Qu’est-ce qu’un workflow ? Définition, fonctionnalités et avantages

Qu'est-ce qu'un workflow ?

Le workflow est un système informatique qui a été inventé par Xerox Palo Alto Research Center (PARC) dans les années 1970. Son objectif était de créer une solution qui pourrait aider à automatiser et à gérer les processus de travail dans les entreprises. 

Le workflow permet de définir, d’organiser et de suivre les étapes d’un processus, en garantissant que chacune d’elles est effectuée de manière efficace et en temps déterminé et voulu. Il permet également d’optimiser la communication entre les différents acteurs impliqués, en leur fournissant les informations dont ils ont besoin pour effectuer leur travail correctement. 

En utilisant le workflow, les entreprises peuvent donc améliorer leur productivité, leur efficacité et leur rentabilité en réduisant les coûts liés aux tâches manuelles et en évitant les erreurs et les retards de traitement.

Le workflow : un nouveau standard au sein des entreprises innovantes

Outre Xerox, des entreprises telles que IBM, Microsoft, Oracle et Adobe ont également joué un rôle important dans le développement et l’utilisation de workflows efficaces dans le monde des affaires.

Aujourd’hui, le workflow est devenu un standard dans la plupart des entreprises innovantes. Il est utilisé dans de nombreux domaines, tels que la gestion de projets, la gestion commerciale, la gestion comptable, la gestion des processus industriels, la gestion de la paie et des ressources humaines, la gestion documentaire … pour améliorer les processus de travail et optimiser les résultats.

À quoi ressemble un workflow ?

Un workflow est propre aux besoins de chaque entreprise. Sa forme peut varier selon les processus de travail à gérer, cependant, il existe des éléments que tout workflow comporte :

• les phases, ou états, qui détaillent les étapes du processus (par exemple “à faire”, “en cours” et “terminé”).

• les tâches, ou les tickets, qui représentent les éléments à traiter ;
• les participants, ou les rôles lorsque les missions sont décorrélées des individus
• les règles qui régissent le fonctionnement des tickets et leur attribution sont également une partie importante ;
• les déclencheurs, également appelés triggers qui constituent les événements ou les conditions qui déclenchent l’exécution d’une tâche ;
• enfin, les délais à tenir, tels que le lead-time et le takt-time, sont définis en amont pour garantir que chaque tâche est effectuée en temps voulu. 

En utilisant ces éléments de base, les entreprises peuvent concevoir des workflows personnalisés qui répondent à leurs besoins spécifiques.

Quels sont les avantages à utiliser un workflow ?

De nombreuses études se sont attachées à mesurer l’impact positif de la mise en place d’un workflow au sein des entreprises. Des chercheurs de l’université d’Amsterdam ont démontré dans une étude publiée en 2016 que son déploiement pouvait réduire le temps consacré à une tâche de 30% à 50%. 

Ce gain de temps n’est pas l’unique avantage à la mise en place d’un workflow. Il permet également d’améliorer la qualité des éléments livrés en réduisant le nombre d’erreurs ou d’oublis. Il réduit le stress des collaborateurs qui bénéficient d’une meilleure visibilité sur les tâches à accomplir. 

Enfin, il améliore la satisfaction client qui voit ses demandes traitées plus rapides et qui peut recevoir à tout moment, des informations précises quant à la prise en compte de ses demandes.

Quelle est la différence entre BPM et workflow ?

Le BPM (Business Process Management) est une approche globale de gestion et d’amélioration des processus métier d’une organisation. Il englobe la modélisation, l’analyse, la conception, l’exécution, le suivi et l’optimisation des processus dans le but d’accroître l’efficacité et la compétitivité de l’entreprise. 

Le workflow, quant à lui, est une composante du BPM qui se concentre sur l’automatisation et la coordination des tâches et des activités au sein d’un processus spécifique, en définissant l’ordre des étapes à suivre et en attribuant des responsabilités aux membres de l’équipe.

Les deux approches partagent un objectif commun, qui est d’améliorer la performance des processus au sein d’une organisation. Cependant, le BPM offre une vision plus large et englobe davantage d’aspects de la gestion des processus, tandis que le workflow se concentre sur la coordination et l’exécution des tâches. 

Les deux approches sont complémentaires, car elles permettent d’améliorer les processus métier de manière holistique.

Le workflow : un point de départ essentiel pour l’amélioration continue

La mise en place d’un workflow permet par ailleurs, le déploiement d’un management visuel des projets et des process. En effet, une fois le workflow mis en place, il serait dommage de ne pas tirer partie des informations essentielles qui vous permettront de mettre en place un cycle d’améliorations continues.

Ainsi, il peut être intéressant d’évaluer la qualité de chaque tâche une fois terminée puis, de déterminer quelles parties du processus méritent d’être améliorées.

Posez-vous ces questions : 

• Quelle est l’étape la plus chronophage ? Pour quelles raisons l’est-elle ? Quelles sont les améliorations qui peuvent être apportées pour simplifier encore davantage le geste opéré par le collaborateur ?
• Si vous deviez réduire de 50% le lead time d’une tâche : comment feriez-vous ?
• Quelles sont les étapes inutiles ? Celles qui peuvent être automatisées ?
• Tous les collaborateurs sont-ils correctement formés ?

Analyser les données issues d’un workflow

La mise en place d’un workflow vous permet de générer des données riches en enseignements. Cela peut inclure des informations sur les tâches, les processus, les délais, les erreurs, les coûts et les ressources utilisées. Ces données peuvent être collectées manuellement à partir de feuilles de calcul ou de formulaires papier, ou automatiquement à l’aide de systèmes de suivi de workflow et de logiciels de gestion de projet.

Les KPI (Key Performance Indicator) sont des indicateurs clés, tels que le temps moyen de traitement, le taux d’erreur, le coût par transaction, le nombre de transactions par heure ou jour, le taux de conformité aux normes, etc. Les KPI permettent d’évaluer l’efficacité du workflow et de détecter les zones d’amélioration.

Pour analyser les données, il est essentiel d’utiliser des outils d’analyse de données appropriés. Les logiciels de business intelligence (BI) offrent des fonctionnalités plus avancées pour visualiser et analyser les données. Les outils de process mining permettent quant à eux d’analyser les données de processus pour détecter les inefficacités et les opportunités d’amélioration.

Le flowchart, la visualisation au service du workflow

Le flowchart, ou diagramme de flux, est un outil visuel clé permettant de représenter graphiquement les étapes, les tâches et les décisions d’un processus. Il facilite la compréhension, la communication et la collaboration entre les membres de l’équipe. 

Le flowchart illustre les séquences d’actions, les points de décision et les responsabilités, aidant ainsi à identifier les goulots d’étranglement, les inefficacités et les opportunités d’amélioration au sein d’un workflow. C’est aussi un excellent support pour rendre les plus réunions plus concrètes et plus efficaces.

Les 4 points à retenir :

1. Un workflow est un système qui permet d’organiser les étapes d’un processus pour améliorer la productivité, l’efficacité et la rentabilité.
2. Le workflow est devenu un standard dans la plupart des entreprises innovantes et est utilisé dans divers domaines et dans tous les secteurs quelle que soit la taille de l’entreprise.
3. Le workflow est une composante du BPM (Business Process Management), et les deux approches sont complémentaires pour améliorer les processus métier de manière holistique.
4. Il peut servir de point de départ à un cycle d’amélioration plus global.

Sources :

1 – https://www.opinion-way.com/fr/sondage-d-opinion/sondages-publies/marketing/internet-et-ntic.html