Cinq façons de nettoyer vos données et d’économiser de l’énergie

Le Digital Cleanup Day 2024 a lieu le 16 mars 2024 et il a pour objectif de sensibiliser les personnes et les organisations au numérique responsable afin d’adopter de bonnes habitudes numériques et de réduire notre empreinte numérique au quotidien.

Cette prise de conscience est importante car le stockage de données a un impact direct sur le développement durable, qu’il s’agisse de stockage dans le cloud ou en local, car l’empreinte carbone des données n’est pas négligeable. Par exemple, le stockage de 1 Go de données consomme 0,015 kWh d’électricité et 0,28 kg d’émissions de CO₂.

En d’autres termes, l’électricité nécessaire pour stocker environ 3 500 courriels (de 5 Mo chacun) produit environ autant de CO₂ que la conduite d’une voiture sur un kilomètre et la suppression de 1 000 courriels entraînerait un bénéfice carbone d’environ cinq grammes de CO₂.

Ce n’est pas seulement le stockage des données qui consomme des ressources, mais aussi leur transfert. Par exemple, le téléchargement ou le transfert de données d’un Go nécessite 3 kg de CO₂. Pour mieux comprendre, voici d’autres chiffres : France Télévisions a calculé qu’un employé qui envoie des courriels dans la moyenne produit chaque jour autant de gaz à effet de serre qu’un trajet de onze kilomètres en voiture.

Le magazine allemand Oekotest a même affirmé en 2019 qu’ »un courriel est aussi nocif pour le climat qu’un sac en plastique ».

Lorsqu’il s’agit de nettoyer votre PC ou votre espace de stockage numérique, vous pouvez appliquer les mêmes règles que si vous nettoyez un espace physique. Conserver des fichiers non désirés ou inutilisés prend de la place et consomme de l’énergie et des ressources inutiles. Cela peut également rendre les recherches plus longues et difficiles.

Voici nos 5 recommandations pour faire le ménage dans votre espace de stockage numérique et économiser de l’énergie :

Conseils pour votre nettoyage numérique

1. Utilisez des solutions de partage de fichiers dans le cloud, telles que Microsoft SharePoint Online, plutôt que de stocker en local

Vous n’avez pas besoin de stocker plusieurs versions d’un document. Sur SharePoint Online, vous avez seulement besoin d’une version qui est partagée par tous. Cela n’empêche pas la restauration des anciennes versions à tout moment, car elles sont stockées sous une forme compressée et nécessitent donc moins d’espace de stockage.

Il arrive parfois que plusieurs personnes doivent contribuer à une présentation PowerPoint (par exemple) et, sans utiliser SharePoint Online, chacun crée son propre fichier, pour à la fin tous les fusionner. Cela consomme plus d’espace de stockage que si tout le monde travaillait sur le même fichier dans SharePoint Online depuis le début. Le fait de travailler à plusieurs sur le même document, qu’il s’agisse d’un PPT, d’un document Word ou de tout autre document ou format de fichier, présente l’avantage supplémentaire de réduire la confusion quant à la bonne version à la fin du processus.

2. N'envoyez pas de pièces jointes dans les courriels, utilisez plutôt les liens de Microsoft OneDrive ou SharePoint Online

Lorsque vous envoyez des courriels, au lieu de joindre un fichier, partagez simplement les documents de OneDrive ou SharePoint Online directement sous forme de lien. Veillez à ce qu’ils soient partagés au préalable ! Les destinataires ont un accès direct aux documents, ce qui permet d’économiser du volume de données lors de l’envoi (sans avoir à envoyer plusieurs clones du document à chaque destinataire) et n’incite pas les destinataires à télécharger les pièces jointes et à les enregistrer localement, ce qui utiliserait inutilement d’autres ressources.

Ce principe s’applique aussi bien au partage de documents avec des destinataires externes qu’avec des destinataires internes à l’organisation. En interne, il est de toute façon préférable d’utiliser les chats d’équipe plutôt que les courriels, afin que chacun sache si un message/document a été reçu et vu. Comme pour les courriels, il est préférable de ne pas télécharger de pièces jointes, pour privilégier le travail avec des liens sur OneDrive et SharePoint Online.

