En optant pour la facture électronique, l’organisation pourra s’affranchir de tâches chronophages (impression, mise sous plis, distribution) et réaliser jusqu’à 75 % d’économies en moyenne par facture. Cependant, le passage au format électronique est soumis à quelques exigences qu’il est nécessaire de prendre en compte.
Le respect du cadre légal et fiscal
Pour qu’une facture soit recevable au niveau fiscal, il faut garantir :
L’authenticité de l’origine de la pièce
Le fournisseur doit pouvoir démontrer qu’il est lui-même à l’origine de l’émission de la facture ou que la facture a été émise par un tiers agissant pour le compte et au nom du fournisseur.
L’intégrité du contenu
Cela signifie que toutes les informations qui figurent sur la facture d’origine (obligatoires ou non) ne doivent pas avoir été pas été modifiées. Les factures doivent être conservées dans leur forme et contenu d’origine.
La lisibilité de la facture
La pièce devra pouvoir être lue par l’utilisateur et l’administration sans aucune difficulté (sur papier ou sur écran).
Les exigences de conservation
Les factures créées par voie électronique (dématérialisation des factures) doivent être conservée pendant 6 ans à compter de la date à laquelle elles ont été établies.
L’obtention du consentement des clients
Aux termes du VI de l’article 289 du CGI, « la transmission et la mise à disposition des factures électroniques sont soumises à l’acceptation du destinataire ».
Faire attention aux bonnes pratiques d’envoi d’e-mails en masse
Il est important d’être vigilant lors de l’envoi de factures par e-mail. En effet, l’envoi d’e-mails en masse contenant des factures en pièce jointe peut compromettre vos adresses e-mail jusqu’à vous faire blacklister si vous ne respectez pas les bonnes pratiques d’envoi. Vos factures risquent de se transformer spam, vous obligeant ainsi à relancer vos clients pour impayé d’une facture qu’ils n’auraient pas encore reçu.
Passer à la facture électronique : comment s’y prendre ?
Effectuer un audit interne
Un tel projet de dématérialisation nécessite de bien identifier, en amont, le besoin. C’est pourquoi un audit interne est vivement conseillé afin d’évaluer la situation actuelle de gestion de factures de l’entreprise et de définir les points d’amélioration.
Informer les interlocuteurs concernés
En interne, afin d’accompagner ce changement, il est préconisé de communiquer clairement sur le projet de la dématérialisation auprès des collaborateurs concernés (administration des ventes, service comptabilité, service informatique…). L’entreprise doit se rendre disponible pour répondre aux différentes interrogations des interlocuteurs via des réunions d’information, des forums de discussion, etc.
En externe, il convient bien évidemment d’informer ses clients afin de vérifier leur équipement numérique.
La question du prestataire
En fonction des ressources de l’entreprise, il est possible de faire appel à un prestataire extérieur, expert dans ce domaine. La plupart des prestataires offre des solutions conformes au cadre légal et aux normes en vigueur (facturation électronique obligatoire) et propose des produits s’intégrant facilement au système d’information existant.
Source : jedematmesfactures.com
21 février 2017
