Checklist en 11 points clés pour préparer votre TPE/PME à la facture électronique

1. Être au clair sur les objectifs de la réforme

Le passage à la facturation électronique obligatoire répond à trois objectifs majeurs : 

• Renforcer la compétitivité de toutes les entreprises grâce à la dématérialisation des process, la diminution des délais de paiement et la baisse de la charge administrative 

•  Simplifier les démarches administratives grâce au pré-remplissage automatique des déclarations de TVA. 

• Renforcer la lutte contre la fraude fiscale. 

2. Connaître les échéances précises et s’y préparer

Attention à ne pas confondre réception et émission de facture. 

• À partir du 1er septembre 2026, toutes les entreprises, de la micro au grand groupe, devront être en mesure de recevoir des factures électroniques. Il est donc essentiel de préparer cette échéance dès à présent. 

• Le délai d’un an supplémentaire accordé aux TPE/PME ne concerne que l’émission de facture.  

Dans tous les cas, toutes les entreprises, y compris les micros, les TPE et les PME, devront obligatoirement émettre des factures électroniques à partir du 1er septembre 2027, et ce pour tous leurs clients professionnels. 

3. Identifier précisément les transactions concernées

La facturation électronique ne s’appliquera qu’aux transactions effectuées entre entreprises établies en France et assujetties à la TVA.  

• Par conséquent, seules les transactions B2B domestiques (c’est-à-dire réalisées entre entreprises françaises assujetties à la TVA) seront concernées.  

• Les opérations B2C ou internationales seront soumises  quant à elles à un système complémentaire d’e-reporting. 

4. Vérifier les formats électroniques obligatoires

Trois formats différents de factures électroniques ont été retenus par le législateur. Il s’agit, au choix : 

• Le format UBL (Universal Business Language) 

Format de facture électronique structuré, claire et facilement lisible, basé sur le langage XML.  

• Le format CII (Cross Industry Invoice) 

Également basé sur le XML, ce format a été développé par l’UN/CEFACT (United Nations Centre for Trade Facilitation and Electronic Business). Il permet de créer des factures détaillées et standardisées, notamment pour faciliter les transactions entre les entreprises et les organisations gouvernementales.  

• Le format Factur-X 

Développé conjointement par la France et l’Allemagne à partir de 2014, ce format hybride qui combine PDF et XML est devenu la norme européenne pour les factures électroniques.  

5. Recenser toutes les informations clients et fournisseurs

Dès le passage à la facturation électronique, un certain nombre de mentions obligatoires devront figurer sur toutes les factures : 

• le numéro SIREN; 

• L’adresse de livraison des biens dès lors qu’elle est différente de l’adresse de facturation; 

• le numéro de TVA; 

• Le type de biens ou de services donnant lieu à facturation. 

Pour éviter tout risque d’erreur, pensez à mettre à jour dès aujourd’hui tous les numéros SIREN, numéros de TVA et les adresses de livraison de vos clients. 

6. Choisir une Plateforme Agréée (anciennement appelée Plateforme de Dématérialisation Partenaire ou PDP)

Les Plateformes Agréées (PA) sont des solutions privées certifiées par l’État, offrant des services avancés, parmi lesquels figurent notamment :  

• la conversion automatique des formats,  

• l’intégration à votre comptabilité,  

• l’archivage sécurisé et des outils de suivi et pilotage des factures. 

Choisir le bon partenaire PA est bien souvent la garantie de réussir le passage de votre entreprise à la facturation électronique 

Lire notre article sur “Comment choisir une PA”. 

7. Désigner un référent interne au projet

Une évolution réussie et aboutie suppose coordination et anticipation. Le mieux est donc de nommer un responsable chargé de coordonner les différentes étapes de votre passage à la facturation électronique et d’assurer un suivi de projet rigoureux. 

8. Adapter progressivement les processus internes

Le rôle de ce responsable s’articulera autour de trois axes majeurs : 

• passer en revue l’ensemble des procédures de facturation actuellement en vigueur dans l’entreprise ;  

• intégrer les nouvelles contraintes numériques , 

• prévoir les formations nécessaires aux collaborateurs. 

9. Réaliser des tests avant la mise en place définitive

Pour paraphraser Emile de Girardin, affirmons que “facturer, c’est prévoir”. Pour mettre toutes les chances de réussite de votre côté, et anticiper des couacs éventuels, le mieux est d’effectuer des tests en conditions réelles. 

Sélectionnez quelques clients et fournisseurs avant la date officielle d’entrée en vigueur pour tester votre dispositif avant de le généraliser à l’ensemble de votre activité. 

10. Mettre en place un archivage électronique conforme et pérenne

Le passage à la facturation électronique s’accompagne d’une obligation d’archivage. 

 Vous devrez conserver les factures électroniques pendant 10 ans de manière sécurisée, afin de garantir leur intégrité, accessibilité et conformité réglementaire. Dès à présent, effectuez un benchmark des meilleures solutions d’archivage du marché.

Lire notre notre Guide complet sur l’archivage des documents. 

11. Sécuriser les flux de données

Qui dit archivage dit aussi sécurisation des données. Le passage à la facturation électronique est l’occasion de donner un coup de fouet à votre cybersécurité, avec notamment : 

• l’utilisation de solutions certifiées (ISO 27001),  

• un coffre-fort numérique sécurisé, 

• des formations à la cybersécurité pour vos équipes afin d’éviter tout risque de fraude ou de cyberattaque. 

Transformez cette obligation en véritable opportunité

À coup sûr, à condition d’être bien anticipé, le passage vers la facturation électronique obligatoire répondra à toutes ses promesses de performance et de dynamisme pour votre entreprise. 

Pour vous accompagner dans cette démarche, Konica Minolta propose KOMI Doc Essential, une solution de gestion électronique de documents adaptée spécifiquement aux TPE/PME.  

Découvrez dès maintenant comment KOMI Doc Essential peut simplifier votre transition vers la facturation électronique : KOMI Doc Essential – Konica Minolta 

Découvrir notre replay “Facturation electronique : Check List pour être en conformité”