3. Paramétrez des suppressions automatiques

Les enregistrements de vos réunions Microsoft Teams sont automatiquement supprimés de Microsoft Stream au bout de 60 jours. Vous recevrez alors un courriel vous indiquant que l’enregistrement a été supprimé, mais vous pouvez également le restaurer directement à cet endroit si vous en avez encore besoin.

Pour tous les autres documents, vous pouvez également configurer SharePoint Online pour qu’il les supprime après un certain temps. Toutefois, ce n’est pas automatique comme pour les enregistrements, vous devez le paramétrer manuellement. De plus, sur SharePoint Online, tous les documents supprimés sont automatiquement supprimés de la corbeille après un certain temps.

4. Désabonnez-vous des newsletters indésirables

Vous êtes inscrits à des newsletters mais vous ne les lisez pas ou elles ne vous intéressent plus ? Désabonnez-vous et pensez à supprimer rapidement celles qui sont déjà stockées sur vos boîtes mails.

Soyez également attentifs aux mailings auxquels vous vous inscrirez dorénavant, afin de minimiser le temps et les efforts nécessaires pour nettoyer votre stockage numérique à l’avenir.

5. Repérez les documents qui prennent de la place

Prenez l’habitude de supprimer vos documents volumineux une fois qu’il ne vous servent plus. Cela peut être directement sur votre PC ou votre mobile, sur un serveur partagé, dans un espace de stockage cloud, dans votre messagerie électronique ou dans d’autres applications de messagerie.

Réfléchissez à deux fois avant de stocker ou de supprimer des fichiers, emails ou autres messages. Nettoyez régulièrement vos dossiers de téléchargement en classant les éléments qui doivent être conservés et en supprimant ceux qui ne le sont pas. C’est particulièrement important pour les fichiers volumineux tels que les images et les vidéos, mais pensez également à supprimer les plus petits qui ne sont plus nécessaires, tels que les fichiers de mise à jour de logiciels, les ordres du jour de réunions, etc.

De nombreux fichiers peuvent être des doublons de ceux qui sont stockés en toute sécurité ailleurs, auquel cas il est préférable de les supprimer plutôt que d’avoir un accès en double dans deux ou plusieurs endroits. L’utilisation d’outils tels que SharePoint Online pour stocker les documents de manière centralisée vous aidera à mieux gérer cela à l’avenir.

Éviter les risques réglementaires inutiles

Outre l’aspect écologique, il y a également un aspect légal à prendre en compte lorsqu’il s’agit de faire de l’ordre dans vos données. Selon le type d’informations stockées (c’est à dire si elles contiennent des données personnelles), conserver des données qui ne sont plus nécessaires pourrait exposer votre organisation à un risque réglementaire inutiles (relatif au RGPD par exemple).

De toute évidence, un « fouillis » numérique implique que la recherche de données utiles prend plus de temps. Cela pose problème lors des recherches de données classiques, mais c’est particulièrement problématique si vous recevez une demande d’accès d’une personne concernée (DAPC) qui est soumise à des contraintes de temps en vertu du RGPD, ou une demande d’information de la part d’organismes industriels, etc.

Comment Konica Minolta peut aider votre organisation à opérer un "digital clean up"

S’assurer que vous gardez votre espace numérique propre est important et apporte de nombreux avantages. Choisir un partenaire de support informatique expert tel que Konica Minolta vous aidera, vous et votre organisation, à optimiser l’utilisation de vos ressources informatiques et à être plus efficace.

En tant que partenaire accrédité de Microsoft Cloud Solution, Konica Minolta peut vous aider à tirer le meilleur parti de la suite d’applications et d’outils numériques Microsoft 365 (y compris SharePoint Online, Teams et OneDrive), à vous assurer que votre stockage sur le cloud fonctionne aussi efficacement que possible et à vous aider à éviter les problèmes potentiels que des données désordonnées peuvent causer ou auxquels elles peuvent contribuer.