Quel système d’impression à l’heure du digital (1) ? Ou comment adapter vos imprimantes aux usages et besoins des utilisateurs ?

BEST OF de vos articles préférés au 1er semestre : Travail en mobilité, dématérialisation de documents, connexion à des logiciels métiers : le système d’impression est le point d’entrée à de nombreux usages professionnels. Il fait dorénavant partie de l’écosystème « digital » d’une entreprise et a un rôle majeur à jouer dans la réponse aux besoins des utilisateurs.

imprimer mieux Konica Minolta

En France, les salariés considèrent à 48% que les technologies fournies par leur employeur sont inadaptées pour un travail efficace, et pour 28% que leur DSI ne répond pas à leurs besoins. Même s’il faut relativiser ces chiffres, il est évident que les besoins des utilisateurs évoluent très rapidement et que globalement ils souhaitent retrouver au travail le même confort d’utilisation qu’avec leurs appareils personnels : smartphones, tablettes, objets connectés, etc.

Le copieur d’hier est devenu un véritable hub technologique qui va permettre d’améliorer la productivité des collaborateurs, mais qui dans le même temps induit un changement des habitudes de travail. Ce changement qui doit être réfléchi, mûri et organisé en fonction des besoins des utilisateurs qui varient foncièrement entre les différents services. En effet, il faut pouvoir à la fois concilier stratégie d’entreprise et confort des utilisateurs.

Comment adapter le parc d’impression aux usages et besoins des utilisateurs ?

Lors du renouvellement du parc d’impression, il y a 3 questions fondamentales à se poser : est-ce que je peux gagner du temps en personnalisant le système d’impression à mes usages ? est-ce que tous mes collaborateurs pourront facilement utiliser ce nouveau matériel ? Quels outils vais-je pouvoir mettre à disposition de mes collaborateurs pour aider à leur utilisation ?

 

  1. Personnalisation des systèmes d’impression – Les collaborateurs peuvent perdre de nombreuses minutes à naviguer dans les menus et sous-menus pour lancer la copie de documents ou leur numérisation. Retrouver facilement la fonction la plus utilisée par un groupe de travail, ajouter uniquement les icônes dont les utilisateurs ont besoin directement sur l’écran d’accueil, créer un raccourci propre au service comptabilité… la création d’une interface personnalisée vient améliorer le confort d’utilisation et offre des gains de temps non négligeables. Il est aussi possible de pousser plus loin la logique de personnalisation en disposant d’une interface aux couleurs de l’entreprise et en échangeant des messages collaboratifs pour aiguiller vers une fonctionnalité spécifique ou encore rappeler une réunion de service…
  1. Un accès simplifié pour tous – Le système d’impression doit pouvoir aussi bien être utilisé par une personne valide que par une personne présentant un handicap. Tous les systèmes d’impression de Konica Minolta répondent au design universel qui rend les matériels accessibles à tous. Par exemple, l’ouverture des magasins papiers par le haut ou par le bas est facilitée, le panneau de contrôle inclinable s’adapte aux utilisateurs en fauteuil roulant, les rainures sur le matériel permettent de simplifier la récupération des travaux par les personnes non ou malvoyantes ou encore les points de résine en braille sur l’écran de commande (grâce à l’ajout d’un film polyester électrostatique) leur permettent d’utiliser une fonction.
  1. Des outils pour faciliter la prise en mains des systèmes d’impression – Comment s’assurer que les utilisateurs savent bien utiliser le parc d’impression ? Au-delà de la session de formation, d’autres outils accessibles 24h24 et 7j/7 doivent au quotidien aider les utilisateurs à appréhender une nouvelle fonction ou à se remémorer certains paramétrages : posters, vidéos, guides utilisateurs… C’est notamment le cas du site premierspas-konicaminolta.fr  qui propose des guides de prise en mains rapide, des guides utilisateurs interactifs et même des modules de e-learning.
21 août 2017
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