Un regard interne sur la transition vers la dématérialisation
La dématérialisation est un enjeu central pour les entreprises qui cherchent à optimiser leurs processus et à rester compétitives. Un chantier structurel pour les PME qui amorcent cette démarche. Découvrons comment Julia Bachelier chez Konica Minolta accompagne cette transition pour la gestion documentaires des organisations. Depuis 5 ans au pôle commercial, cette ingénieure commerciale connaît bien le parcours pour mener à bien ce projet majeur et nous dévoile ses conseils.
Découvrez comment les entreprises peuvent surmonter les défis de la dématérialisation avec Konica Minolta.
Julia Bachelier, un parcours commercial chez Konica Minolta proche des clients
5 ans chez Konica Minolta à comprendre les besoins des PME pour réussir leur enjeu de dématérialisation, Julia Bachelier, ingénieure commerciale, accompagne les entreprises en optimisant leurs processus d’impression et de gestion documentaire. Basée à Rouen, elle est responsable du secteur normand qui s’étend sur Rouen, Dieppe, Le Havre et Pont-Audemer.
La dématérialisation et les PME
L’évolution des demandes et les défis de la dématérialisation
Les interrogations des PME sur le chantier global de dématérialisation se multiplient, Julia le constate au quotidien. Même si de nombreuses communications sont disponibles, elles ne permettent pas de comprendre l’ensemble du projet, et vous n’êtes parfois pas plus avancés sur la question.
Prenez l’exemple du passage à la facture électronique et le changement à opérer auprès des services commerciaux et supports.
Les trois questions les plus fréquentes en matière de dématérialisation
En matière de dématérialisation, résume Julia, notre expert commerciale, les questions les plus fréquentes des clients portent sur :
- La loi : que contient-elle ? Quelles vont être mes obligations ? Quel est le calendrier ?
- Les outils nécessaires: quels logiciels mettre en place pour ce changement ?
- Les coûts que cela va engendrer.
Une autre préoccupation des clients, indique Julia :
Comment le fonctionnement de mon entreprise va être impacté après la mise en application de la loi ?
La dématérialisation amène de nouvelles mesures à appréhender dans sa globalité et pour chaque projet. C’est là qu’intervient l’offre d’accompagnement de Konica Minolta !
Quelles sont les entreprises qui s’orientent vers la dématérialisation ?
Les PME qui traitent un volume important de factures ou de documents sont particulièrement intéressées par la dématérialisation. Par exemple, Julia a conseillé une entreprise qui traitait 120 000 documents par an avec seulement 3 collaborateurs.
Bel exemple d’accompagnement qui répond à un véritable besoin d‘innovation au sein des process :
- éviter les pertes de dossier ;
- minimiser les tâches chronophages ;
- optimiser le classement des dossiers ;
- etc.
Quelles sont les motivations des clients pour amorcer le projet de dématérialisation ?
Plus le volume de datas est important, plus le chantier de dématérialisation est de taille mais vous aurez du levier en termes de gains. Et les entreprises accompagnées dans cette démarche en tirent profit, analyse Julia Bachelier. Nos clients apprécient :
- le gain de temps et la productivité ;
- la sécurisation des données (pas de perte de données en cas d’incendie ou d’effraction par exemple) ;
- la conformité légale (pour éviter une amende) ;
- les économies directes pour votre entreprise comme pour la planète (finies les impressions de factures intempestives).
La dématérialisation vous offre par ailleurs une simplicité appréciable, la maintenance étant gérée dans le cloud. Votre entreprise bénéficie en outre de toutes les évolutions technologiques sans vous en préoccuper.
Quels sont les obstacles à la dématérialisation ?
Les principaux obstacles à la dématérialisation sont sensiblement similaires d’une entreprise à l’autre. On peut les résumer en 2 points :
- la difficulté à se projeter;
- le manque de temps à consacrer au projet.
Il est en effet difficile pour vous de prendre de la hauteur sur le sujet pour en découvrir tout le potentiel. Konica Minolta vous aide à vous rendre compte que le temps passé à court terme sur un projet de dématérialisation est un précieux temps gagné ensuite à moyen et long terme.
Conseils pratiques de Julia aux PME sur la dématérialisation
Ce sont deux conseils pratiques tirés de l’expérience terrain de Julia pour vous lancer dans ce chantier de dématérialisation :
- Anticiper: n’attendez pas la fin du calendrier réglementaire pour mettre en œuvre un projet réussi de dématérialisation.
- Envisager le projet étape par étape: Analyser les grandes étapes et les implications métiers avant de conduire au changement. Un projet de dématérialisation se met en place par étapes pour mieux les appréhender. Vous allez par exemple passer d’abord par la phase des factures fournisseurs avant de passer à celle des factures clients. L’objectif : manipuler, prendre des nouvelles habitudes qui deviendront des réflexes instinctifs, maîtriser le sujet avant de passer au prochain.
Nos équipes Konica Minolta vous accompagnent pour embarquer l’ensemble de vos équipes en effectuant une transition pour réussir ce changement.
L’erreur à éviter
Reculer ce chantier central, imposé par la réglementation, est une erreur stratégique. Les générations actuelles ne s’imaginent pas travailler sur dossier. En refusant de s’adapter, vous laissez un avantage compétitif à vos concurrents.
La dématérialisation, c’est le moyen d’être compétitif et d’avoir une longueur d’avance.
Pourquoi choisir Konica Minolta ?
Faire le choix d’être accompagné par Konica Minolta, c’est bénéficier d’une relation de confiance pour mettre en œuvre la dématérialisation de votre entreprise.
En outre, notre expertise est reconnue grâce à nos solutions évolutives et innovantes, sans intermédiaire.
Enfin, nous sommes engagés auprès des entreprises depuis 150 ans. C’est un véritable gage de fiabilité pour vous.
29 juin 2023
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