Quelques usages du coffre-fort numérique

Dématérialisation de la distribution des bulletins de paie, des factures ou encore conservation de copies numériques, les entreprises sont de plus en plus nombreuses à recourir au coffre-fort numérique.

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Le coffre-fort numérique permet de conserver durablement, de manière sécurisée et confidentielle, les documents sensibles ou vitaux d’une organisation. Il garantit la pérennité, l’intégrité, la disponibilité et la confidentialité des données. Il offre aussi la possibilité de mettre en place un système d’archivage à vocation probatoire dans lequel les documents sont conservés et pourront être présentés en cas de contestation ou de contrôle d’une administration.

Quelques usages du coffre-fort numérique

Conservation des bulletins de paie électroniques

Depuis le 1er janvier 2017, les entreprises peuvent distribuer les bulletins de paie au format électronique sans accord préalable des salariés. Ces derniers y accèdent via un coffre-fort numérique personnel, qui est également accessible depuis leur compte personnel d’activité (CPA).

Un espace sécurisé et privé peut ainsi être fourni à chaque collaborateur pour remettre et archiver les bulletins de paie sous forme électronique. Une solution de capture des bulletins de paie produit par le logiciel métier permet de les déposer dans l’espace privé de chaque collaborateur.

Autres avantages : un service RH déchargé des tâches d’impression, de mise sous pli, de distribution et d’archivage des bulletins de paie et une économie pour l’entreprise de l’ordre de 10 à 32 centimes par bulletin de paie**.

Dématérialisation des factures

Si les factures émises ou reçues ne sont pas signées électroniquement ou sous forme EDI, une piste d’audit fiable doit être constituée pour conserver toutes les pièces justificatives du processus commercial. Elle doit permettre de reconstituer, dans un ordre chronologique, la totalité du processus de facturation et de relier les différents documents de ce processus. Le coffre-fort numérique apporte lors d’un contrôle fiscal une vocation probatoire de tous les éléments conservés.

Le coffre-fort numérique offre là encore un gain de temps dans la transmission et la gestion des documents tout en économisant sur les coûts d’impression, d’affranchissement et de stockage. Il constitue ainsi le socle de départ indispensable pour les nouveaux usages de la dématérialisation ; par exemple, en mettant à disposition des clients un espace sécurisé dans lequel ils peuvent accéder à tout moment à leurs factures ou contrats, qu’ils n’ont ainsi plus besoin de classer.

Fiabilité des copies numériques

La copie électronique d’un document papier peut désormais remplacer la version originale papier sous réserve de la signer numériquement, de l’horodater et de la conserver dans des conditions propres à éviter toute altération de sa forme ou de son contenu, ce que fait bien un coffre-fort numérique. Il faut aussi en complément du coffre-fort numérique un processus de numérisation documenté et en capacité de correspondre aux fonctions citées précédemment.

Cet usage vient libérer des armoires, voire des salles entières d’archives, et surtout éviter aux collaborateurs les innombrables pertes de temps liées au classement physique et à la recherche « manuelle d’information ».

Le coffre-fort numérique ne se restreint pas uniquement aux trois cas d’usage mentionnés ci-dessus. Il représente un intérêt dès lors qu’il y a besoin pour centraliser et sécuriser votre information d’entreprise. Par exemple, il peut être utilisé par les services Juridique & Administratif pour optimiser la gestion des contrats en les conservant de manière légale tout en gérant de manière fine les dates d’échéance et les renouvellements associés.

Coffre-fort numérique, une appellation protégée

Une sous-section du code de la consommation protège l’appellation du service de coffre-fort numérique*. Selon l’article L. 122-22 de ce code, le fournisseur de service de coffre-fort numérique qui se prévaut d’une offre de ce type en violant ou en ne respectant pas les obligations qui pèsent sur lui, pourra être sanctionné en application des articles L. 132-2 et L. 132-3 du code de la consommation sur les pratiques commerciales trompeuses (notamment : une peine de prison de deux ans et une amende de 300 000 euros qui peut être majorée). Une telle mesure permet d’éviter de voir se propager des offres commerciales attractives mais trompeuses sur le plan de la sécurité des données.

Pour Konica Minolta, la pérennité du service et la préservation de la valeur probante sont deux critères de choix essentiels pour une entreprise soucieuse de déployer ce type de solution d’archivage. A noter aussi qu’un prestataire sera mieux à même d’assurer un hébergement robuste sur le long terme ; et qu’il est plus au fait et plus soucieux des normes et certificats. Autre condition à vérifier impérativement : celle de la réversibilité. Il faut être sûr de pouvoir récupérer ses données en cas de défaillance du prestataire ou de changement.

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*Eric A. Caprioli, Docteur en droit, Avocat à la Cour de Paris, Membre de la délégation française aux Nations Unies

**Rapport « Pour une clarification du bulletin de paie » – juillet 2015

10 avril 2018
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