4 raisons de digitaliser la gestion des congés

Alors que la plupart des entreprises sont en recherche de solutions pour optimiser la fluidité de leurs processus, 80 % des décideurs RH considèrent que leur fonction a « un rôle clé à jouer dans le contexte de transformation de l’entreprise¹ ». C’est dans cette perspective que la digitalisation de la gestion des congés et des absences vient rapidement sur le tapis.

En effet, la gestion des congés :

• repose sur des interactions croisées
• exige une gestion dynamique des disponibilités respectives pour garantir la continuité d’activité

Deux caractéristiques qu’une plateforme interactive sait particulièrement bien prendre en charge.

C’est pourquoi la digitalisation de la gestion des congés et des absences fait rapidement l’unanimité au sein de l’entreprise :

• rend l’organisation collectivement plus efficace
• autonomise les salariés
• améliore la gestion de la disponibilité des équipes pour les managers
• permet d’automatiser le recueil des variables de paie

1- Digitaliser la gestion des congés fait gagner l’entreprise en efficacité collective

Gagner en productivité

La gestion des congés et des absences devient rapidement un sujet dès lors que l’entreprise a une certaine taille, d’autant plus si elle est en réseau. Il va de soi que le recours, contraint ou choisi, au télétravail et le travail à distance de populations mobiles rendent également plus compliquées la gestion des demandes de congés et l’enregistrement des absences.

Fonctionner par échanges de courriels ou téléphoniques et comptabiliser les absences et les présences par tableaux Excel^® est évidemment toujours possible. Mais l’expérience commune fait remonter la longueur des temps de traitement, les incohérences dans la gestion des plannings et de possibles erreurs de saisie ou dans la transmission des données.

C’est pourquoi le premier bénéfice de la digitalisation de la gestion des temps est bien le gain de productivité.

Gagner en responsabilité

La digitalisation de la gestion des congés et des absences conduit également à une harmonisation des principes de management. En effet, le recours à la plateforme implique de préciser à l’échelle de l’organisation les délais de réponse et les règles d’acceptation des demandes de congés.

En outre, la traçabilité des interactions et la visibilité des plannings renforcent l’esprit de responsabilité.

• Les collaborateurs perçoivent plus nettement les périodes de tension pendant lesquelles leur présence est souhaitable dans l’intérêt des missions.
• Les managers prennent davantage la peine de motiver leurs éventuels refus.

Gagner en attractivité

L’adoption de la digitalisation de la gestion des congés a une conséquence également du point de vue de l’amélioration de la marque employeur.

En effet, supprimer les papiers et les courriels dans tous les sens contribue à la maîtrise de l’empreinte carbone et donc à la réputation RSE de l’entreprise.

Mais en favorisant des interactions efficaces entre les acteurs et une meilleure communication interne, la digitalisation de la gestion des congés induit aussi une optimisation du bien-être au travail.

Enfin, la dimension d’image n’est pas à négliger. Une gestion des temps digitalisée, c’est aussi une expérience employé moderne et mobile.

2- Rendre les salariés plus autonomes

Indépendamment des avantages au niveau de l’entreprise, la digitalisation de la gestion des congés apporte également des bénéfices du point de vue des acteurs du processus.

Par exemple, le gain principal pour le salarié est de prendre la main sur le processus de gestion de ses congés.

D’une part, il bénéficie d’un traitement accéléré de ses demandes, qu’il est ailleurs en mesure de formuler dès qu’il le souhaite, depuis son téléphone.
D’autre part, le collaborateur a accès en permanence à son solde et dispose ainsi d’une idée claire des disponibilités qui lui restent.

Accédant au planning général au niveau de son équipe, le collaborateur a également, grâce à la plateforme, la possibilité de s’insérer de manière fluide dans le collectif, au profit de la cohésion d’équipe

3- Garantir aux managers une optimisation de la disponibilité de leurs équipes

La digitalisation de la gestion des congés et des absences apporte aux managers une visibilité en temps réel sur le planning des semaines à venir.

D’autant plus que la planification intègre automatiquement toutes les données sociales issues des conventions collectives, comme la gestion des roulements et la gestion des récupérations obligatoires.

Cette visibilité, associée à l’accès instantané à l’historique du demandeur, facilite la prise de décision du manager et documente un éventuel refus.

4- Pour la fonction RH, digitaliser la gestion des congés permet d’automatiser le recueil des variables de paie

Pour la fonction RH, enfin, la digitalisation des congés correspond à la disparition de tâches chronophages à faible valeur ajoutée.

D’une part, la plateforme simplifie le pilotage de la conformité, à travers une visibilité claire et instantanée des plannings et des demandes de congés en cours. La fonction RH est ainsi en mesure de vérifier en temps réel la cohérence des plannings avec les contraintes du droit du travail.

D’autre part, les congés et les absences sont pris en compte automatiquement dans le calcul de la paie, grâce à une interface entre le logiciel de gestion des congés et le logiciel de production de la paie.

En conclusion, la digitalisation de la gestion des congés et des absences est l’un des 3 piliers de l’optimisation des processus RH, avec l’internalisation de la production de la paie et la dématérialisation des bulletins de salaire.

Elle rend globalement l’organisation plus intelligente et chacune des parties prenantes y trouve son compte.

Si les bénéfices en sont évidents, la mise en œuvre de la digitalisation de la gestion des congés et des absences exige une approche personnalisée, en fonction du contexte particulier de l’entreprise.

C’est pourquoi il est avisé de se faire accompagner et de bénéficier d’une offre clé en main, incluant la mise à disposition de la plateforme et l’accompagnement expert de son intégration.

¹Malakoff Médéric/BVA – 2018