GED et facture électronique : le guide pratique

Rappel du calendrier réglementaire

D’après le calendrier défini par la loi de finances 2024 (article 91), toutes les entreprises établies en France auront l’obligation de recevoir des factures électroniques à partir du 1er septembre 2026.  

Un déploiement progressif est toutefois prévu selon les typologies d’entreprise :  

• les grandes entreprises et ETI devront émettre leurs factures électroniquement dès le 1er septembre 2026,  

• Les PME et micro-entreprises suivront à partir du 1er septembre 2027. 

Pour autant, quelle que soit la date, ne tardez pas à préparer cette échéance et à adapter votre GED en conséquence. Non seulement, plus tôt vous serez prêts et moins vous encourrez le risque de sanction, mais surtout, vous profiterez plus vite des avantages concrets de la facturation électronique : 

• Un gain de temps considérable dans le traitement des documents. 

• Une réduction significative des risques d’erreurs et de pertes d’information. 

• Une meilleure traçabilité et sécurisation de vos échanges. 

Contrairement aux idées reçues, cette adaptation ne nécessite pas une refonte complète de vos systèmes. Elle suppose en revanche de procéder avec méthode pour transformer cette obligation légale en véritable levier de performance pour votre entreprise. 

La méthodologie pas-à-pas pour adapter votre GED à la facture électronique

Étape 1 : Réalisez un diagnostic rapide de l’existant  

Cartographiez vos flux actuels et analysez vos volumes de factures, formats utilisés et canaux de transmission. Évaluez votre GED actuelle et identifiez les points de friction dans le processus et les collaborateurs impliqués. Ce premier état des lieux vous permettra déterminer précisément vos besoins d’évolution. 

Étape 2 : Choisissez la solution adaptée à vos enjeux
Le 15  octobre 2024, le gouvernement a annoncé l’abandon du Portail Public de Facturation (PPF)  et invité les entreprises à se tourner vers les Plateformes Agréées (anciennement appelées Plateformes de Dématérialisation Partenaires ou PDP), solutions privées certifiées proposant des services à valeur ajoutée. Selon le ministère de l’Économie, plus de 70 plateformes étaient déjà pré-immatriculées fin 2024. Privilégiez une solution qui allie conformité juridique et simplicité d’utilisation. 

Étape 3 : Intégrez les fonctionnalités de signature électronique
Mettez en place les connecteurs nécessaires entre votre GED et les Plateformes Agréées (PA) pour la dématérialisation. Assurez-vous que le système permet la validation automatique des factures et leur archivage sécurisé, tout en conservant une piste d’audit complète. 

Étape 4 : Testez et validez votre dispositif
Avant le déploiement général, adoptez une approche progressive et utilisez les environnements de test pour valider votre solution. Cette étape cruciale vous permettra d’identifier et de corriger d’éventuelles anomalies, tout en recueillant les retours des utilisateurs pour affiner les paramétrages. Pour être prêt à temps, visez une mise en place avant mi-2026.

Les points de vigilance incontournables pour une GED parfaitement adaptée à la facture électronique

Pour bénéficier d’une GED capable de tirer le meilleur parti de la facture électronique, trois aspects majeurs doivent retenir toute votre attention : 

L’archivage :  

Les formats électroniques normés (Factur-X, UBL, CII) devront être pris en charge, et de nouvelles mentions obligatoires intégrées sur vos factures, comme le numéro SIREN, l’adresse de livraison des biens (si différente de l’adresse client), ou encore l’information sur la nature des opérations. 

La conservation sécurisée :  

Les factures électroniques devront être conservées pendant 10 ans dans leur format d’origine. Votre GED doit donc assurer l’intégrité, l’authenticité et la lisibilité des documents sur cette période, tout en garantissant leur accessibilité immédiate en cas de contrôle. 

L’adaptation des collaborateurs  

Trop souvent négligé, ce point est pourtant crucial. Les envois de PDF par email ou de factures papier ne seront plus conformes à la réglementation. Prévoyez donc un temps de formation et d’accompagnement pour que vos équipes s’approprient ces nouvelles pratiques. 

Konica Minolta : votre partenaire pour un passage réussi à la facture électronique

Pour garantir à ses clients de profiter facilement de tous les avantages de la facture électronique, Konica Minolta propose KOMI Doc Essential, une solution GED spécifiquement conçue pour les TPE-PME.

Cette solution clé en main permet de centraliser, organiser et sécuriser l’ensemble de vos documents, dont les factures, à travers une expérience utilisateur très intuitive.  

KOMI Doc Essential repose sur 3 piliers : 

• Une interface simple qui facilite la prise en main par tous les collaborateurs. 

• Un système d’archivage conforme aux normes légales en vigueur. 

• Une intégration simplifiée avec les principales plateformes de dématérialisation. 

KOMI DOC Essential, c’est aussi un accompagnement à chaque étape de votre projet, avec une offre plug and play et packagée : analyse de vos besoins, déploiement optimisé, formation des utilisateurs et support technique réactif. 

Prêt pour 2026 ? L'avenir de votre GED se prépare aujourd'hui

Le passage à la facturation électronique, c’est avant tout la promesse d’une gestion documentaire plus simple, plus efficace, plus rapide, avec à la clé : 

• des gains de temps et productivité,  

• une réduction des erreurs,  

• une amélioration des délais de paiement,  

• une traçabilité complète,  

• une sécurisation renforcée, 

• des économies substantielles. 

Ne laissez pas cette échéance devenir une source de stress inutile et injustifié. Nos experts Konica Minolta sont à votre disposition pour réaliser un diagnostic personnalisé de votre situation et vous proposer une solution adaptée à vos besoins et calibrée sur vos enjeux. 

N’attendez pas 2026, prenez une longueur d’avance dès aujourd’hui !