L’OL Groupe optimise son parc d’impression

Une démarche d'optimisation du parc d'impression

Très hétérogène, le parc d’impression de l’OL Groupe était constitué de systèmes d’impression et d’imprimantes issus de plusieurs constructeurs, et relevait par conséquent de différents modes de financements et contrats de maintenance. La difficulté de ce mode de configuration : peu de visibilité sur le fonctionnement du parc d’impression.

S’ajoute à cette difficulté, un événement majeur, à savoir le déménagement des tous les effectifs du Groupe vers un nouveau site en 2016, qui a conforté l’OL dans la mise en œuvre d’une réelle démarche d’optimisation et de rationalisation des moyens d’impression. L’OL a donc fait appel à Konica Minolta pour l’accompagner dans cette démarche.

Une première phase d’audit du parc d’impression existant a été menée. Elle a permis d’en déterminer précisément l’ensemble de son coût et de son périmètre. La deuxième phase consistait en une série d’entretiens avec les utilisateurs clés des différents services les plus consommateurs en impression. La troisième et dernière phase portait sur l’analyse des plans des nouveaux locaux afin de déterminer les modèles à privilégier ainsi que leur implantation. Suite à cet audit, une trentaine de systèmes d’impression Konica Minolta ont été installés sur le nouveau site.

Ce renouvellement a aussi été l’occasion pour l’OL Groupe de mettre en place une politique d’impression basée sur des paramétrages simples, tels que l’impression par défaut en Noir & Blanc et en Recto-Verso. Le déblocage des impressions par badge a également permis de réduire la gâche papier et d’améliorer la confidentialité des impressions.

Cette nouvelle politique a été accompagnée de sessions de formation pour les administrateurs et les utilisateurs. Avec l’aide de Konica Minolta, des communications internes ont, en outre, été réalisées pour sensibiliser les utilisateurs.

Cette démarche d’optimisation va donc permettre à l’OL Groupe de comparer finement sur une même base, d’un exercice à l’autre, l’évolution des consommations de son parc d’impression.

« Tout au long du projet, les équipes de Konica Minolta ont su démontrer qu’elles étaient présentes sur chaque maillon de la chaîne de valeur. De la phase commerciale à l’audit, elles ont pu mettre en avant leur forte expertise en matière d’impression. Elles ont aussi très bien su gérer la livraison des équipements lors du déménagement. Et maintenant, en phase d’exploitation avec le réapprovisionnement des consommables, les interventions techniques et la hotline, nous pouvons constater que les équipes de Konica Minolta répondent parfaitement à nos besoins », précise François David,  Directeur des Systèmes d’information et Organisation de l’OL Groupe.

L’optimisation des services d'impression selon Konica Minolta

L’optimisation des services d’impression (OPS, Optimized Print Services) de Konica Minolta est une offre globale, intégrant matériels, logiciels et services, qui vise à rationaliser le parc d’impression et à prendre en charge la gestion complète des activités d’impression pendant toute la durée du contrat de Services. De cette façon, Konica Minolta garantit une réduction des coûts et une optimisation des processus.

L’approche OPS de Konica Minolta s’articule autour de cinq domaines essentiels :

1. Parc – Ajustement du parc d’impression en fonction des besoins réels identifiés lors de l’audit, mise en place d’une politique d’impression personnalisée aux objectifs de réduction du coût total de possession du parc d’impression et de diminution de l’impact environnemental (installation de solutions de suivi et de gestion du parc d’impression pour suivre les objectifs).
2. Processus – Optimisation des usages autour de l’impression, de la numérisation, de la copie, et du fax.
3. Sécurité – Conception et mise en œuvre de solutions sécurisées : solutions d’authentification des utilisateurs, solutions de gestion sécurisée des données enregistrées sur le disque dur pour les systèmes en fin de vie, solutions pour accroitre la sécurité réseau.
4. Environnement – Les prestations d’audit carbone, d’accompagnement à la mise en place d’une démarche éco-responsable et de suivi des objectifs de réduction papier contribuent à la baisse de l’impact environnemental du parc d’impression.
5. Financement – Plusieurs prestations de financement sont proposées : achat, location-vente et d’autres formules financières de contrats.