Directions juridiques : digitalisez vos processus documentaires !

Quels sont les enjeux majeurs des directions juridiques et comment le digital peut-il les aider ?

Aujourd’hui, une entreprise aurait bien du mal à se passer de son service juridique ! Il est en effet en charge du respect de la réglementation sur la compliance, la protection des données et bien plus encore. Au travers de leurs différentes missions, les équipes juridiques sont amenées à traiter des documents de nature distincte quotidiennement.

Elles ont de nombreuses tâches administratives à réaliser qui freinent leur productivité, et les empêchent de se concentrer sur leurs missions à valeur ajoutée, telles que le conseil et l’accompagnement des différents départements de l’entreprise.

1. La conformité et la gestion des risques

Le premier élément à relever est le rôle essentiel des directions juridiques pour assurer la compliance de leur entreprise. En tant qu’expertes du droit, elles accompagnent chaque département pour vérifier que leurs actions sont conformes. Mais quelles missions se cachent réellement derrière cet accompagnement ?

Respecter les réglementations :

Les équipes juridiques vérifient que tout acteur de l’entreprise respecte les réglementations. Il est ainsi primordial pour ces équipes d’avoir une base documentaire à jour, qui soit facilement accessible par les collaborateurs afin de leur partager les informations à respecter. Aujourd’hui, les solutions de gestion intelligente de contenu (ECM/IIM) centralisent toutes les données des juristes et leur permettent de garder le contrôle sur l’application des réglementations au sein de leur structure.

Anticiper de nouvelles règles :

Pour assurer la conformité d’une entreprise, il faut parfaitement connaître toutes les réglementations à suivre. Les réglementations ne sont pas figées dans le temps, elles sont sujettes à évoluer, et cela plus régulièrement que ce que nous pouvons penser ! La veille juridique est donc primordiale pour l’entreprise. Cependant, rechercher constamment les changements réglementaires, français et étrangers, prend du temps. Afin d’accélérer cette tâche, différentes solutions digitales, comme de la capture intelligente ou de la RPA (Robotic Process Automation), sont aujourd’hui proposées aux juristes pour automatiser la veille juridique.

Faire face aux risques de contentieux :

Les entreprises sont confrontées à de nombreux risques qui peuvent impacter négativement leur image. Par exemple, l’insatisfaction d’un client envers la qualité d’un service, ou encore l’oubli d’une information importante dans un contrat peuvent affecter la relation avec les clients. Pour éviter ces problèmes, les juristes ont besoin d’être impliqué dans les transactions et la gestion des dossiers externes. Pour faciliter les échanges en interne, des solutions digitales permettent de notifier les juristes pour obtenir leur approbation sur différents sujets. Fini les boîtes mails remplies, et bonjour à la communication rapide et simplifiée !

2. L’assistance dans le cadre des activités stratégiques

Et oui comme vous l’aurez compris, les juristes sont sollicités quotidiennement par les départements en interne. Leurs conseils sont essentiels pour mener des projets stratégiques et répondre à des clients. Pour gagner du temps dans la rédaction de contrats, des solutions de capture intelligente reconnaissent les différents types de documents et peuvent remplir automatiquement des champs associés. Quel gain de temps pour nos équipes juridiques ! Ce n’est pas tout. Pour gagner en efficacité, le digital permet aussi d’accélérer les processus contractuels (identification d’un signataire, relance, signature électronique, etc.).

3. L’amélioration de l’expérience des clients

Les services juridiques cherchent également à offrir la meilleure expérience aux clients de l’entreprise. Découvrez ci-dessous comment la digitalisation impacte aussi leur satisfaction.

Avoir un suivi en temps réel :

Les clients veulent aujourd’hui de la transparence. Concrètement, ils veulent être informés sur l’avancement de chaque étape de leurs projets avec l’entreprise en temps réel. Pour pouvoir faire des retours réguliers sur les dossiers en cours, des solutions digitales de capture, par exemple,  permettent d’analyser en un instant des documents. Le temps de traitement de nombreuses informations sera réduit et les juristes pourront communiquer plus rapidement à leurs clients directement, ou, à des intermédiaires en interne.

Simplifier l’échange documentaire :

L’enjeu des équipes juridiques est de savoir bien gérer et échanger leur masse de documents. Mais quelles solutions existent pour simplifier cela ? Et si les services juridiques ajoutaient par exemple des connecteurs à leurs périphériques d’impression ? Cela permettrait d’envoyer ou classer directement un document qui vient d’être scanné dans des solutions de gestion de contenu (ECM), des solutions Cloud (OneDrive, SharePoint, Google Drive, etc.) ou encore dans des CRM ou ERP. De plus, grâce à des workflows de travail depuis des plateformes de gestion d’information intelligente, les juristes pourront faire collaborer les bonnes personnes autour des bons dossiers avec les bons documents. Et ceci, sans encombrer les boîtes mails par l’échange d’informations en pièce jointe.

Garantir la sécurité de ses informations :

Enfin, pour accroître la confiance de la clientèle, les équipes juridiques doivent pouvoir leur garantir la protection de leurs données. Même si la sécurité informatique n’est pas leur cœur de métier, grâce au digital elles peuvent choisir des solutions qui sécuriseront et éviteront la fuite de données confidentielles. Par exemple, les plateformes ECM permettent le partage sécurisé de contenu et contrôlent automatiquement les droits d’accès aux informations.

Vous vous retrouvez dans ces différents enjeux ? Dans notre e-book, nous vous proposons différentes solutions pour digitaliser vos processus et ainsi répondre plus facilement à vos objectifs. Nous mettons aussi l’accent sur les bénéfices de la digitalisation pour votre service juridique. Vous pourrez ainsi vous projeter plus facilement sur la mise en place des actions proposées.

Téléchargez gratuitement notre e-book pour savoir comment la digitalisation de votre service juridique peut vous aider au quotidien !

22 novembre 2021