Seuls 15% des bulletins de paie sont remis par voie électronique en France, contre 95% en Allemagne et 73% en Grande Bretagne (selon l’étude d’impact de la loi Travail réalisé par le gouvernement français en mars 2016). Un retard que prévoit de rattraper l’application rendue possible par le décret n°2016-1752 du 16 décembre 2016 relatif à la dématérialisation des bulletins de paie et à leur accessibilité dans le cadre du Compte Personnel d’Activité (CPA).
Ce décret, pris en application de la loi El Khomri, précise les modalités qui permettent à un employeur de remettre à ses salariés des bulletins de paie au format électronique.
L’accord du salarié n’est plus nécessaire
Depuis le 1er janvier 2017, un employeur n’a plus à demander l’accord de ses salariés pour leur remettre leurs bulletins de paie sous format électronique. Les salariés peuvent cependant faire part de leur refus à cette voie de transmission. Ils peuvent, en effet, en informer leur employeur à tout moment, avant ou après la première émission de leur bulletin de paie sous forme électronique. Ce dernier aura obligation de leur transmettre leur bulletin de paie sous format papier dans les meilleurs délais et au plus tard 3 mois suivant leur demande.
L’accessibilité et la disponibilité des bulletins de paie est précisée
La dématérialisation des bulletins de paie doit être effectuée de manière à garantir intégrité, disponibilité et confidentialité des données. L’employeur peut décider de gérer lui-même le service de remise des BPE (Bulletins de Paie Electronique) ou peut faire appel à un prestataire spécialisé.
Il doit également choisir les modalités dans lesquelles il garantit la disponibilité des bulletins de paie électroniques :
- Soit pendant 50 ans
- Soit jusqu’à ce que le salarié ait atteint l’âge de 75 ans (l’âge mentionné au dernier alinéa de l’article L. 1237-5 du code du travail augmenté de 6 ans)
Les salariés doivent être en mesure de récupérer l’ensemble de leurs Bulletins de Paie Electroniques, facilement et à tout moment. En cas de cessation d’activité du prestataire ou de l’employeur lorsque celui-ci assure lui-même la conservation des BPE, les salariés se vient informés au plus tard 3 mois avant la fermeture du service, de manière à récupérer l’ensemble de leurs BPE stockés.
Au départ du salarié, l’entreprise mettra en sommeil le coffre-fort individuel du salarié. Ce dernier pourra récupérer facilement l’ensemble de ses bulletins de paie sur son ordinateur personnel et les réimprimer si besoin et/ou les transférer dans le coffre-fort électronique bulletin de paie de son choix.
Consultation sur le Compte Personnel d’Activité
L’article 5151-6 du Code du Travail indique que chaque personne possédant un CPA (Compte Personnel d’Activité), devra pouvoir consulter ses bulletins de paie via ce compte. Cela veut dire que la plate-forme utilisée par l’employeur, que cela soit une plate-forme interne ou celle d’un prestataire, doit pouvoir être interrogeable à partir du CPA et donc être interopérable avec le CPA.
Il convient de noter que lors de la consultation des BPE depuis le CPA, ceux-ci ne sont que simplement affichés. Leur stockage s’effectue dans la plate-forme mis à disposition par l’employeur.
Source : OpenBee
8 janvier 2019
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