Bénéficiez d’un service unique de dématérialisation à vocation probatoire de vos documents papier depuis votre système d’impression Konica Minolta « Copie Numérique Fiable READY ».
Pour vous assurer une numérisation fidèle à l’original papier et bénéficier de copies numériques fiables aux yeux des législateurs, désormais rien de plus simple :
Le reste est entièrement automatique et garant du résultat.
Un dispositif légal encadre désormais la fiabilité de la copie numérique en France.
A cette occasion, Konica Minolta fait évoluer son service de GED dans le Cloud, KOMI Cloud, qui devient la première solution du marché pour la dématérialisation et l’archivage à vocation probatoire accessible depuis un système d’impression.
POURQUOI ?
Nos systèmes d’impression « Copie Numérique Fiable Ready » sont les seuls à vous garantir une copie fidèle à l’original papier à partir d’une simple numérisation.
COMMENT ?
Un calcul d’empreinte est d’abord effectué dans le système d’impression. Le document est ensuite crypté et envoyé dans la GED KOMI Cloud pour y être classé et archivé au sein d’un espace sécurisé (composant e-coffre fort) conforme à la norme NF Z 42-020 et hébergé au sein d’un datacenter ISO 27001 localisé en France.
Le contexte réglementaire et normatif autour de l’archivage à vocation probatoire et plus particulièrement de la fiabilité de la copie numérique a beaucoup évolué ces derniers mois. La publication du décret N° 2016-1673 du 5 décembre 2016 et de la norme NFZ 42-026 en juin 2017 sont deux événements majeurs intervenus récemment.
Ces deux textes comblent un vide juridique autour de l’archivage à vocation probatoire et de la fiabilité de la copie numérique. Ils spécifient les conditions dans lesquelles doivent être numérisés les documents afin d’offrir une équivalence avec le document physique (papier) d’origine. Le niveau d’équivalence obtenu permet d’offrir enfin au document numérique une valeur probatoire devant un juge par exemple.
Le décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016 relatif à la fiabilité des copies déclare qu’est présumée fiable, au sens du deuxième alinéa de l’article 1379 du code civil, la copie résultant :
– soit d’un procédé de reproduction qui entraîne une modification irréversible du support de la copie
– soit, en cas de reproduction par voie électronique, d’un procédé qui répond aux conditions prévues aux articles 2 à 6 du décret : La fiabilité des copies numériques : la révolution est en marche !
La norme NF Z42-026 définit les prestations de numérisation fidèles de documents sur support papier et le contrôle de ces prestations.
Zoom sur la norme « copie conforme » NF Z 42-026
Avec le décret n° 2016-1673 « Relatif à la fiabilité des copies et pris pour l’application de l’article 1379 du code civil », les modalités, précisant la façon qu’une copie numérique peut bénéficier de la même façon que l’original papier, sont désormais clairement exprimées par le droit français.
La future norme « copie conforme » NF Z 42-026 pour la numérisation de document devrait être publiée au printemps. Elle couvre la définition et spécifications des prestations de numérisation fidèle de documents sur support papier et le contrôle de ces prestations.
