Posté le 14/03/2017
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Faire de votre SharePoint un outil « user friendly » !

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faire de sharepoint un outil userfriendly

SharePoint est un outil simple lorsqu’il est utilisé pour ce qu’il est : un outil, et non une solution.
Mais tout nouvel outil, même très simple d’utilisation, doit susciter l’adhésion des utilisateurs pour être exploité et efficace.

Faciliter l’adoption de SharePoint par les utilisateurs

La conduite du changement doit être facilitée en faisant conserver aux utilisateurs leurs habitudes de travail, et en faisant en sorte que l’outil soit utilisé de manière spontanée et intuitive. SharePoint ne propose pas d’interface utilisateur ergonomique et conviviale, il est donc indispensable de pouvoir l’intégrer directement au poste de travail, à la messagerie et aux applications métiers, et de pouvoir y accéder via une interface simple. Cette interface doit pouvoir être accessible hors connexion, avec synchronisation automatique des informations, c’est-à-dire en situation de mobilité, via un smartphone, tablette ou ordinateur portable.

Ces fonctionnalités complémentaires à SharePoint permettent d’avoir une meilleure prise en main et de réduire le temps de formation nécessaire à l’utilisation de l’application. Plus à l’aise, les utilisateurs sont rapidement opérationnels dans l’usage de leur outil de gestion de contenu.

Exploiter SharePoint comme une vraie solution de GED

Pour être bien exploité, SharePoint doit offrir des fonctionnalités nouvelles aux utilisateurs : la capacité de traiter toute la chaîne de vos flux documentaires, pour devenir un référentiel de gestion de contenus, c’est-à-dire une GED (Gestion Electronique des Documents), où chaque utilisateur dépose et recherche des documents. La GED permet de gérer les flux documentaires, et d’archiver tout document numérique ou numérisé. Tous les documents doivent y être accessibles par un simple clic, comme dans un navigateur web. C’est ce qui permet de gagner du temps et de faciliter l’accès à l’information stockées dans les serveurs.
Par ailleurs, la GED doit aussi permettre de travailler de manière collaborative, avec la mise en place de workflow de validation. En créant des circuits de validation de documents ou de dossiers, et en créant des alertes en cas de dépassement des délais, les utilisateurs peuvent traiter les demandes, de collaborateurs ou de clients, exprimées dans des courriers, emails, ou informations saisies dans un ERP.
En matière de confidentialité des documents, en paramétrant SharePoint, il est possible de donner des accès extérieurs à des dossiers archivés spécifiques, de manière sécurisée grâce à une gestion fiable des droits d’accès.

Faire de SharePoint une application à valeur ajoutée pour tous les utilisateurs

Tous les utilisateurs dans les grandes entreprises peuvent bénéficier des apports de SharePoint, que ce soit par exemple pour traiter des dossiers de construction dans le secteur du BTP, pour instruire des dossiers de sinistres dans l’assurance, ou encore pour gérer les octrois de crédit dans la banque.
Tous ont besoin d’avoir une vision à 360° de leurs clients et fournisseurs, de travailler de manière collaborative, de gérer tous types de contenus (textes, photos, multimédias), et de conserver des documents confidentiels comme par exemple des brevets.

C’est en offrant de nouvelles fonctionnalités sources d’une nouvelle efficacité pour les utilisateurs que SharePoint peut réellement devenir un outil userfriendly.

Et vous, comment se déroule la gestion de vos contenus ? Voyez-vous les avantages à bénéficier d’une version « user friendly » de SharePoint ?

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