Qu’est-ce que la Factur-X ? Le format de facture électronique hybride expliqué aux entreprises

Pour émettre ou gérer vos factures, vous alternez encore entre PDF et ressaisies comptables ? Bonne nouvelle : la Factur-X va bientôt vous simplifier la vie. Ce format hybride, obligatoire dès 2026, combine le meilleur des deux mondes : un PDF que vous pouvez lire sur tous les supports et des données structurées accessibles à tous les logiciels. Terminé le temps perdu, place à l’efficacité. 

Définition de la Factur-X

La Factur-X répond à un principe simple : une facture PDF classique, assortie d’un fichier XML. Concrètement, qu’est-ce cela change ? À la fois rien… et tout : vous consultez votre facture comme d’habitude, mais en plus, votre logiciel comptable extrait automatiquement toutes les données sans aucune opération de ressaisie. Un PDF pour les humains, du XML pour les machines – tout le monde est content. 

Origine et objectifs du standard Factur-X

Née en 2017 d’une collaboration franco-allemande, la Factur-X vise un objectif clair : créer un standard européen opérable partout. Le FNFE-MPE (Forum National de la Facture Électronique et des Marchés Publics Electroniques), côté français, et le FeRD (Forum Elektronische Rechnung Deutschland), côté allemand, ont collaboré pour déployer une solution de facture électronique commune et conforme à la norme européenne EN 16931.  

Leur objectif était de permettre aux entreprises d’échanger des factures sans risques d’incompatibilité de format.  

Le résultat répond à toutes les attentes puisque le standard Factur-X facilite la digitalisation des process, assure l’interopérabilité entre les systèmes dans le respect le plus absolu des obligations réglementaires. 

Pourquoi un format hybride (PDF + XML) ?

L’avantage les plus évident de la Factur-X est de combiner deux formats en un.  

• Le PDF reste lisible pour tout le monde : en toute circonstance, votre comptable peut vérifier la facture s’il le souhaite.
• Le XML recense toutes les données structurées : montants, dates, numéros de TVA… Votre logiciel extrait l’ensemble des informations automatiquement et instantanément. 

Comment fonctionne la Factur-X ?

Techniquement, c’est une solution robuste. Le fichier XML est intégré directement dans le PDF/A-3. Quand vous ouvrez la facture, vous voyez un PDF habituel, sauf qu’au même moment, votre lecteur PDF récupère les données XML. 

Les différents profils de données de Factur-X

Selon vos besoins, cinq profils de données s’offrent à vous : 

• Profil “MINIMUM” : l’essentiel pour garantir votre conformité réglementaire. Contient les données obligatoires : montants, TVA, identités des parties. Parfait pour commencer en douceur. 

• Profil “BASIC WL” : le profil basique sans pièce jointe. Intègre quelques informations supplémentaires pour faciliter le traitement automatique. 

• Profil “BASIC” : le juste milieu. Ajoute la possibilité d’inclure des documents annexes. Idéal pour la majorité des entreprises. 

• Profil “EN 16931” ou “COMFORT” : La conformité européenne totale. Respecte intégralement la norme pour les échanges internationaux. Recommandé si vous travaillez avec des partenaires européens. 

• Profil “EXTENDED” : La solution complète. Permet d’ajouter des données spécifiques à votre secteur ou vos processus. Pour les besoins complexes. 

Exemples concrets d'une facture au format Factur-X

En-tête avec vos coordonnées, lignes de produits, montants, TVA : en apparence, rien ne change d’une facture habituelle. Mais dans le fichier, le XML structure chaque information en balises structurées. Concrètement, cela permet au logiciel comptable d’accéder instantanément à l’information. Par exemple, il enregistre immédiatement l’information que la ligne 1 concerne « 50 cartouches d’encre » à 25€ HT l’unité avec 20% de TVA. Plus de ressaisie, plus d’erreurs. 

