Au même titre que votre réseau, vos postes de travail et vos terminaux mobiles, vous devez sécuriser vos systèmes d’impression qui présentent un risque quotidien de pertes potentielles de données. En 2016, 61% des entreprises* ont subi une fuite de données en lien avec l’impression.
Qu’il s’agisse d’informations sensibles laissées à la vue de tous dans le bac de sortie du multifonction, de documents récupérés par inadvertance ou à dessein par la mauvaise personne, ou encore de documents incorrectement numérisés et acheminés, toute violation des données a des conséquences désastreuses sur la productivité des entreprises. Selon la récente étude du Ponemon Institute, les violations de données ont coûté l’an dernier aux entreprises, en moyenne, 141 dollars par donnée perdue ou volée. Que faire pour assurer la sécurité des documents associés aux services d’impression ?
L’authentification des utilisateurs, indispensable pour protéger les données
L’authentification est un processus qui oblige les employés à s’identifier avant toute opération. Les accès à l’impression, à la copie, au fax, à la numérisation et toutes les applications comme la dématérialisation des documents dans le workflow de votre entreprise nécessitent une authentification par l’utilisateur.
Il existe différentes méthodes d’authentification :
- cartes d’identité (sans contact, avec contact, magnétiques, à puce),
- codes PIN,
- nom d’utilisateur/mot de passe,
- scanner de veines digitales,
- ou une combinaison de ces méthodes.
Un système d’impression reste verrouillé tant que l’utilisateur n’a pas été authentifié. Une fois authentifié, il peut choisir la tâche qu’il souhaite effectuer. De manière similaire, l’utilisateur peut supprimer les tâches qu’il a envoyées à l’imprimante et dont il n’a plus besoin. Si vous distribuez des badges d’identification pour contrôler l’accès aux bâtiments de votre entreprise, vous pouvez utiliser les mêmes cartes à des fins d’authentification.
Contrôler les droits d'accès
Un problème malheureusement trop fréquent aujourd’hui est le vol de la propriété intellectuelle par des collaborateurs désireux de quitter l’organisation pour rejoindre la concurrence ou fonder leur propre entreprise. Dans bien des cas, des informations confidentielles sont copiées ou numérisées, puis transmises à des tiers non autorisés, hors de vos locaux, par voie électronique.
En définissant des droits d’accès à l’ensemble de votre établissement, vous contrôlez les autorisations d’utilisation des multifonctions de votre parc. Chaque utilisateur, département ou rôle selon les fonctions de chacun est autorisé ou non à pouvoir imprimer, copier ou numériser des documents. En outre, toutes les opérations faites par les utilisateurs sont surveillées, répertoriées, stockées et disponibles au travers de rapports et d’analyses ultérieurs.
Normes de sécurité Konica Minolta
Konica Minolta a été l’un des premiers à développer et mettre en œuvre des technologies améliorant la sécurité de ses multifonctions et protégeant la confidentialité des documents. La norme de sécurité la plus importante en Europe est la norme ISO 15408, également connue sous le nom de certification Critères Communs.
Konica Minolta vient de lancer des multifonctions certifiés Critères Communs. La norme Critères Communs (CC) est la seule norme reconnue internationalement pour les tests de sécurité informatique. La certification Critères Communs permet notamment de garantir aux utilisateurs que les données stockées sur les business hub de Konica Minolta restent parfaitement confidentielles.
Pour de plus amples informations, n’hésitez pas à nous contacter.
*Source – Quocirca 2017 report Print Security: an imperative in the IoT era
24 juillet 2017
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