstancié des équipes, mené avec tact, rigueur et professionnalisme.

Optimiser les flux documentaires

Un hôpital de moyenne dimension traite plusieurs milliers de documents par jour. Radiographies, comptes rendus médicaux, ordonnances, courriers administratifs circulent entre services. Là aussi, les bonnes pratiques se multiplient. Par exemple, le Centre Hospitalier des Quatre Villes, en banlieue parisienne, a équipé le service des admissions de scanners et d’écrans doubles en 2019, avec l’objectif de dématérialiser le dossier patient. L’intérêt n’est pas uniquement écologique, puisqu’avec la dématérialisation, les utilisateurs constatent une amélioration et une simplification très nettes de la traçabilité, favorisées par la suppression des erreurs de classement, de perte d’information ou de dossier.

Archivage intelligent et purge maîtrisée

L’archivage intelligent consiste à catégoriser les documents par cycle de vie. Les dossiers actifs restent en ligne. Les dossiers intermédiaires migrent vers des supports moins énergivores. Les documents obsolètes sont détruits selon les règles de traçabilité. La réduction de la consommation énergétique des établissements de santé favorisée par l’archivage intelligent s’appuie sur trois principaux piliers :

• La diminution des volumes stockés.
• L’optimisation des cycles de vie des données.
• La réduction des doublons et des flux.

Optimiser le stockage numérique et la sobriété des data centers

La gestion des data center hospitaliers peut elle aussi être rationalisée, car ceux-ci hébergent souvent plus de serveurs que nécessaire. Là aussi, des solutions existent, à commencer par la virtualisation des serveurs, la consolidation et la migration vers des environnements optimisés.

Conscients des enjeux, les établissements de santé mutualisent de plus en plus souvent leurs infrastructures au sein de groupements hospitaliers de territoire (GHT), dispositif créé par la loi de modernisation du système de santé de 2016, pour optimiser les ressources et limiter la consommation d’énergie liée aux serveurs.

Écoconception logicielle et gouvernance

Les logiciels mal conçus consomment plus de ressources que nécessaire. L’écoconception vise donc à réduire l’empreinte des applications dès leur développement. Cela passe par des requêtes optimisées, des interfaces légères, une gestion fine des flux de données.

Ce principe inspire également les modalités de gouvernance documentaire à travers des indicateurs pertinents :

• taux de dématérialisation,
• ratio de stockage par patient,
• fréquence de purge,
• consommation électrique par téraoctet.

Ces données alimentent des tableaux de bord partagés avec les équipes opérationnelles. La direction du système d’information, les services médicaux et la direction du développement durable collaborent ainsi autour d’objectifs communs.

Sensibilisation et conduite du changement

La transformation documentaire échoue sans l’adhésion des agents. Les formations initiales portent sur les nouveaux outils. Mais la sensibilisation aux enjeux environnementaux reste souvent superficielle.

Des gestes simples — ne plus imprimer systématiquement, limiter les pièces jointes volumineuses, nettoyer régulièrement sa messagerie — produisent des effets cumulés. Les établissements qui réussissent intègrent ces pratiques dans leur culture interne. Les référents développement durable accompagnent les services dans leurs projets.

Verrous et défis à anticiper pour une gestion documentaire plus écologique

La résistance au changement

La résistance au changement constitue le premier obstacle. La transition numérique modifie les repères professionnels. Certains praticiens refusent par exemple de valider des prescriptions sur écran tandis que les secrétariats médicaux redoutent une potentielle complexité des nouveaux systèmes. Il faut donc accompagner et rassurer, lever les inquiétudes et expliquer les bénéfices.

Les coûts d’investissement

Les coûts d’investissement pèsent sur des budgets hospitaliers contraints. L’acquisition de scanners, de logiciels de GED (gestion électronique de documents), la formation des équipes représentent un effort financier pour des établissements de santé qui jonglent avec les budgets. Malgré tout, le retour sur investissement est très vite concret, avec des bénéfices incontestables, tant sur les gains d’efficacité que sur la performance environnementale des établissements.

Le respect du cadre réglementaire

La sécurité et la conformité réglementaire imposent des contraintes strictes. Les dossiers médicaux contiennent des données sensibles. Leur dématérialisation doit garantir l’intégrité, la confidentialité et la traçabilité. La norme NF Z42-013 encadre l’archivage électronique à vocation probatoire. Le règlement général sur la protection des données (RGPD) s’applique pleinement.

Si bien que le risque de « décalage d’empreinte » guette les projets mal préparés. Dématérialiser sans optimiser le stockage numérique déplace simplement le problème. Un hôpital qui numérise massivement sans politique de purge alourdira inévitablement sa facture électrique et l’impact carbone se transférera du papier aux serveurs.