Processus de génération d'une Factur-X

• Création de la facture  

Vous saisissez vos données dans votre logiciel habituel – client, produits, montants. Rien ne change.  

• Génération du fichier XML :  

Le logiciel transforme automatiquement les données renseignées en fichier XML structuré. Chaque information trouve sa place dans une balise dédiée, selon le profil choisi. 

Intégration dans un PDF/A-3

Le XML s’intègre ensuite dans le PDF pour créer votre Factur-X, dans un seul fichier qui contient toutes les données. Il suffit ensuite de l’envoyer à votre client comme n’importe quelle facture, par mail ou via une plateforme. Le destinataire peut la lire normalement ou l’importer directement dans son système. 

Calendrier de l'obligation de facturation électronique en France

La généralisation du standard Factur-X s’intègre naturellement au calendrier du passage obligatoire à la facturation électronique. Voici le rappel des dates à retenir absolument : 

• 2025 : phase pilote sur la base du volontariat. Les entreprises qui veulent prendre de l’avance peuvent déjà tester. 

• Septembre 2026 : passage à la facturation électronique obligatoire pour les grandes entreprises et les ETI. Si vous dépassez 250 salariés ou 50 millions de CA, c’est votre deadline. 

• Septembre 2027 : Application généralisée. PME, TPE, indépendants, micro-entreprises, plus d’exception. 

Un niveau de préparation encore insuffisant

Pour l’heure, selon le Baromètre Konica Minolta de la sérénité numérique 2025, seulement 52% des entreprises françaises sont informées du passage obligatoire à la facturation électronique. Parmi elles, seules 30% et seulement 2 PME sur 4 ont connaissance du calendrier. 

Plus de détails sur le calendrier dans cet article. 

Mettre en place la Factur-X dans votre entreprise

Première étape : choisissez le bon outil.  

Votre logiciel actuel gère-t-il la Factur-X ? Si non, il est temps de se mettre en quête de solution. Les plateformes de gestion documentaire comme celles proposées par Konica Minolta intègrent nativement ces fonctionnalités. 

Ensuite, formez vos équipes.  

La bonne nouvelle : si elles savent déjà faire une facture PDF, elles savent faire une Factur-X. Le processus reste identique, l’essentiel du travail est assuré par le logiciel L’effort de formation sera donc sommaire. Dans la plupart des cas, il se résumera à une action d’information ou de sensibilisation de vos salariés. 

Enfin, testez avec quelques clients volontaires.  

Vérifiez que leurs systèmes importent correctement vos factures. Ajustez si nécessaire avant de généraliser. 

Avantages spécifiques de la Factur-X

Automatisation des processus

Plus d’heures perdues en ressaisie… Vos équipes comptables se concentrent sur l’analyse plutôt que sur la saisie. Productivité optimisée, erreurs éliminées, avec à la clé une perception rapide des bénéfices.  

• En 2024, 50% des entreprises considèrent la facturation électronique comme un moyen d’automatiser des tâches chronophages (contre seulement 16% en 2023). 

• 43% reconnaissent la capacité de la facturation électronique à accélérer leur digitalisation (contre 14% en 2023) (Source : Baromètre de la sérénité numérique 2025) 

Conformité réglementaire

Avec la Factur-X, vous respectez l’ensemble des exigences : normes françaises, européennes, obligations légales. Inutile de jongler entre standards selon vos interlocuteurs. 

Amélioration de la traçabilité

Chaque facture devient traçable de bout–en–bout. Émission, réception, validation, paiement – tout est horodaté et archivé. Vous savez précisément où en est chaque facture. Les délais de paiement sont mieux respectés et les relances éventuelles plus efficaces. 

Réduction des coûts

Plus de papier, plus d’enveloppes, plus de timbres, mais surtout : moins de temps passé sur chaque facture, puisque la saisie est automatique et que la recherche documentaire est quasi immédiate. Ce gain de temps se traduit naturellement en gain de productivité.