Comment intégrer la dimension RSE dans les achats ?

Pouvez-vous nous présenter votre fonction chez Konica Minolta ?

Sandrine : En tant que Responsable Achats et Services Généraux, ma mission première est de définir la stratégie Achats en m’appuyant sur la Stratégie d’entreprise. Je travaille avec l’ensemble des départements de l’entreprise afin de construire un plan d’action pour réduire les dépenses et optimiser les achats de l’Entreprise.

Elham : En tant qu’acheteuse Leader, je m’occupe de l’ensemble des achats à usage interne, qui permettent le bon fonctionnement de l’entreprise (moyens généraux, IT, marketing… etc). Pour se faire, je travaille avec les différents services pour les accompagner et optimiser la démarche achats au travers de ma connaissance du marché, des fournisseurs, des risques, des réglementations…

Quels sont vos principaux enjeux dans un contexte ou fonction achats et RSE convergent ?

Sandrine :  Le principal défi est de savoir mesurer le ratio qualité/ prix, tout en intégrant des critères RSE dans un contexte d’optimisation de nos achats.

En plus de vérifier le bon rapport qualité/ prix d’un produit ou service, il est nécessaire de s’assurer que les fournisseurs s’inscrivent eux-mêmes dans cette démarche d’achats responsables. Il s’agit notamment de leur demander ce qu’ils mettent eux même en place et s’assurer qu’ils bannissent les pires pratiques

Elham :  On réduit souvent le rôle d’acheteur à la négociation des prix d’achats. Ils adoptent pourtant de plus en plus une approche TCO*(Total Cost of Ownership ou coût de possession). Il y a du recul à prendre et une certaine rigueur à avoir pour appréhender tous les coûts parfois cachés associés à un achat. En ce sens, il y a des liens naturels entre la démarche TCO et les achats responsables. En effet, décortiquer la structure de coûts, permet souvent de mettre en lumière des postes de consommation/pollution évitables. Certains sont évidents comme la livraison, les consommables et le carburant. D’autres le sont un peu moins comme le prix des pannes ou la fin de vie d’un produit. Inversement, s’intéresser au cycle de vie du produit permet de repérer des coûts auxquels on n’aurait peut-être pas pensé (comme par exemple la consommation électrique d’un produit)

Cela peut varier d’une entreprise à l’autre, mais les achats pèsent très lourd dans le CA d’une entreprise. C’est donc considérable d’un point de vue financier, ce qui justifie l’existence de la fonction achats. Mais c’est également une opportunité pour les entreprises d’orienter le marché et l’innovation vers la prise en compte des enjeux environnementaux et sociaux.

Dans une démarche d’achats directs, pour compléter une offre, il peut être intéressant de développer des partenariats innovants. C’est très important lorsqu’une entreprise vit une transformation.

Sandrine :  Côté Konica Minolta, notre démarche est encore en construction car c’est une approche qui nécessite des changements techniques et culturels. Nous apprenons du dialogue avec les départements achats des grandes entreprises et avec nos fournisseurs. La formation et la veille sont des enjeux primordiaux, d’où l’intérêt de participer à des réunions externes et de rejoindre des groupes dédiés.

Notre priorité est d’établir une politique d’achats interne afin de formaliser notre démarche et de garantir que des enjeux comme le TCO et notre impact sociétal soient systématiquement adressés lors du processus d’achat.

Pouvez-vous nous donner un exemple concret de cette nouvelle approche des achats ?

Sandrine :  Au niveau du groupe, nous avons une politique d’achats basée sur des codes de conduite, le bannissement de certaines pratiques et la promotion d’alternatives durables. Nous nous reposons notamment sur le code de conduite de la RBA (Responsible Business Alliance)

En France, nous intégrons des critères relatifs à notre politique RSE dans notre processus d’achats. Nous nous basons sur des critères communs et des grilles d’évaluation adaptées aux cas de figure…

Voici quelques exemples concrets :

• Nous avons amorcé une transition qui nous permettra bientôt d’alimenter tous nos sites en électricité verte. C’est déjà le cas pour la plupart de nos sites.
• Notre flotte automobile est en train d’évoluer vers des énergies moins polluantes, à technologie électrique et hybride.
• Le choix de notre nouvelle installation de chauffage et climatisation s’oriente vers une installation plus performante qui doit réduire notre consommation d’énergie.
• Le contrat signé dernièrement avec notre prestataire de nettoyage tient compte de l’utilisation de produits d’entretien non néfastes pour l’environnement, la santé du personnel qui les utilise et les collaborateurs de l’entreprise.

Du côté des clients Konica Minolta, nous avons également observé des changements :

Alors qu’ils achetaient autrefois séparément les systèmes d’impression et les consommables, ils lancent désormais des appels d’offre pour des contrats de service.

Ces contrats de service ont la particularité de parler d’obligation de résultat plutôt que de moyen. Nous nous engageons donc sur la mise à disposition et l’entretien ainsi que le réassort en consommables de nos équipements plutôt que de les vendre sans suivi. Cela signifie passer d’une économie de produit à une économie de fonctionnalité. Dans ce cadre, nos clients peuvent adopter une approche coût global qui leur permet de minimiser leurs coûts et leur consommation de ressources.

De notre côté, cela nous permet de valoriser notre expertise en gestion de parcs et nos services associés.

Les achats responsables sont un défi qui ouvre la porte à de nouvelles approches de la fonction achats :

Implémenter des critères relatifs à la RSE dans nos processus est important, c’est indéniable. Cependant, il faut le faire en ayant en tête le fait que la RSE est un défi de plus pour des entreprises faisant faces à de nombreux impératifs.

L’importance des achats responsables ne doit pas pousser à brûler les étapes et imposer des exigences impossibles à respecter aux fournisseurs. Ils se retrouveraient alors tous dans l’incapacité de répondre et pourraient même totalement délaisser le critère.

Les exigences doivent donc être amenées progressivement et être expliquées voire discutées. Cela permet de limiter les malentendus, mais également parfois les alternatives qui semblent durables mais ne le sont pas. Les clauses RSE se popularisent, 73% des entreprises interrogées incluent une clause RSE dans leurs contrats mais leur impact et leur pertinence n’est pas pour autant systématiquement au rendez-vous.

Bien sûr, il faut également prendre en compte les contraintes technologique, matérielles et financières auxquelles les fournisseurs sont soumis.

La meilleure façon de le faire est d’entrer dans une réelle démarche de co-construction, de faire des fournisseurs de réels partenaires. C’est d’autant plus nécessaire que le dialogue ne doit pas prendre fin une fois le contrat signé. Bien au contraire, il faut établir des indicateurs de performance et les suivre tout au long de l’exécution de la prestation.

Bien sûr, toutes ces étapes sont facilitées par la coopération des différents services concernés en interne.

Finalement, les achats responsables sont un défi qui ouvre la porte à de nouvelles approches de la fonction achats dont les implications et les retombées en terme de RSE sont considérables.

*TCO : il permet d’estimer le coût global d’un produit tout au long de son cycle de vie. On met en avis les coûts cachés au-delà du prix d’achat.