Dans les entreprises, des applications de RPA (Robotic Process Automation) prennent en charge des routines simples, répétitives et chronophages. Cela permet de libérer du temps pour des activités à plus forte valeur ajoutée.
Ce qui fait que l’exécution des processus de gestion sera de plus en plus hybride, assurée pour la partie la plus routinière par la RPA et pour la partie la plus complexe par des humains. Ou, pour dire les choses autrement, les tâches seront de plus en plus accomplies par des humains assistés par des robots.
Une solution de gestion de flux de travail (Workflow Management System) s’inscrit dans cette perspective, en venant fluidifier l’attribution des tâches et les flux de travail entre les humains et les robots de RPA :
- De quoi parle-t-on ?
- Quels bénéfices en attendre ?
- Comment mettre en œuvre ?
RPA & gestion des flux de travail : de quoi parle-t-on ?
Quand toutes les informations stratégiques sont accessibles et les flux de travail clairement définis, les processus métier se déroulent sans heurt. Les entreprises peuvent alors envisager sérieusement le contrôle et l’optimisation de leurs processus métier.
Un flux de travail (ou workflow) décrit un processus récurrent défini avec précision. Par exemple :
- L’acceptation des marchandises
- L’enregistrement de données, puis le contrôle de la saisie de ces données
- La récupération sur les portails fournisseurs et l’approbation d’une facture ou d’un achat
- Le stockage des marchandises
- Le routage et des réponses automatique à des demandes clients (helpdesk, relation client, …)
Ces processus peuvent être comparés à une recette de cuisine. Vous avez d’abord besoin d’ingrédients spécifiques, et vous devez suivre les étapes de préparation : laver les légumes, enrober la viande de chapelure… À la fin, le repas est prêt à être servi !
Le RPA c’est comme si vous aviez un robot de cuisine qui réalisait toutes ces étapes pour vous, il ne vous sollicite que pour rajouter des ingrédients juste au bon moment ! Un gain de temps considérable pour réaliser d’autres tâches.
Sur le plan professionnel, pour optimiser un flux de travail, la RPA est susceptible d’intervenir aux côtés du responsable de sa réalisation point à point. Par exemple, un robot rapproche factures et encaissements, notifie les anomalies (absence de règlement ou règlement non conforme) et l’humain choisit le scénario de relance le plus approprié à la relation commerciale concernée.
RPA & gestion des flux de travail : quels bénéfices en attendre ?
Compte tenu du contexte économique, en constante évolution, des processus et des flux de travail clairement définis permettent d’améliorer la productivité en gagnant du temps pour les collaborateurs tout en augmentant la satisfaction externe (clients et fournisseurs) en limitant le risque d’erreurs.
Lors de la mise en place d’une gestion des flux de travail, on s’attache à optimiser la circulation des documents au sein d’un service et la communication transverse avec les autres services. D’un point de vue logicielle, cela correspond à la mise en place de workflow automatique capturant, traitant et distribuant le document selon des conditions fixées. Ainsi les informations circulent mieux dans l’entreprise et peuvent être traitées plus rapidement par l’ensemble des services.
Mais quand on parle d’automatisation, la simple gestion des flux documentaire ne permet pas d’optimiser complètement un flux de travail. Chaque flux de travail est aussi composé de tâches exécutées par les collaborateurs qui ne dépendent pas de la gestion documentaire tels que la récupération d’informations sur un portail web (factures par exemple), la création d’un rapport financier pour des besoins de suivi ou d’analyses ou encore une série d’actions sur une application métier pour valider un processus ou pour activer une action.
Toutes ces tâches peuvent être également automatisées grâce au RPA afin d’obtenir une productivité accrue sur un flux de travail identifié.
On voit donc que le RPA est un complément à une gestion documentaire efficace pour augmenter la productivité, réduire les coûts, développer la satisfaction des clients et la relation fournisseur.
Mais tout ces bénéfices ne pourront avoir lieu sans prendre en compte la qualité de l’interface Homme/Application qui est fondamentale pour garantir l’efficacité des processus mis en œuvre.
RPA & gestion des flux de travail : comment mettre en œuvre ?
Une gestion intelligente des flux de travail est fondamentale pour optimiser les processus de l’entreprise, gagner du temps et réduire les coûts.
La première étape de la mise en œuvre consiste à identifier les flux de travail susceptibles d’être optimisés par une hybridation homme/RPA. Puis à les mettre en place dans votre organisation avec le support d’un logiciel de gestion de flux de travail.
Il faut noter que si le travail quotidien ou un projet est pré-programmé dans les moindres détails, les collaborateurs peuvent vite se sentir sous-estimés voir aliénés. C’est pourquoi le recours à la RPA doit être accompagnée dans le cadre d’une démarche de pédagogie du changement. Et les acteurs concernés doivent trouver leur compte à travers un enrichissement véritable de leurs fonctions de gestion.
Il est donc judicieux d’impliquer les managers et collaborateurs concernés, dans le développement, la construction et la mise en œuvre d’une gestion des flux de travail. Cela afin de faciliter l’adoption et de rationaliser les processus qui sont au cœur de votre entreprise.
En conclusion, optimiser les flux de travail grâce à la technologie RPA prend encore plus de sens quand elle vient en complément d’une automatisation des flux documentaires dans un premier temps.
Cela pousse l’automatisation d’un flux métiers à un niveau plus évolué, en traitant les documents puis les tâches, afin d’apporter un bénéfice immédiat et visible aux collaborateurs et à l’entreprise telle que leur productivité.
L’étape suivante sera l’ajout d’intelligence artificielle pour permettre à ces outils de faire preuve de flexibilité.
Mais cette hyper automatisation (tel que décrit par Gartner) nécessite de la vigilance et de la bienveillance en impliquant les collaborateurs concernés dès l’initialisation de la démarche et en les accompagnant à appréhender ces nouvelles technologies afin d’en tirer parti.
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6 mai 2021
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