Parmi toutes les tâches que les directions juridiques ont à réaliser au quotidien, la veille réglementaire est l’une des plus importantes. En effet, pour s’assurer que son entreprise respecte toutes les réglementations en vigueur, le juriste doit être à l’affut de toute nouveauté. Les sources à explorer sont très larges car les changements réglementaires peuvent provenir de la France ou de pays étrangers. Entre l’analyse des lois, décrets, directives ou encore des réponses ministérielles, la veille réglementaire demande du temps aux juristes.
Pourtant, même si cette mission est importante, les directions juridiques ne peuvent pas y consacrer tout leur temps. Il est essentiel pour elles de s’appuyer sur des solutions digitales qui faciliteront cette tâche.
Que risque l’entreprise si la veille juridique est mal réalisée ?
Une veille juridique est inefficace si elle ne permet pas aux juristes de prévoir la mise en place des réglementations. En effet, l’anticipation est la clé pour assurer une adaptation sereine et ainsi ne pas prendre de retard dans l’application des réglementations. De plus, comme vous le savez, la non-conformité a un impact négatif sur l’activité d’une entreprise. Les risques sont multiples : sanctions, décrédibilisation de l’image de marque, risque de pénalités avec les clients et les partenaires…
Dans la plupart des cas, une veille juridique inefficace est due au manque de ressources en interne ou encore à l’absence d’outils performants permettant de simplifier la recherche et la collecte d’informations.
Quelles solutions existent aujourd’hui pour simplifier la veille juridique ?
Pour gagner du temps dans la recherche d’informations réglementaires, différents outils sont à la disposition des départements juridiques :
- La mise en place d’alertes sur Google : ce service permet de paramétrer des alertes par mot clé et d’en être informé par mail à la fréquence de son choix.
- L’abonnement à des newsletters : sélection de différentes sources pour obtenir gratuitement ou non des rapports sur l’actualité juridique qu’ils reçoivent par mail.
- Les réseaux sociaux : suivre des comptes (Twitter ou LinkedIn) pour se tenir informé de l’actualité en temps réel.
Cependant avec ces solutions, nous pouvons constater que tout le travail n’est pas encore fait ! Les juristes doivent aussi prendre le temps de consulter leurs mails ou leurs réseaux sociaux, sélectionner les informations importantes qui concernent leur entreprise, et prendre les décisions adéquates. De là, ils décident de transmettre la documentation réglementaire aux bons interlocuteurs et sélectionnent les éléments à mettre à jour (contrats, etc.).
Et s’il était possible d’aller encore plus loin… ?
Avec l’avancement des technologies d’aujourd’hui, il est possible d’améliorer le processus de veille juridique en l’automatisant entièrement.
Laissez-vous tenter par des solutions de capture intelligente qui pourront vous faire gagner du temps au quotidien :
- Capture et classement automatisé des documents reçus en pièce jointe ou d’un corps de message contenu dans vos emails. L’avantage est que vous ne risquez plus de manquer une information ou de perdre du temps à la rechercher dans votre boîte de messagerie. Les documents seront déposés à l’endroit souhaité (application Cloud, solution de gestion de contenu ECM, répertoire de stockage ou un dossier de bureau), et seront même classés automatiquement par contenu, aspect ou type de documents .
- Reconnaissance et extraction des données. Les solutions digitales sont aussi capables d’analyser les données contenues dans vos documents ou emails. Concrètement, vous gagnez du temps dans la lecture du contenu car les données importantes auront déjà été extraites pour vous permettre de les analyser rapidement.
- Export des données. Les informations réglementaires importantes pour l’activité de votre entreprise sont ensuite mises à la disposition des bons interlocuteurs. Grâce à un système de workflows, vous pouvez envoyer automatiquement des notifications à des personnes pour qu’elles les consultent rapidement.
Comment accroître davantage la productivité de votre département juridique ?
Pour accroître encore plus la productivité de votre département juridique, les solutions RPA (Robotic Process Automation) permettent d’aller plus loin dans l’automatisation de la veille.
Avec la RPA, les documents, qui s’appuient sur des réglementations obsolètes et qui nécessitent d’être révisés, sont repérés automatiquement. Les robots sont aussi capables de mettre à jour les réglementations selon vos directives. Grâce à la RPA, vous mettez rapidement à jour les lois dans votre base de contrats. Vous limitez aussi le risque d’oubli de mise à jour de documents et vous garantissez le suivi en temps réel des réglementations.
Ainsi les solutions digitales ainsi que la GED ou logiciel GED facilitent votre veille juridique et vous permettent d’anticiper correctement les nouvelles réglementations.
Bien d’autres tâches peuvent être automatisées dans votre département ! Pour les découvrir, n’hésitez pas à télécharger gratuitement notre e-book dédié à la digitalisation des services juridiques. Vous y découvrirez les bénéfices associés à chaque solution digitale pour répondre à vos enjeux du quotidien.
29 juin 2021