Les flux de production : clés de l’efficacité et de l’automatisation de l’impression

Un flux de production se définit comme « une séquence fiable et reproductible d’opérations rendue possible par une organisation systématique des ressources et des informations dans des rôles et processus définis, lesquels peuvent être mappés et documentés. »

Les flux de production doivent permettre la prise en charge de contenus devant être reconfigurés pour l’Internet, un large éventail de périphériques mobiles, mais aussi toute une gamme de technologies d’impression, de l’offset à l’impression numérique en passant par le grand format. Les tâches d’impression individuelles ont besoin d’être stockées pour faciliter leur accès et leur réutilisation. Les ressources numériques d’une tâche d’impression (images, logos, publicités et contenus textuels) doivent être balisées et archivées individuellement dans un système de gestion des ressources numériques et mises à disposition à la demande pour consultation, récupération et réutilisation dans d’autres tâches d’impression. Tous ces éléments peuvent être contrôlés et gérés au moyen d’un flux de travail automatisé, qui permet d’économiser du temps et des ressources.

Objectifs du flux de production automatisé

• Eliminer les erreurs en créant des sorties prédictibles afin de réduire les cycles de prépresse et les coûts administratifs de chaque tâche d’impression.

• Maximiser le débit et la productivité en utilisant une plate-forme qui automatise les tâches répétitives, optimise les équipements de production et réduit les gaspillages.

• Redimensionner le flux de documentaire au fil de la croissance de l’activité, en ajoutant des modules logiciels afin de s’assurer que les systèmes d’impression et équipements de finition opèrent à leur capacité maximale, et ainsi d’automatiser les tâches en aval et réduire considérablement les délais de production.

Etape 1 : Planification

Il est essentiel de décider de votre objectif final : e-commerce, B2C, B2B ? De votre réponse dépendra le choix des solutions logicielles qui faciliteront le processus de saisie de commande en ligne pour votre client final et automatiseront le traitement afin de le rendre aussi simple que possible. Par exemple, si vous êtes spécialisé dans les supports marketing, vous aurez besoin d’un logiciel prenant en charge la communication directe (one-to-one : marketing par email, codes QR, impression de données variables, etc.). Selon votre taille et les demandes de vos clients, vous développerez vos propres business plans à partir d’un logiciel spécifique et personnalisé pour les réaliser.

Etape 2 : Auto-évaluation

Une fois vos flux de production alignés sur vos business plans, vous serez capable d’identifier les composants individuels requis pour créer votre propre flux automatisé, connectant saisie des commandes, production des tâches d’impression et gestion financière. Pour atteindre ce niveau d’intégration, vous implémenterez très probablement une solution multifournisseur. Sur la base de votre analyse métier et l’élaboration de vos business plans, vous pourrez évaluer les exigences techniques et faire la distinction entre composants essentiels et composants non indispensables. Vous devez éliminer autant de points de contact manuels que possible dans vos processus de travail. Pourquoi ? Parce que dans la palette des supports de communication, l’impression accompagne ou est en concurrence avec les canaux numériques, dont beaucoup ont des coûts de production bas et des coûts de distribution proches de zéro.

Etape 3 : Analyse

Examinez chaque étape de votre production et réfléchissez à la façon dont elle pourrait être automatisée pour devenir plus efficace. Vous pourriez, par exemple, faire appel à un système de calcul automatisé en ligne pour évaluer les demandes et préparer les devis. Avec ce système, vos clients peuvent soumettre des fichiers et passer commande directement en ligne. Par ailleurs, s’ils recevaient des mises à jour automatisées sur l’avancement de leurs commandes, cela permettrait sans doute de réduire le nombre d’appels au service client. Pourquoi ne pas leur permettre de visualiser leurs propres commandes ou annulations et leur stock en leur donnant accès à un entrepôt virtuel ?

Profiler vos clients et faire la distinction entre B2B et B2C est aussi vital que de vous concentrer sur vos processus de production. Les clients B2C sont plus susceptibles de rechercher le confort de services de commande et de paiement en ligne. Vous pouvez profiler vos clients B2B par type d’activité, afin de détecter d’éventuelles similarités au niveau des produits, des longueurs de tirages et des valeurs de commandes et ainsi élaborer un flux de production plus cohérent, efficace et simplifié. Il est également utile de segmenter votre offre produits, de manière à identifier la méthode de production la plus efficace selon le volume, le prix et le format de chaque produit.

Ainsi, en respectant les étapes ci-dessus pour automatiser votre flux de production, vous pourrez transformer votre environnement commercial, renforcer votre productivité et la valeur ajoutée que vous offrez à vos clients, tout en simplifiant votre activité et en réduisant vos coûts.

*Source : Panel des experts DRUPA, printemps 2014