Comment optimiser son parc d’impression ?

La check-list à suivre

Imprimer mieux et moins en vue de réduire les coûts d’impression est un objectif nécessaire pour les entreprises et les entités publiques.

Voici 10 critères à prendre en compte pour optimiser son parc d’impression :

1. Demandez à un prestataire de Managed Print Services de procéder à une analyse précise des volumes d’impression de tous les systèmes d’impression en vue d’obtenir une cartographie du parc de machines installées.
2. Ne retenez qu’un ou deux constructeurs clés ; une trop grande variété de constructeurs conduit à des coûts supplémentaires, tant en termes de consommables que de maintenance.
3. Supprimez les machines inutiles et remplacez-les par des imprimantes avec un coût par page inférieur.
4. Limitez les imprimantes locales car elles génèrent d’énormes surcoûts.
5. Remplacez vos vieilles imprimantes par des multifonctions plus performants et éco-responsables.
6. Privilégiez par défaut l’impression Noir & Blanc recto-verso.
7. Sécurisez l’accès aux documents imprimés qui peut être conditionné à la saisie d’un code ou à la présentation d’un badge électronique pour libérer l’impression des documents.
8. Reliez les multifonctions du parc d’impression à vos logiciels métiers grâce aux connecteurs existants et réduisez ainsi les tâches fastidieuses de saisie.
9. Intégrez vos multifonctions dans le cycle de vie global des documents pour en faciliter l’indexation, le classement et l’archivage.
10. Accompagnez les utilisateurs en les formant aux bonnes pratiques de l’impression.

L’optimisation de votre parc d’impression suppose de prendre en considération un ensemble de critères qui vont du choix d’un équipement au dimensionnement du parc en passant par vos problématiques métiers et le comportement de vos utilisateurs. Lorsque vous aurez acquis cette visibilité, vous serez capable de mettre en place une politique globale d’impression issue des meilleures pratiques.

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