La gestion du courrier entrant au sein des entreprises est un enjeu important qui coûte cher compte tenu des nombreuses opérations nécessaires à son tri, sa distribution ainsi qu’à son traitement. 82%* des entreprises estiment que la gestion de leur courrier entrant est une fonction importante ou critique dans leur organisation. Sa dématérialisation est un moyen de répondre à cet enjeu.
Une gestion optimisée des courriers entrants en 4 étapes
La dématérialisation des courriers entrants permet d’optimiser leur gestion en automatisant leur traitement : depuis leur réception jusqu’au suivi à y consacrer.
Etape 1 – Distribuez le courrier entrant
Les organisations reçoivent encore une grande quantité de courriers au format papier. Recommandés, lettres simples, factures, bons de commande, candidatures, etc. autant de courriers à gérer manuellement. Très souvent, le courrier, réceptionné́ à l’accueil, est trié par service ou nominativement pour ensuite être « distribué » dans chaque bureau ou déposé́ dans une bannette réservée à cet effet, voire au mieux, des bannettes nominatives par destinataire.
Ce mode de distribution est chronophage et occasionne des erreurs de distribution, des pertes ainsi que des retards de traitement si son destinataire est absent. Un document mal orienté peut coûter jusqu’à 350 euros pour sa recherche et sa redistribution.
Une solution de dématérialisation des courriers entrants permet de s’affranchir de cette organisation. Une fois le document entrant numérisé depuis le système d’impression multifonction, il est possible de diffuser, au format électronique, les courriers entrants vers les services destinataires et/ou collaborateurs concernés. La numérisation et le classement en masse des courriers peuvent être facilités notamment par l’ajout d’un code à barres identifiant le service destinataire.
ETAPE 2 – Classez et partagez les courriers
Une entreprise de 50 personnes dont les courriers sont classés au format papier dans des boîtes d’archives, c’est concrètement 20 % de temps passé en gestion administrative. Or au quotidien, les entreprises et les organisations reçoivent un volume conséquent de courriers qui viennent alimenter leurs processus métiers et qui sont décisifs pour la bonne gestion de leur activité.
L’élément différenciant dans la dématérialisation des courriers entrants est sans conteste la consultation et la facilité avec laquelle un courrier peut être retrouvé. En effet, ces derniers peuvent être classés dans une arborescence organisée de dossiers et sous-dossiers en fonction d’un numéro (recommandé, Chronopost, etc), date de réception… dans le portail de gestion documentaire (GED ou logiciel GED). En parallèle, les destinataires sont notifiés par email dès réception de nouveaux courriers.
ETAPE 3 – Accélérez le traitement des courriers
En facilitant l’accès aux courriers entrants à travers un portail de GED, le traitement des courriers s’en trouve ainsi optimisé. En effet, toute de suite informés de la réception de nouveaux courriers, après leur consultation, les utilisateurs peuvent y apporter une réponse immédiate et signaler le courrier comme traité.
ETAPE 4 - Gardez une traçabilité sur le suivi des courriers reçus
Les courriers entrants bénéficient d’une véritable traçabilité permettant de suivre leur état, de savoir ceux qui ont été traités ou sont en cours de traitement et par qui. Une représentation graphique, dans laquelle il est possible de naviguer et d’intervenir, permet de superviser les courriers et d’organiser l’activité liée à ces documents tout en assurant leur protection optimale.
Quel ROI en attendre ?
Selon le cabinet Markess International, les entreprises, qui envisagent de dématérialiser leurs courriers entrants, recherchent avant tout :
– des gains de productivité (73 %),
– une diminution des délais de traitement (72 %),
– une fluidité des échanges (70 %),
– une réduction de coûts (68 %),
– et plus de réactivité (60 %).
Le retour sur investissement de la dématérialisation des courriers entrants se fait généralement en 6 mois pour une entreprise ou une organisation. En outre, cette entreprise peut diviser par un facteur de 2 à 4 les coûts des tâches manuelles à faible valeur ajoutée (réception, enregistrement, tri, classification, distribution, consultation et suivi) en les automatisant.
Néanmoins, pour être pleinement efficace, ce processus de traitement des courriers entrants doit adopter une démarche projet. Une démarche de conduite de changement sera aussi indispensable.
*Selon une étude menée par Itesoft
24 janvier 2017
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