Posté le 17/10/2016
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Quand la personnalisation de l’interface est synonyme de gain de temps

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personnalisation écran tactile

Dans le cadre d’un audit pour l’optimisation du parc d’impression d’une grande multinationale, voici le récit édifiant du DSI, Laurent Chassagne*, interrogé dans le cadre de la démarche d’audit.

Ce dernier a calculé que sur les 12 000 salariés que compte son groupe, si seulement un quart rencontre des difficultés à numériser des documents, ce sont  1 000 heures de perdues. Avec les multifonctions d’une certaine marque utilisés au sein de son entreprise, il a estimé qu’il fallait 18 clics pour numériser un document simple. A supposer que chacun des 3 000 collaborateurs numérisent un document par jour, le coût total pour le groupe se chiffre à une perte de 1 600 heures par an, ce qui équivaut au temps de travail annuel d’un employé à temps plein.

« Chacun d’entre nous a plus au moins expérimenté la numérisation des documents et, dans certaines situations, il y a vraiment de quoi s’arracher les cheveux : de longues minutes perdues à chercher la bonne fonction dans des dizaines de sous-menus ou encore l’impossibilité de retrouver votre boîte aux lettres sur l'écran, ni en la tapant en direct, ni en cherchant dans l'annuaire AD... Bref, le manque de clarté des menus vous a fait virer au rouge et surtout vous a fait perdre un temps considérable. »

Comment faire pour ne pas vous retrouver dans le type de situation vécue par M.  Chassagne ?

Rassurez-vous, votre multifonction peut se plier à votre utilisation et à votre façon de travailler. Quid des bonnes pratiques de la personnalisation de l’écran d’accueil.

Il ne tient qu’à vous de personnaliser votre multifonction pour que la numérisation des documents soit synonyme de gain de productivité.

La division R&D du Groupe Konica Minolta travaille continuellement sur l’ergonomie de ses systèmes d’impression pour offrir à ses clients un accès rapide et direct aux fonctions les plus utilisées sans perdre de temps afin qu’ils puissent accroître leur productivité. Passez un nouveau cap dans la personnalisation de vos multifonctions avec Konica Minolta.

Simplifiez la navigation et l’utilisation du multifonction

Sélectionnez uniquement les fonctionnalités souhaitées par vos collaborateurs sur l’écran tactile de votre multifonction Konica Minolta. Vous accédez à une interface personnalisée et définie par vos soins. Vous faites ainsi gagner du temps à vos collaborateurs en réduisant le nombre de fonctions et en rendant visible uniquement celles qu’ils utilisent.

Créez des raccourcis programmes sur la page d’accueil

La création de raccourcis programmes sur la page d’accueil permet d’enregistrer une suite de combinaison de paramètres et ainsi d’éviter d’avoir à chercher manuellement dans les sous-menus la suite d’opérations à faire pour obtenir le résultat voulu. Vous pourrez définir le nom du raccourci programme et le design de son icône sur la page d’accueil. Par exemple, votre service marketing ou communication créée des documents dans un format spécifique toutes les semaines. Les utilisateurs numérisent et impriment en mode livret, en format portrait avec une page de couverture d’un grammage spécifique.  Vous pouvez créer un raccourci programme dédié. Dès lors que cette opération devra être faite, l’utilisateur n’aura qu’à appuyer sur son icône, puis le scan suivi de l’impression se feront automatiquement avec les paramètres du programme. Plus besoin de chercher dans les menus du multifonction.

Personnaliser votre multifonction vous fait donc gagner du temps grâce à un accès rapide et direct aux fonctions les plus utilisées. Vous retrouvez ainsi votre logique, vos couleurs, vos catégories, votre classement. Faites de votre multifonction, un équipement sur mesure et à votre image !

* Prénom, nom et fonction ont été changés

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