Environnement de travail et fournisseur unique : la bonne équation

Télétravail, digitalisation, nomadisme… les méthodes et les outils de travail se digitalisent entraînant une transformation de l’environnement de travail et un besoin croissant de nouveaux services et applications. Pour offrir un niveau de service optimal à leurs collaborateurs, les PME font souvent appel à plusieurs prestataires de services et de matériels, et dans le même temps multiplient les contrats de services.

S’engager avec de multiples fournisseurs implique de gérer pour chacun d’entre eux :

• les contrats juridiques et leur renouvellement,
• la détermination et le suivi des niveaux de services,
• les interventions de déploiement, d’exploitation et de maintenance,
• les relations fournisseurs,
• les délais de réponse en cas d’incident,
• les frais de livraison, etc.

A contrario, centraliser tous les services propres à l’environnement de travail sur une plate-forme unique permet de gérer simplement l’intégralité des contrats de service, tout en s’affranchissant des nombreux coûts directs comme indirects liés à une gestion multi-fournisseurs.

Faire appel à un fournisseur unique, quels avantages ?

1 – Réduction des coûts de fonctionnement

Lorsque les équipements sont commandés à un fournisseur unique, la négociation porte sur un montant plus élevé. Il est ainsi plus facile d’obtenir de meilleures conditions. Le prix d’acquisition est réduit comme les conditions de maintenance. Les économies d’échelles réalisées peuvent alors être affectées à d’autres postes de dépenses, par exemple ceux dédiés à l’optimisation de l’environnement de travail et de la communication avec les collaborateurs.

2 – Temps de gestion fournisseur divisé par deux

Les PME perdent en moyenne 15 heures par mois à résoudre les problèmes informatiques. En cas de dysfonctionnements, il est toujours plus simple de contacter un prestataire unique, plutôt que d’avoir à multiplier les attentes aux différentes hotlines pour solutionner le même problème. Ce gain de temps permet aux équipes informatiques de se concentrer sur leur cœur de métier, d’améliorer leurs performances opérationnelles et leur productivité.

3 - Une continuité des activités assurée

Avec une gestion multi-fournisseurs, le délai de rétablissement peut être très variable. Il dépend de la réactivité des fournisseurs et de leur expertise sur tous les équipements concernés ainsi que leur interopérabilité. Il peut, en effet, aller de deux jours à deux semaines. Il en va alors de la productivité des collaborateurs, du risque d’erreurs opérationnelles, ainsi que de l’image de marque de l’entreprise. Pour minimiser les temps d’interruption d’activité en cas d’incident, il est alors bien plus efficace de faire appel à un fournisseur unique, expert sur tous les aspects applicatifs et informatique.

4 – Des solutions et matériels toujours à la pointe de la technologie

Pour l’équipe informatique d’une PME,  la gestion des mises à jour, du renouvellement des licences et l’obsolescence des applications et équipements de l’entreprise sont des taches extrêmement chronophages et complexes à gérer. Confier à un fournisseur unique la gestion de tous ces aspects permet d’être libéré de cette contrainte, tout en bénéficiant de solutions et de matériels toujours à la pointe de la technologie. (lire l’article sur la cybersécurité)

Soucieux d’offrir un environnement de travail performant et fiable aux PME, Konica Minolta, avec sa solution globale : le Workplace hub©, propose un guichet unique, qui centralise les services applicatifs de travail, de communications unifiées et les services informatiques qui les sous-tendent. S’appuyer sur un fournisseur unique compétent, tel que Konica Minolta, permet donc aux PME de disposer d’un environnement de travail fiable et économiquement performant.

Pour en savoir plus sur les contraintes de la gestion multi-fournisseurs versus les avantages du fournisseur unique, téléchargez notre nouvel ebook.