Correctement réalisée, la gestion documentaire permet aux entreprises de transformer leurs informations en véritable atout stratégique. Ce mode de gestion, essentiel pour la continuité des affaires, permet de préserver l’intégrité et la confidentialité des informations et de rendre l’accès et la gestion des documents plus efficaces. Explications.
Qu’est-ce que la gestion documentaire ?
La gestion documentaire englobe toutes les pratiques, outils et méthodes utilisées pour gérer les documents et les informations d’une entreprise de manière efficace et sécurisée. Concrètement, le processus permet d’organiser, stocker, rechercher et même détruire les documents d’une entreprise (document papier, numérique, audio, vidéo, etc.).
Un système de gestion documentaire bien pensé et implémenté peut transformer la manière dont une entreprise gère et utilise ses informations. Il peut rendre les processus plus fluides et améliorer la prise de décisions.
Les différents types de documents en entreprise
Différents types de documents peuvent circuler en interne :
- les documents administratifs, essentiels pour la gestion et l’organisation de l’entreprise. Il peut s’agir de notes de service, d’emails ou de comptes-rendus, par exemple.
- les documents financiers, importants pour la bonne gestion des ressources financières de la société. Parmi eux, on retrouve les factures, les bilans comptables, les déclarations fiscales ou encore les comptes de résultat.
- les documents commerciaux, utilisés pour la gestion des relations avec les clients et les fournisseurs : devis, contrats de vente, commandes clients, documentation marketing, etc.
- les documents techniques, comme les manuels d’utilisation, les plans, les rapports de test, les plans de projet, etc.
Chacun de ces types de documents est nécessaire au bon fonctionnement de l’entreprise. Une gestion documentaire adéquate permet aux dirigeants de s’assurer que les documents sont bien organisés, sécurisés et facilement accessibles à tout moment.
Les avantages de la gestion documentaire pour les entreprises
Une bonne gestion documentaire améliore l’efficacité des équipes. Grâce à elle, il est possible de trouver rapidement les documents nécessaires à la réalisation d’une tâche. En conséquence, le temps passé à la recherche est réduit, ce qui optimise la productivité.
Autre avantage, les systèmes de gestion documentaire permettent souvent d’automatiser de nombreuses tâches chronophages. Ils réduisent aussi les erreurs humaines et accélèrent les processus administratifs.
Les coûts peuvent également diminuer. La numérisation des documents, par exemple, permet de réduire l’espace nécessaire pour le stockage physique, ainsi que les coûts associés à l’archivage et à la gestion des documents papier. En parallèle, en centralisant les documents et en favorisant leur utilisation numérique, les PME peuvent par ailleurs limiter les impressions aux seuls documents qui nécessitent d’être imprimés.
Les systèmes de gestion documentaire offrent des fonctionnalités de sécurité avancées :
- chiffrement des documents ;
- permissions d’accès pour protéger les informations confidentielles contre les accès non autorisés.
- suivi de toutes les actions effectuées sur un document, offrant ainsi une traçabilité plus complète des actions.
Enfin, la gestion documentaire favorise la collaboration et la communication :
- elle permet un accès centralisé aux documents ;
- elle facilite le partage des documents entre les employés.
- elle s’assure que tous les collaborateurs travaillent sur la version la plus récente d’un document.
Comment mettre en place une gestion documentaire efficace ?
Évaluation des besoins documentaires
Pour mettre en place une gestion documentaire, la première chose à faire est d’identifier les défis auxquels l’entreprise fait face en la matière. Ce travail préliminaire permettra de choisir des solutions qui répondent précisément aux exigences de l’entreprise.
Pour ce faire, il est possible de réaliser une analyse des documents existants en fonction de leur :
- nature ;
- volume.
Déterminer les différents types de documents utilisés par l’entreprise, leur quantité, et leur flux permettra :
- d’identifier les points de douleur actuels (perte de temps à rechercher des documents, erreurs fréquentes, etc.) ;
- de préciser les besoins en matière de sécurité des documents ;
- d’évaluer les attentes en ce qui concerne le partage et la collaboration sur les documents.
Choix des outils et solutions de gestion documentaire
Travailler à partir des bons outils est essentiel pour assurer une gestion des documents fluide, sécurisée et intégrée. Cela évite également les investissements inutiles ou les problèmes d’adoption par les utilisateurs, par exemple. Pour cela, l’entreprise commencera par identifier les fonctionnalités dont elle ne peut pas se passer :
- la numérisation ;
- le stockage sécurisé ;
- la recherche avancée ;
- la gestion des versions ;
- les flux de travail automatisés.
