Solution de dématérialisation
des factures fournisseurs

Pourquoi la facture dématérialisée ?

Selon les recherches réalisées par différents cabinets*, le processus manuel (saisie, approbation, classement, archivage, …) de gestion des factures fournisseur coûte en moyenne 14 € par document.

En utilisant une solution de capture, de traitement, d’approbation et d’archivage électronique de facture, il est possible de réduire considérablement les coûts et pertes de productivité associés tout en permettant aux collaborateurs concernés de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

* Hackett Group, Arthur D. Little, Markess

Les bénéfices

Les services comptabilité, qui s’appuient sur un traitement manuel des factures fournisseurs, rencontrent quotidiennement un certain nombre de désagréments.

75 % des factures fournisseurs sont reçues au format papier
8,8 jours en moyenne sont nécessaires pour gérer une facture de la réception au paiement
7 % des factures fournisseurs entrantes contiennent des erreurs
14 € est le coût moyen de traitement d’une facture entrante

Avec la facture dématérialisée :

DIVISEZ PAS 5, LE DÉLAI
DE TRAITEMENT D’UNE FACTURE

AMÉLIOREZ LA FIABILITÉ
DE VOTRE PROCESSUS.

DIVISEZ PAR TROIS
VOS COÛTS DE TRAITEMENT.

Les Fonctions clés

La solution globale adaptée à vos processus métier

Destinée aux entreprises souhaitant accroître la productivité de leur activité comptable, tout en diminuant les délais et coûts associés au traitement des factures fournisseurs, la solution DIGI Pack Dématérialisation Fournisseurs , propose un large panel de possibilités pour s’adapter à vos processus et règles métier.

1. Collecte

Quel qu’en soit le format, DIGI Pack Dématérialisation Fournisseurs vous fournit une solution de dématérialisation complète de vos factures fournisseurs, de leur collecte jusqu’à leur intégration comptable.

Numérisation des factures reçues sous format papier depuis un scanner ou une imprimante multifonction
Dépôt des factures reçues sous format électronique dans un dossier Windows surveillé
Import de factures déposées depuis la GED DIGI Pack Dématérialisation Fournisseurs

2. Capture & Reconnaissance

Basée sur des moteurs de Reconnaissance Optique de Caractères (OCR) et un algorithme de déduction complexe pour rechercher les informations utiles sur les factures, DIGI Pack Dématérialisation Fournisseurs extrait les données comptables pertinentes.

Capture des documents numérisés, déposés dans le dossier surveillé ou importés depuis DIGI Pack Dématérialisation Fournisseurs
Personnalisation des modèles par fournisseur pour une reconnaissance automatique
Capture des données :
– en tête et pied de page
– lignes articles

3. Contrôle

DIGI Pack Dématérialisation Fournisseurs vous offre la possibilité de vérifier les informations capturées pour encore plus de précision dans le traitement de vos factures.

Console multi-utilisateurs : capacité à travailler en simultané sur un ou plusieurs dossiers comptables
Vérification de la conformité des informations capturées
Correction des anomalies si nécessaire

4.1 Collaboration

La solution DIGI Pack Dématérialisation Fournisseurs inclut tous les outils nécessaires pour orchestrer le workflow de vérification de factures et les validations de paiement de manière parfaitement compatible avec vos exigences.

Déclenchement de circuits de validation linéaires ou conditionnels
Notification automatique des tâches de validation aux collaborateurs concernés
Gestion dynamique des délais affectés aux tâches d’approbation pour un traitement plus rapide
Interface de suivi de l’état d’avancement de l’ensemble des tâches affectées en temps réel

4.2 Classement

Les factures sont archivées dans la plateforme de gestion documentaire DIGI Pack Dématérialisation Fournisseurs pour être conservées dans le temps et accessibles à tout moment par vos collaborateurs, collègues, clients, fournisseurs, etc.

Classement organisé des factures au format d’archivage légal PDF/A par dossier fournisseur
Recherche instantanée des documents
Accès aux factures depuis tout poste informatique du réseau ou depuis votre smartphone ou tablette (iOS, Android)
Conservation des factures dans un Espace Sécurisé de Conservation pour assurer une Piste d’Audit Fiable

5. Génération des écritures & Intégration comptable

Afin de vous éviter les fastidieuses opérations de ressaisies, les données initialement capturées sont directement intégrées dans votre progiciel comptable.

Import du plan comptable de chaque dossier comptable (par fichier ou par requêtage SQL)
Visualisation, modification si nécessaire et export des lots d’écritures comptables préalablement générés dans la phase de capture & reconnaissance
Compatibilité avec tous les logiciels disposant de la fonction d’import d’écritures au format texte ou xml

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Afin de vous garantir une installation fiable et rapide dans votre environnement informatique, la solution DIGI Pack Dématérialisation Fournisseurs est délivrée en une seule suite logicielle permettant de gérer intégralement le processus de dématérialisation de vos factures fournisseurs de A à Z.

Solution de dématérialisation des factures fournisseurs