La Ville de Petit-Bourg a engagé une transformation numérique ambitieuse afin de moderniser la gestion de ses archives. Soucieuse de préserver et valoriser son patrimoine documentaire, la commune a fait le choix d’une approche globale combinant numérisation, sécurisation et conformité réglementaire. Elle devient ainsi la première commune de Guadeloupe à initier la digitalisation complète de ses archives.
Un patrimoine documentaire conséquent à sécuriser
Collectivité territoriale de plus de 20 000 habitants, la Ville de Petit-Bourg gère un patrimoine documentaire conséquent, notamment des archives d’état civil et des dossiers RH à forte valeur juridique.
Avec près de 500 mètres linéaires d’archives (soit 2,5 millions de documents), la gestion exclusivement papier atteignait ses limites.
Cette situation engendrait des contraintes croissantes : difficulté à retrouver rapidement un document, risques de dégradation des archives les plus anciennes, absence de traçabilité sur les consultations, et une dépendance forte aux personnes en poste. Toute évolution RH au sein du service pouvait fragiliser la continuité de la gestion documentaire.
Des enjeux forts : conformité, efficacité et sécurisation
Avant ce projet, la gestion des archives reposait sur des procédures entièrement manuelles :
- Temps de recherche long et aléatoire
- Risques de perte ou de détérioration des documents
- Faible traçabilité des accès et consultations
- Dépendance forte aux agents en place
- Difficulté à garantir la conformité réglementaire
À terme, ces contraintes représentaient un risque opérationnel et juridique important pour la collectivité.
Une solution globale de numérisation et d’archivage électronique
Pour répondre à ces enjeux, la Ville de Petit-Bourg a mis en œuvre une solution complète combinant numérisation des documents et archivage électronique sécurisé.
L’archivage électronique à valeur probante permet de garantir qu’un document numérique conserve la même valeur juridique qu’un document papier original. Cette approche assure l’intégrité, la traçabilité, l’authenticité et la conservation pérenne des documents tout au long de leur cycle de vie.
Numérisation
- Mise en place d’un scanner de production Kodak Alaris
- Solution adaptée à la numérisation de volumes importants tout en préservant la qualité et l’intégrité des archives sensibles et anciennes.
Archivage électronique
- Déploiement de la solution Spark Archives (SAE)
- Garantie de conformité réglementaire
- Respect des exigences liées à l’archivage électronique léga
- Traçabilité des opérations
- Sécurisation des accès et des données
Des résultats concrets et mesurables
La mise en œuvre de cette solution a permis d’obtenir des résultats significatifs :
Gains en conformité et sécurité
- Archivage conforme aux exigences réglementaires
- Garantie de la valeur probante des documents
- Traçabilité des actions sur les documents
- Réduction des risques juridiques
- Protection renforcée des données
Gains opérationnels
- Réduction significative des temps de recherche
- Accès rapide et centralisé à l’information
- Amélioration de la fluidité des processus
- Diminution des tâches manuelles
- Meilleure gestion des volumes documentaires
Gains organisationnels
- Harmonisation des pratiques documentaires
- Réduction de la dépendance aux agents clés
- Meilleure collaboration entre services
- Structuration des processus internes
- Accélération de la transformation digitale
Une transformation durable
À travers ce projet, la Ville de Petit-Bourg illustre parfaitement les bénéfices d’une stratégie de digitalisation maîtrisée. En combinant performance opérationnelle, sécurité juridique et modernisation des outils, la collectivité s’est dotée d’un socle robuste pour gérer durablement son patrimoine documentaire.
Cette modernisation contribue également à améliorer la continuité du service public et l’accès rapide à l’information pour les différents services de la collectivité.
Ce type d’initiative s’inscrit pleinement dans les enjeux actuels des organisations publiques, où la donnée et le document deviennent des actifs stratégiques à forte valeur.
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16 avril 2026