Les locaux de votre entreprise déménagent, raison de plus pour optimiser votre parc d’impression

Pourquoi avez-vous engagé une démarche d’optimisation de vos systèmes d’impression ?

Comme chaque entreprise, notre priorité au quotidien est d’optimiser nos processus et de rationaliser nos coûts d’exploitation. Nous avions également un parc hétérogène de copieurs et d’imprimantes avec différents constructeurs, différents contrats de maintenance et différents modes de financements.

Nous n’avions par conséquent pas de réelle visibilité du fonctionnement de notre parc. Début 2016, un événement majeur dans la vie de l’entreprise allait se produire ; à savoir un déménagement de l’ensemble des effectifs vers le nouveau parc Olympique Lyonnais. Le moment était donc opportun pour nous de revoir complètement l’ensemble de notre parc d’impression.

Comment s’est déroulé votre projet d’optimisation ?

En août 2015, nous avons engagé une première phase d’audit du parc existant afin de déterminer exactement l’ensemble de son coût et de son périmètre. Dans un second temps, les équipes de Konica Minolta ont interviewé différents acteurs clés des services les plus consommateurs en impression de l’entreprise. Et enfin, sur la base des plans des nouveaux locaux, Konica Minolta a su nous faire des recommandations aussi bien en termes techniques sur le choix des équipements mais aussi en matière d’emplacement pour améliorer la productivité de nos utilisateurs. Suite à cet audit, une trentaine d’équipements ont été implémentés dans nos nouveaux locaux. Une équipe projet a été mise en place pour accompagner ce projet ambitieux ; à la fois parce que les délais étaient relativement courts et qu’il fallait travailler en mode chantier car le stade était encore en construction.

Avez-vous mis en place une politique d’impression ?

Nous avons effectivement profité de ce projet pour mettre en place des règles d’impression relativement basiques : une impression par défaut en Noir & Blanc et en recto-verso. Nous avons aussi utilisé le déblocage des impressions par badge pour réduire la gâche papier et aussi améliorer la confidentialité et la sécurisation de l’information sur nos systèmes d’impression. Cette nouvelle politique d’impression a été accompagnée de sessions de formations aussi bien pour les administrateurs de la solution que pour les utilisateurs finaux. Nous avons aussi effectué, avec l’aide de Konica Minolta, des communications internes pour sensibiliser les utilisateurs à ces nouveaux usages. Nous avons également fait le choix ne pas leur imposer de quotas d’impression.

Avez-vous atteint les objectifs d’optimisation fixés ?

Nous ne nous sommes pas fixés d’objectifs de comparaison de rentabilité avant/après compte tenu de la différence entre le périmètre de l’ancien site et celui du nouveau. Nous ne pouvions donc pas comparer de périmètres équivalents. En revanche, le nouveau parc d’impression nous permet de comparer d’un exercice à l’autre l’évolution de notre consommation et ses usages.

Quels ont été les facteurs de réussite de ce projet ?

Tout au long du projet, les équipes de Konica Minolta ont su démontrer qu’elles étaient présentes sur chaque maillon de la chaîne de valeur. De la phase commerciale à l’audit, elles ont pu mettre en avant leur forte expertise en matière d’impression. Elles ont aussi très bien su gérer la livraison des équipements lors du déménagement. Et maintenant, en phase d’exploitation avec le réapprovisionnement des consommables, les interventions techniques et la hotline, nous pouvons constater que les équipes de Konica Minolta répondent parfaitement à nos besoins.