L’archivage doit permettre aux entreprises, en cas de contrôle administratif ou de procédure judiciaire, de fournir les pièces et actes nécessaires tout en garantissant l’authenticité de ces documents. Qu’ils soient au format papier ou numérique, les documents à conserver sont nombreux et se multiplient au rythme de l’activité des entreprises.
Bonnes pratiques : la règlementation en matière de conservation des documents
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Coup de pouce
Récapitulatif des durées légales de conservation des documents :
- Documents commerciaux
De 2 ans (pour les contrats de garantie) à plus de 30 ans (pour les contrats d’acquisition de biens immobiliers). 5 ans pour les documents bancaires, les contrats, la correspondance commerciale, etc.
- Pièces comptables
10 ans à partir de la clôture de l’exercice fiscal : aussi bien les grands livres, que l’ensemble des justificatifs associés aux comptes.
- Documents fiscaux
Pendant un délai de 6 ans à partir de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres ou de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis.
- Documents sociaux
Jusqu’à 5 ans pour les principales pièces liées à la création de la société et à son exercice.
- Documents liés à la gestion du personnel
5 ans après le départ du salarié de l’entreprise pour les contrats de travail et les fiches de paie.
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