Des systèmes hétérogènes

Enfin, l’hétérogénéité des systèmes métiers complique l’interopérabilité. Les logiciels de radiologie, de biologie, de pharmacie communiquent difficilement entre eux. Les exports, les conversions, les saisies multiples ralentissent les processus. Il est donc indispensable de s’accorder le temps nécessaire pour mener à bien les projets de convergence.

Six étapes pour bâtir une feuille de route documentaire responsable

1- Mener un diagnostic initial

Le diagnostic initial recense l’existant. Combien de documents papier circulent chaque mois ? Quel volume de données numériques l’établissement stocke-t-il ? Quelle est la consommation électrique des serveurs ? Un audit documentaire permet de croiser les flux physiques et numériques. Il identifie les doublons, les circuits inefficaces, les archives inutiles.

2 - Définir des objectifs

La définition d’objectifs clairs donne un cap. Par exemple :

• Evaluer les documents devant être imprimés et ceux pour lesquels c’est superflu, avec un objectif de réduction du volume d’impression
• Se fixer un pourcentage de baisse de volume de stockage numérique en cinq ans,
• Caler un objectif d’atteinte de PUE (Power Usage Effectiveness) pour les data centers internes.

L’établissement d’objectifs chiffrés, partagés par tous, a un effet mobilisateur qui engage la direction et les équipes.

3 - Établir un plan de pilotage

Le plan de pilotage découpe le projet en phases progressives. Un service pilote peut par exemple tester les nouveaux outils pendant trois mois. Ses retours d’expérience nourrissent ensuite les ajustements avant de passer à une phase de généralisation.

4 - Agir par étape

La mise en œuvre progressive du déploiement de la GED évite les ruptures brutales. Les phases pilotes visent précisément à identifier les points de blocage, à former les ambassadeurs et à affiner les procédures. Chaque service adopte le dispositif à son rythme. Les premiers succès rassurent les sceptiques.

5 - Favoriser l’évaluation en continu

Le déploiement du dispositif mérite un pilotage progressif, basé sur des indicateurs fiables. Les tableaux de bord mensuels suivent l’évolution des volumes, des coûts, des consommations énergétiques. Les écarts par rapport aux objectifs déclenchent des actions correctives. Enfin, des comités de pilotage trimestriels permettent d’ajuster la trajectoire.

6 - Prendre en compte les retours terrain

L’amélioration continue s’appuie sur les retours terrain. Les agents signalent les difficultés, proposent des améliorations, partagent leurs bonnes pratiques. Les référents métiers collectent ces informations et les remontent à la direction du projet. Les évolutions logicielles intègrent progressivement les besoins exprimés.

Être accompagné vers la performance environnementale

Les établissements qui réussissent leur transition s’appuient souvent sur un accompagnement externe qui leur apportent des conseils, une expertise technique, une méthodologie et des outils éprouvés, ainsi qu’une prise de recul. Ces prestataires spécialisés sécurisent le processus de numérisation, garantissent la conformité réglementaire, forment les équipes. Leur expérience multi-sites facilite les déploiements.

Konica Minolta accompagne les acteurs de santé dans cette démarche depuis plusieurs années. Nos solutions sont conçues pour répondre aux contraintes hospitalières : sécurité renforcée, traçabilité complète, interopérabilité avec les systèmes métiers existants.

L’hôpital plus écologique ne se décrète pas. Il se construit pas-à-pas, projet après projet, service après service, document après document. La gestion documentaire offre un terrain d’action concret pour piloter l’empreinte environnementale des établissements de santé. Elle mérite de s’appuyer sur les meilleures références.

Sources principales :

• The Shift Project, « Décarbonons la santé pour soigner durablement », avril 2023
• ADEME, «Évaluation de l’impact environnemental du numérique en France », 2025
• Commonwealth Fund, « Environmental Impact of Health Care », 2024
• Agence internationale de l’énergie (AIE), « Data Centres and Data Transmission Networks », 2023
• Sénat, rapport « Pour une transition numérique écologique », 2020
• ANAP (Agence Nationale d’Appui à la Performance), « Transition énergétique et écologique : quelles obligations pour les établissements sanitaires et médico-sociaux », 2025
• Dolcini et al., « Integrating environmental sustainability into hospitals performance management systems: a scoping review », BMC Health Services Research, 2025
• Code de l’environnement, article L. 229-25 (bilan des émissions de gaz à effet de serre)
• Loi n° 2016-41 du 26 janvier 2016 de modernisation de notre système de santé