Ce premier travail effectué, elle pourra sélectionner et comparer différents logiciels de gestion documentaires pour trouver celui qui est adapté à ses attentes et aux caractéristiques propres de ses métiers.
Formation des employés
La formation des employés est incontournable pour garantir une utilisation efficace du système. Ce travail maximise les avantages de la gestion documentaire et réduit les résistances au changement.
L’entreprise peut organiser des sessions de formation pour présenter le nouveau système de gestion documentaire, ses fonctionnalités et ses avantages. Elle peut fournir des manuels, des guides d’utilisation et des tutoriels pour aider les employés à se familiariser avec le nouveau système. Si nécessaire, elle peut mettre en place un support technique pour répondre aux questions posées et résoudre les problèmes plus rapidement.
Suivi et optimisation continue
Pour maintenir l’efficacité du système de gestion documentaire, l’optimisation continue reste la clé. Ce suivi permet de s’assurer que le système en place évolue bien avec les besoins de l’entreprise et qu’il continue de fournir des avantages à long terme.
Pour effectuer ce travail, il est possible de définir et de surveiller des indicateurs clés de performance :
- temps de recherche des documents ;
- taux d’erreurs ;
- satisfaction des utilisateurs, etc.
Il est également possible de réaliser des audits réguliers pour vérifier la conformité, la sécurité et l’efficacité des processus documentaires. L’analyse des retours des utilisateurs est aussi incontournable pour identifier les domaines qui nécessitent des améliorations, par exemple.
Les outils et solutions de gestion documentaire
Les outils et solutions de gestion documentaire varient et peuvent répondre à différents besoins selon la taille de l’entreprise, son secteur d’activité et ses objectifs. L’on retrouve par exemple :
- les systèmes de gestion de contenu d’entreprise. Ces solutions complètes couvrent tous les aspects de la gestion de documents et de contenu numérique.
- les systèmes de gestion électronique des documents (GED) qui se concentrent sur la gestion des documents électroniques (numérisation, stockage, organisation et récupération des documents).
- le record management, conçu pour gérer le cycle de vie des enregistrements et des documents officiels.
- les solutions de gestion des contrats, qui se spécialisent dans leur gestion, de la création jusqu’à l’expiration.
Les défis et les obstacles de la gestion documentaire
Les PME peuvent faire face à des défis notables en matière de gestion documentaire, parmi lesquels les risques de violation de données constituent un exemple majeur. En raison de ressources limitées pour investir dans des systèmes de sécurité robustes, les PME sont particulièrement vulnérables aux cyberattaques (330 000 cyberattaques réussies en 2023). Or, les violations de données ont des conséquences graves : pertes financières, atteintes à la réputation, etc. Pour assurer une gestion documentaire sécurisée, il est important :
- que seuls les utilisateurs autorisés aient accès aux documents ;
- d’investir dans des solutions de sécurité robustes et adaptées à la taille de l’entreprise ;
- de former les employés aux bonnes pratiques de sécurité informatique.
Les employés peuvent être habitués à des méthodes de travail traditionnelles (documents papier, stockage non structuré) et résister à l’adoption de nouveaux systèmes numériques. Cela peut ralentir la mise en œuvre et diminuer l’efficacité du nouveau système. Un déploiement réussi passe par une formation adéquate et un soutien adapté pour limiter les peurs et les inquiétudes. Impliquer les employés dès le début du processus pour obtenir leur adhésion est aussi important.
Intégrer un nouveau système de gestion documentaire avec les systèmes informatiques existants (ERP, CRM, etc.) peut être complexe et coûteux. Il est donc important de sélectionner la solution la plus adaptée aux besoins de l’entreprise. Pensez à évaluer soigneusement les besoins spécifiques avant de sélectionner une solution. Idéalement, optez pour des logiciels modulaires et évolutifs qui peuvent s’intégrer facilement avec les systèmes existants.
Conclusion et tendances futures de la gestion documentaire
La gestion documentaire représente un point incontournable pour toute PME souhaitant améliorer son efficacité opérationnelle, réduire ses coûts et garantir la sécurité et la conformité de ses informations. Investir dans ces solutions de gestion documentaire innovantes demeure essentiel pour rester compétitif.
À l’avenir, deux tendances majeures pourraient transformer la gestion documentaire : l’intelligence artificielle et le cloud computing. L’IA intervient dans l’automatisation du tri, la classification, ainsi que la recherche des documents et la rédaction assistée d’e-mails. Le cloud computing, quant à lui, maximise la flexibilité, l’accessibilité et la sécurité des documents.
14 août 2024
