Personnaliser le multifonction pour en simplifier l’usage

Personnaliser l’accès au système d’impression est essentiel pour en simplifier l’usage en adaptant son utilisation aux besoins des collaborateurs.

Chacun d’entre nous a plus au moins expérimenté la numérisation des documents et, dans certaines situations, il y a vraiment eu de quoi s’arracher les cheveux : de longues minutes perdues à chercher la bonne fonction dans des dizaines de sous-menus ou encore l’impossibilité de retrouver sa boîte aux lettres sur l’écran, ni en la tapant en direct, ni en cherchant dans l’annuaire AD… une utilisation qui devient vite chronophage et stressante.

Adapter l’interface aux besoins

Face à la richesse des fonctionnalités offertes par la plupart des systèmes d’impression multifonctions, il est important de pouvoir proposer à chaque collaborateur les fonctions qui lui sont les plus utiles pour son travail et d’adapter le panneau de commande aux besoins de chacun.

Lorsqu’une PME est amenée à renouveler ses systèmes d’impression multifonctions, elle doit se poser 3 questions fondamentales en matière de simplification des usages :

  1. Est-ce que je peux gagner du temps en personnalisant le multifonction à mes usages ?
  2. Est-ce que tous mes collaborateurs pourront facilement utiliser ce nouveau matériel ?
  3. Quels outils vais-je pouvoir mettre à disposition de mes collaborateurs pour aider à leur utilisation ?

La création d’une interface personnalisée vient ainsi améliorer le confort d’utilisation et offre des gains de temps non négligeables.

Les 2 niveaux de personnalisation

  • La personnalisation générale en amont, configurée en fonction des besoins de l’entreprise (sur le modèle « plug and play » de la phase de déploiement)
  • La personnalisation individuelle, qui consiste à configurer le panneau de commande du multifonction en fonction de chaque utilisateur. C’est-à-dire que ses besoins et habitudes d’utilisation sont pris en compte et enregistrés de manière intelligente par les équipements. Ce qui lui permet, à chaque utilisation, d’accéder directement à un menu de commandes adapté à ses usages

 

Ainsi grâce à la personnalisation, les collaborateurs disposent d’un environnement de travail familier et peuvent effectuer leurs opérations de manière simple et rapide.

Pour en savoir plus, téléchargez notre nouveau livre blanc listant les questions qu’une PME doit se poser lors du renouvellement de ses systèmes d’impression multifonctions.

18 juin 2018
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