Réduire les coûts des services d’impression

Savoir identifier les coûts associés à la gestion de l’impression

Les coûts d’impression peuvent représenter de 3 à 6 % du chiffre d’affaire ou du budget d’une entreprise. Konica Minolta estime le coût annuel du poste impression par utilisateur entre 400€ à 1200€. Avant d’implémenter des politiques d’impression visant à réduire les coûts d’impression, vous devez au préalable savoir identifier précisément les coûts liés aux services d’impression :

• papier gaspillé,
• utilisation inefficace des périphériques multifonctions,
• impression recto ou recto-verso,
• impressions/copies en couleur ou en N&B.

En outre, les coûts informatiques associés à la prise en charge des services d’impression doivent aussi être pris en compte. Il s’agit du temps que consacre le personnel informatique à répondre aux demandes d’assistance relatives à l’impression dans votre entreprise :

• l’accès aux systèmes d’impression,
• le paramétrage des pilotes d’impression,
• l’impression à partir d’appareils mobiles,
• la possibilité pour les personnes qui ne sont pas salariées par l’entreprise d’imprimer des documents (ce que l’on appelle « l’impression en tant qu’invité »).
• sans oublier la résolution des problèmes d’impression fréquents, tels que les bourrages papier et les cartouches d’encre vides.

En réduisant le nombre d’interventions réalisées par votre service informatique pour résoudre ce genre de problème, vous permettrez aux techniciens de se consacrer à d’autres tâches importantes, notamment pour assurer la productivité des employés.

Les outils proposés par Konica Minolta

Avec ses solutions de gestion des impressions, Konica Minolta vous permet de réduire jusqu’à 30% vos coûts d’impression. Plusieurs outils vous permettent d’optimiser l’environnement d’impression, d’éliminer les impressions superflues ainsi que de mettre en place une impression économique.

Rapports exhaustifs d’utilisation du parc d’impression

Si vous souhaitez optimiser votre environnement d‘impression afin de réduire vos coûts, votre réflexion doit s‘appuyer sur des données tangibles. Le module Création de rapports permet de faire un suivi centralisé des coûts et d‘analyser l‘usage des multifonctions dans tout l‘environnement d‘impression. Des rapports exhaustifs vous permettent ainsi d’évaluer la fréquence d‘utilisation des systèmes d’impression à différents niveaux : entreprise tout entière, services ou utilisateurs individuels. Vous optimisez ainsi l’usage fait de chacun des périphériques de votre parc d’impression.

Authentification des utilisateurs

L’authentification est un processus qui oblige les employés à s’identifier avant toute opération. Chaque utilisateur libère ses impressions en venant s’authentifier sur le multifonction.  Il récupère ainsi ses propres documents. Il peut aussi intervenir en cours d’impression pour éviter ainsi le gaspillage de papiers. Automatiquement, vous diminuez les volumes d’impression totaux de l’ensemble de votre établissement.

Impression basée sur des règles

L’impression basée sur des règles permet d’interdire, de rediriger ou de forcer des impressions selon la politique que vous souhaitez mettre en place. Voici quelques exemples de règles couramment utilisées pour réaliser des économies importantes :

• convertir les documents imprimés d’un seul côté du papier en documents recto-verso,
• convertir les documents couleur en N&B,
• sélectionner l’imprimante la plus rentable pour les tâches d’impression volumineuses,
• ou encore restreindre l’impression à partir de certaines applications.

Crédit et facturation

Si un utilisateur imprime une tâche, son compte est débité du montant calculé sur la base de la liste de prix appliquée. On peut également utiliser des codes de facturation.