Les Managed Print Services (MPS) pour la gestion d’impression en entreprise

Les “Managed Print Services (MPS)” ou services d’impression managés permettent d’externaliser tout ou partie de la gestion de votre parc d’impression, de vos consommables et de vos flux documentaires, pour un gain de temps, de sécurisation, de pilotage optimal et de réduction des coûts d’impression.

Chez Konica Minolta, nous répondons à ces besoins grâce à notre offre MDS (Managed Document Services) : une démarche entièrement personnalisée, menée par une équipe d’experts.

Que sont les Managed Print Services (MPS) ?

Les Managed Print Services (MPS) / services d’impression managés désignent l’ensemble des solutions mises en place pour gérer, optimiser et sécuriser son parc d’impression. Cela englobe non seulement les imprimantes multifonctions elles-mêmes, mais aussi leur usage, leur maintenance, leurs consommables et leur gestion logicielle.

Ce que comprend généralement un contrat MPS :

• Audit initial du parc d’imprimantes : cartographie des équipements, des usages et des dépenses réels.
• Optimisation du parc : rationalisation du nombre de machines, choix de modèles plus performants, suppression des redondances.
• Maintenance proactive : détection anticipée des pannes, intervention rapide, remplacement automatique des consommables.
• Sécurité renforcée : authentification à l’impression, chiffrement, suivi des impressions par utilisateur.
• Reporting & pilotage : tableaux de bord, indicateurs de performance, recommandations régulières.

Selon le Quocirca Global Print 2025 Report, 78 % des entreprises considèrent la réduction des coûts comme un moteur principal de l’adoption des Managed Print Services (MPS), et près de 60 % d’entre elles déclarent un retour sur investissement (ROI) mesurable dès la première année.

Une approche évolutive

Les MPS ne sont pas figés : ils s’adaptent à la croissance de votre entreprise, à vos évolutions technologiques (cloud printing, télétravail, mobilité), et à vos nouveaux enjeux (RSE, cybersécurité, réduction des coûts). Il ne s’agit pas simplement d’un contrat de maintenance, mais d’un accompagnement stratégique sur la durée, avec un prestataire qui devient partenaire de votre performance documentaire.

Quels sont les avantages des MPS pour une entreprise ?

Adopter une solution de Managed Print Services (MPS), ce n’est pas simplement déléguer la gestion de ses imprimantes.

C’est surtout transformer un centre de dépenses en un levier de performance. Pour une PME comme pour un grand groupe, les bénéfices se mesurent à la fois en termes financiers, opérationnels, technologiques et environnementaux.

Un service MPS repose sur une logique simple : externaliser la gestion du parc d’imprimantes à un prestataire spécialisé afin de :

Réduire les coûts liés à l’impression

• Rationalisation du parc (moins de machines, mais mieux utilisées).
• Réduction des dépenses liées aux consommables (papier, toner, pièces détachées).
• Passage d’un modèle CAPEX (investissements matériels) à un modèle OPEX (frais mensuels maîtrisés et prévisibles).
• Améliorer l’efficacité des flux de travail (impression mobile, numérisation, automatisation).
• Renforcer la sécurité des documents et des équipements.
• Gagner du temps pour les équipes internes.

Gagner en productivité et efficacité opérationnelle

Sécurité renforcée des documents et des flux

• Mise en place de systèmes d’authentification des utilisateurs (badge, code PIN, SSO).
• Chiffrement des données et suivi des impressions pour éviter les fuites d’informations.
• Conformité avec les normes de sécurité et réglementations en vigueur (RGPD, ISO 27001).
• Mise en place d’une piste d’audit fiable, garantissant la traçabilité des flux documentaires et la conformité légale.

Impact environnemental positif

• Réduction de la consommation de papier grâce au suivi intelligent des impressions et aux politiques de « print green ».
• Optimisation énergétique des machines (remplacement d’équipements obsolètes par des modèles plus durables).
• Contribution aux objectifs RSE de l’entreprise.

Pilotage stratégique grâce aux données

• Tableaux de bord centralisés avec suivi des volumes, coûts et usages par service.
• Identification des comportements d’impression excessifs et mise en place de règles adaptées.
• Amélioration continue grâce à des rapports réguliers et des recommandations du fournisseur MPS.

Konica Minolta vous accompagne dans vos processus d’impression et votre stratégie MPS

Les missions des experts MPS de Konica Minolta

L’équipe MPS de Konica Minolta compte 19 analystes et chefs de projet sur l’ensemble du territoire et vous propose un ensemble de services de solutions managés (MPS).

« Notre engagement est de mettre notre expertise au service de nos clients pour leur permettre de se concentrer sur leur cœur de métier », explique Jean-François Piat, Responsable Pôle Ingénierie & Conduite de Projets.

Le tout repose sur une approche personnalisée, basée sur un audit complet de votre environnement d’impression, suivi de recommandations, puis d’une gestion déléguée ou co-pilotée au quotidien.

Un accompagnement sur l’ensemble des phases du projet

Étape 1 : Audits

La première étape d’un projet MPS consiste en la réalisation d’audits par un analyste. La prestation d’audits se déroule en trois phases.

1. Audit Print & Secure RSE : cartographie de vos équipements, analyse des usages, recommandations pour optimiser les coûts, renforcer la sécurité et réduire l’impact environnemental.
2. Audit Documentaire : diagnostic complet de vos outils et workflows pour améliorer l’efficacité, digitaliser vos processus et répondre aux attentes de vos utilisateurs.
3. La dernière étape permet d’établir les axes d’optimisation et la définition de scénarios adaptés aux besoins fonctionnels et aux objectifs économiques.

« Le projet se conclut par la restitution d’un rapport d’audit présenté au client dans lequel figurent nos résultats, nos préconisations et les optimisations proposées. Notre expertise métier et notre expérience nous permettent de garantir la qualité et la justesse de nos prestations », précise les Analystes MDS Konica Minolta.

Étape 2 : Déploiement des systèmes et des solutions d’impression

Dans la seconde étape, le chef de projet prend le relais du travail effectué par l’analyste. Il pilote les projets de déploiement des systèmes d’impression et d’intégration de solutions en visant à ce que les objectifs fixés soient atteints dans le respect du cadre contractuel. Les différentes étapes et les plannings sont définis par le chef de projet qui coordonne les opérations produites par son équipe.

« Je porte la responsabilité du bon déroulement du projet. Je fais en sorte que les projets se finalisent en temps et en heure en répondant au budget et aux attentes exprimées », souligne notre Chef de Projet MDS.

Étape 3 : Gestion du projet

Le Service Delivery Manager est le point de contact unique pour les clients. Du déploiement des systèmes d’impression jusqu’à l’achèvement du contrat, l’équipe est chargée d’apporter une réponse aux demandes non-commerciales du client, soit directement ou en le mettant en relation avec le service concerné. Elle pilote aussi les engagements de service et les indicateurs de performance (délai de réponse, délai de résolution, le ratio couleur noir & blanc, etc.).

Ces indicateurs permettent de mettre en évidence les succès, les problématiques ainsi que les risques identifiés pour ensuite construire les plans d’actions et délivrer le niveau de service cible.

« Le Service Delivery Manager est la réponse de Konica Minolta pour garantir à ses clients une totale sérénité sur la durée de leur collaboration »