Bulletin de paie papier vs électronique : quels enjeux pour votre organisation ?

En optant pour le bulletin de paie électronique, l’entreprise peut se libérer de ces tâches répétitives et réaliser jusqu’à 70 % d’économies sur les coûts de gestion.

Cependant, le passage au bulletin de paie électronique est soumis à quelques règles :

• La durée de conservation des bulletins de paie électroniques soit pendant une durée de 50 ans ; soit jusqu’à ce que le salarié ait atteint l’âge de 75 ans (C. trav. art. D 3243-8 nouveau).  Le décret du 16 décembre 2016 précise que le service en ligne associé au compte personnel d’activité permettra au titulaire du compte de consulter tous ses bulletins de paie émis sous forme électronique, quelque soit l’employeur (C. trav. art. R. 3243-9 nouveau).
• Le respect strict du cadre légal imposant la mise en Å“uvre des technologies de scellement numérique (hachage, signature numérique, horodatage) et de conservation des données dans un espace de conservation sécurisé (coffre-fort numérique bulletin de paie par exemple)
• La mise en place éventuelle d’un double système de remise de bulletins de paie en fonction des choix des salariés : papier pour ceux qui s’opposent à recevoir leur bulletin de paie au format numérique, et électronique pour les autres

Lors d’un tel changement, il est également important d’informer tous les collaborateurs et de répondre à leurs éventuelles appréhensions et/ou interrogations.

L’entreprise devra en particulier rassurer les salariés sur la possibilité de pouvoir récupérer facilement l’intégralité des bulletins de paie générés en cas de départ à la retraite ou vers une autre entreprise.

Les technologies, de plus en plus packagées, ainsi que la tendance à l’assouplissement des conditions réglementaires en discussion dans la nouvelle loi de réforme du Code du travail (porté par Myriam El Khomri) vont très certainement réduire le poids de ces enjeux pour les années à venir.

A noter, que depuis le 1er janvier 2017, les entreprises peuvent émettre leurs bulletins de paie en format électronique, sans accord préalable du salarié. Ce dernier peut toutefois s’y opposer s’il le souhaite. La dématérialisation du bulletin de paie est bel et bien en route.

Sources :

• Wikipedia
• Loi d’allègement des procédures des articles L. 3243-2 et L.3243-4 du Code du travail
• Norme NF Z42-025 (AFNOR), 2011, « Gestion du bulletin de paie électronique », norme française
• Norme NF Z42-013 (AFNOR), 2009, « Archivage électronique – Spécifications relatives à la conception et à l’exploitation de systèmes informatiques en vue d’assurer la conservation et l’intégrité des documents stockés dans ces systèmes »
• FNTC (Fédération Nationale des Tiers de Confiance), 2013, guide de la signature électronique, collection « Les guides de la confiance de la FNTC »
• FNTC, 2012, guide du bulletin de paie électronique, collection « Les guides de la confiance de la FNTC »