Comment réduire les coûts d’impression de son entreprise ?

Réduire les coûts d’impression figure rarement dans les plans d’économies, faute de vision consolidée sur ce poste. Papier, toners, maintenance, énergie, temps passé par le support informatique : les dépenses se dispersent entre services généraux, DSI et achats, sans qu’aucun tableau de bord ne les rassemble.

Le montant en jeu n’a rien d’anecdotique : papier, consommables et maintenance représentent chaque année plusieurs milliers d’euros, même pour une entreprise d’une centaine de salariés. Un audit du parc et quelques réglages suffisent souvent à alléger la facture.

Pourquoi les coûts d'impression sont-ils souvent sous-estimés ?

Parce que personne n’en détient la vision complète. Le papier relève des services généraux, les toners de commandes dispersées, la maintenance de contrats signés au fil des ans. Le coût d’impression réel d’une entreprise dépasse donc largement le prix affiché des ramettes et des cartouches.

Identifier les principaux postes de dépenses

Les coûts directs sautent aux yeux : papier, toner, pièces d’usure, contrats de maintenance, électricité. Les coûts indirects pèsent autant, parfois davantage. Temps du support informatique mobilisé sur les incidents, stockage des consommables, trésorerie immobilisée dans les stocks, documents imprimés puis jetés sans avoir été lus : l’ADEME évalue à 400 millions d’euros par an le coût des impressions inutiles en France. L’estimation n’a pas été actualisée depuis, mais elle reste un repère utile.

Réaliser un audit de son parc d'impression

L’audit du parc d’impression établit le point de départ : recensement des équipements, volumes réels par machine et par service, rapprochement avec les contrats en cours. L’exercice fait remonter presque toujours les mêmes anomalies — imprimantes individuelles sous-utilisées, machines vieillissantes gourmandes en consommables, contrats redondants. Sans cet état des lieux chiffré, les décisions d’achat se prennent à l’aveugle. Les entreprises qui veulent optimiser leur parc d’imprimantes commencent par là.

Quelles bonnes pratiques permettent de réduire les coûts d'impression ?

Deux familles d’actions produisent des économies rapides : le paramétrage des machines et l’évolution des usages. La troisième, la rationalisation du parc, demande plus de temps mais rapporte davantage.

Optimiser les paramètres d'impression

Le recto verso par défaut divise la consommation de papier des documents internes. Le noir et blanc par défaut, couleur sur demande, réduit le coût du clic : la page couleur est facturée plusieurs fois le prix de la page monochrome dans la plupart des contrats coût-page. Le mode brouillon suffit pour les documents de travail. Ces réglages se déploient en quelques heures depuis le serveur d’impression. Leur point faible : ils se contournent, d’où le besoin d’un suivi.

Sensibiliser les collaborateurs

Les habitudes d’impression comptent autant que la technique. Courriels imprimés, exemplaires multiples pour les réunions, documents oubliés sur le bac de sortie : ce gaspillage se corrige par des consignes simples affichées près des machines et par la libération des impressions par badge — un document non réclamé n’est jamais imprimé. Sans mesure des volumes par service, les mauvaises habitudes reviennent toutefois en quelques mois.

Rationaliser le parc d'imprimantes

Remplacer les imprimantes individuelles par des multifonctions professionnelles partagées réduit le nombre de machines, les contrats et les stocks de consommables. Un multifonction récent consomme moins d’énergie qu’une flotte d’équipements d’appoint et centralise impression, copie et numérisation. La règle n’est pas absolue : les services traitant des documents sensibles gardent parfois un équipement dédié. Le travail hybride change aussi la donne : moins de présence au bureau, c’est un parc à redimensionner.

Comment une solution de gestion de parc d'impression peut-elle aider ?

Les Managed Print Services (MPS) désignent la gestion externalisée de l’environnement d’impression : un prestataire prend en charge équipements, consommables, maintenance et pilotage des coûts, facturés à la page. Nous évaluons le poste impression entre 400 et 1 200 euros par utilisateur et par an.

Automatiser le suivi des consommables et de la maintenance

Le télérelevé des compteurs déclenche la livraison des toners avant la rupture et alerte le prestataire sur les signes de panne : bourrages répétés, pièces en fin de vie. Les interventions se planifient au lieu de se subir, ce qui limite les interruptions d’activité et les dépannages en urgence, toujours facturés au prix fort. L’automatisation ne dispense pas de relire les contrats : un coût-page mal négocié le reste, même supervisé.

Analyser les usages pour optimiser les coûts

Les tableaux de bord de gestion du parc d’impression donnent le coût par page, par machine et par service. Ces indicateurs orientent les décisions : réaffecter une machine sous-utilisée, imposer des quotas couleur, repérer les services aux volumes atypiques. La supervision couvre aussi un angle mort : les multifonctions connectées figurent parmi les failles de sécurité les plus négligées du système d’information.

Quels sont les bénéfices environnementaux d'une impression optimisée ?

La réduction des coûts d’impression et la démarche RSE convergent : chaque page évitée économise du papier, de l’énergie et des consommables. L’impression responsable se pilote avec les mêmes outils que la maîtrise budgétaire.

Réduire la consommation de papier et d'énergie

Un salarié consomme entre 70 et 85 kg de papier par an selon l’ADEME, soit environ trois ramettes par mois — le premier consommable de bureau. Recto verso, libération par badge et dématérialisation des documents sans vocation à être imprimés font baisser ce volume, et avec lui la facture électrique des machines. Le numérique a toutefois sa propre empreinte : dématérialiser ne vaut que pour les documents réellement consultés à l’écran.

Allonger la durée de vie des équipements

Une machine entretenue et bien dimensionnée dure plus longtemps. La maintenance préventive évite l’usure liée aux surcharges, et le suivi des volumes permet de réaffecter un équipement plutôt que de le remplacer. Repousser le renouvellement du matériel réduit les déchets électroniques et l’empreinte de fabrication — le poste le plus lourd du bilan environnemental d’une imprimante.

Pourquoi se faire accompagner par un expert ?

Parce que l’optimisation des impressions mobilise des compétences que peu d’entreprises détiennent en interne : analyse de volumes, négociation de contrats coût-page, dimensionnement du matériel, supervision technique. Le sujet rejoint en cela l’infogérance informatique : l’externalisation se justifie quand le pilotage interne coûte plus cher que la prestation.

Les bénéfices d'un audit et d'une gestion de parc

Un prestataire spécialisé comme Konica Minolta enchaîne audit du parc, préconisations chiffrées, supervision à distance et maintenance. L’entreprise obtient une facturation consolidée et prévisible, un interlocuteur unique en cas d’incident et des indicateurs de suivi. La contrepartie existe : un contrat MPS engage sur plusieurs années, ce qui impose de le calibrer sur des volumes réalistes plutôt que sur l’historique.

Une stratégie d'impression adaptée aux besoins de l'entreprise

Un cabinet d’avocats, un site industriel et un réseau d’agences n’impriment ni les mêmes volumes ni les mêmes documents. La stratégie d’impression se construit au cas par cas : nombre et emplacement des machines, règles par profil d’utilisateur, niveau de confidentialité, objectifs RSE. Les préconisations standard produisent des parcs standard, rarement adaptés et souvent surdimensionnés.

La maîtrise des coûts d’impression commence par un chiffre que peu de directions financières connaissent : le coût complet de la page imprimée, service par service. L’obtenir demande un audit, quelques semaines et aucun investissement. Les entreprises qui réduisent durablement leurs coûts d’impression sont celles qui ont institué ce suivi. Reste à savoir combien accepteront de regarder le compteur avant le prochain renouvellement de contrat.