Co-construire la digitalisation RH avec les utilisateurs

Savez-vous pourquoi plus de 60 % des DRH déclarent associer étroitement les managers aux réflexions autour de l’expérience collaborateurs ? Parce qu’ils considèrent que co-construire leur stratégie d’optimisation RH avec les encadrants est la meilleure manière d’obtenir l’adhésion de l’ensemble des acteurs.

En effet, la digitalisation RH, qu’elle concerne par exemple la dématérialisation des bulletins de paie ou la transformation du processus de gestion des temps, introduit un changement dans les usages des salariés. C’est pourquoi la vigilance doit être de mise pour bien accompagner ce changement et s’assurer que le projet de digitalisation RH induise bien une amélioration de l’expérience collaborateur.

 

La co-construction de la stratégie de digitalisation RH est donc une réponse adaptée à l’objectif d’appropriation par les acteurs. Pour avancer avec une démarche efficace de co-construction, 3 précautions sont incontournables :

  • Aborder avec intégrité la dynamique de co-construction
  • Associer l’ensemble des parties prenantes concernées
  • Mettre en œuvre une méthodologie d’animation efficace

Vivre pleinement la dynamique d’une digitalisation RH co-construite

La phase de co-construction intervient à l’issue de la phase de conception du cadre du projet de digitalisation RH. Son but est d’approfondir l’analyse du contexte en impliquant les acteurs eux-mêmes.

 

En effet, la responsabilité de l’équipe en charge de l’animation est que le projet soit conduit de manière sereine et qu’il aboutisse à l’attendu réel de l’entreprise et des acteurs impliqués dans les processus transformés. Ainsi, grâce à la concertation qu’elle induit, la co-construction donne une opportunité bienvenue de personnalisation des conditions de mise en œuvre du déploiement :

  • Éléments de communication
  • Calendrier et étapes
  • Définition des indicateurs de suivi

 

C’est vrai, la co-construction comporte des contraintes, notamment le besoin de faire coïncider des agendas et de devoir consacrer du temps à harmoniser des points de vue qui peuvent être opposés au départ.

 

Pour autant, il faut regarder l’approche de co-construction comme une mise en dynamique de l’entreprise, préalable dans son principe à la sérénité de l’avancement du projet de digitalisation RH. C’est pourquoi il convient de jouer le jeu avec les acteurs et d’associer les parties prenantes avec intégrité et persévérance.

 

Un dernier point pour promouvoir la co-construction du projet de digitalisation RH. Tout projet d’optimisation des processus RH contient en germe une intention d’amélioration de l’efficacité collective. Il est donc pleinement logique d’accompagner son déploiement avec une dynamique d’association forte des parties prenantes !

 

Associer toutes les parties prenantes à la co-construction de la digitalisation RH

On se souvient que l’on aura pris soin au cours de l’étape de préparation du projet de digitalisation RH de placer les collaborateurs au cœur du projet. Ainsi, il faut agir de même en phase de déploiement et composer son panel avec soin.

En effet, si le changement implique un grand nombre d’acteurs, tous ne sont pas de futurs utilisateurs réguliers. C’est pourquoi il est indispensable de se poser et de considérer le fonctionnement du corps social afin d’être sûr de ne laisser aucun acteur clé sur le bord de la route.

 

Le travail de l’équipe projet est d’identifier :

  • Les interlocuteurs incontournables
  • L’ensemble des profils qui seront, de près ou de loin, impactés par le projet de digitalisation RH.

 

Examinons pour fixer les idées les deux typologies autour desquelles bâtir son panel :

  • Les managers
  • Les experts

 

Tout manager est concerné par un projet de digitalisation RH :

  • Il devra le mettre en œuvre, à travers par exemple un workflow de validation des congés.
  • Il devra l’expliquer au sein de son équipe, par exemple pour lever d’éventuelles craintes par rapport à la dématérialisation des bulletins de paie.

 

Mais pour rester dans l’hypothèse d’une digitalisation de la gestion des congés, le manager est également impliqué parce que son organisation des congés deviendra totalement publique, visible par tous. Là, c’est donc son mode de management qui est impacté.

Il est donc légitime que les managers soient largement impliqués en amont et pas seulement formés en aval.

 

Quant aux experts, le travail de co-construction s’applique aussi aux personnes dont la contribution sera nécessaire pour renseigner un tableau de bord. L’équipe projet doit les associer à la définition du protocole adéquat pour fournir les données nécessaires.

Conduire une animation à la hauteur des ambitions de la digitalisation RH

À partir du moment où la co-construction est animée avec sincérité et que la prise en compte des ressentis des parties prenantes est effective, la méthode de libération de la parole est à la discrétion de chaque projet. La culture de l’organisation, la maturité et la disponibilité des acteurs jouent évidemment un rôle dans l’identification de l’approche idoine.

 

Pour autant, l’expérience enseigne que l’interactivité au cours d’un ou plusieurs ateliers est efficace. La parole croisée au cours d’un processus d’échange permet en effet souvent d’aplanir naturellement nombre de difficultés opérationnelles et de construire une vision partagée.

 

La libération de la parole dans un cadre collectif (vs des entretiens en tête à tête, par exemple) est ainsi un levier de motivation pour chacun et d’appropriation préalable des changements. Pourvu bien sûr que tous les participants puissent se sentir considérés, compris et surtout entendus.

 

Il faut enfin observer qu’une démarche d’optimisation des processus RH s’inscrit dans une perspective d’amélioration continue. Il est donc particulièrement avisé de consulter régulièrement les parties prenantes dans un tel contexte délibératif. Vous pouvez compter sur eux pour alimenter les évolutions suivantes du projet. C’est une opportunité à saisir : l’ouverture et l’évolutivité font partie des indices pour reconnaître un bon logiciel de gestion RH. 

En conclusion, co-construire sa démarche de digitalisation RH avec un panel de managers est une ressource pour optimiser l’appropriation du corps social. La mobilisation des parties prenantes est en effet un gage d’enracinement du projet dans la réalité du fonctionnement de l’organisation.

Or, la co-construction est un processus d’animation qui ne s’improvise pas et demande un minimum d’expérience. C’est pourquoi le recours à un accompagnement extérieur de sa stratégie de digitalisation RH est souvent avisé.

Pour répondre au double enjeu de la pertinence du choix de la solution technique et de l’accompagnement de son déploiement, Konica Minolta Solutions d’Entreprise a lancé une offre hybride, solution + conseil. Les consultants sont experts des solutions et formés à l’accompagnement du changement. Et surtout proches de vous ! N’entamez pas un projet de digitalisation RH sans vous renseigner sur DIGI Pack dématérialisation RH.

17 février 2021
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