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Sécurisez et fluidifiez vos données
grâce à l'archivage numérique

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POURQUOI CHOISIR L’ARCHIVAGE NUMÉRIQUE ?

Avec l’augmentation constante du nombre de documents, le coût de gestion et le risque de perte des données ne cessent de croître. En conséquence l’accès et la recherche de l’information deviennent de plus en plus complexes.

 

Les entreprises doivent devenir plus souples, connectées, innovantes pour gérer, analyser, traiter et partager l’information en temps réel en toute sécurité.

 

La digitalisation des processus métiers (RH, comptable, administratif, vente, …) intégrant une gestion documentaire sécurisée devient alors une priorité stratégique pour garantir la pérennité des données et dans certains cas leur authenticité !

Les vraies raisons de passer à l’archivage numérique :

 

  • Faciliter le partage et l’accès à l’information
  • Réduire vos délais de réponses
  • Limiter vos tâches administratives
  • Sécuriser vos données
  • Réaliser des économies
  • Diminuer votre empreinte carbone
  • Etre en conformité réglementaire

 

Fin de l’archivage papier obligatoire, enfin une législation favorable !

Grâce au décret « relatif à la fiabilité des copies numériques » et l’application de l’article « 1379 du code civil », les entreprises peuvent désormais envisager la possibilité de numériser leurs documents et s’affranchir de la conservation des originaux papier.

 

Les solutions

Quelle que soit la nature de votre projet, l’une des premières étapes en matière de numérisation des archives papier est de déterminer l’utilité de leur conservation. La stratégie de conservation des documents dépend avant tout de l’utilité de l’information (criticité, fréquence d’utilisation, document engageant, respect de la législation en vigueur…).

 

Se pose alors la question des moyens de dématérialisation et de conservation des archives numérisées selon vos besoins et la nature de vos données qui requiert selon les cas un « archivage légal » pour répondre aux obligations réglementaires.

GED, SAE, CFN ?

Plusieurs approches sont possibles !

Selon l’étendue de votre projet, certaines solutions peuvent être complémentaires pour permettre la numérisation des documents, la compilation, la conservation électronique, l’accessibilité, la pérennité et l’authenticité des données.

archivage numérique

Optez pour un expert en gestion documentaire !

Intégrateur de solutions et acteur global des métiers de l’information, Konica Minolta anticipe les besoins du marché en développant des solutions innovantes, à la pointe de vos problématiques métier.

 

Disponibles en version Cloud et/ou sur Site, nos prestations sont disponibles sous forme d’offres packagées adaptables à la taille et aux enjeux de votre organisation et s’appuie sur une offre logicielle 100% sécurisée.

 

Depuis la simple capture de documents jusqu’au traitement avancé des processus internes de gestion de l’information, vous bénéficiez d’un accompagnement «sur mesure» de la formalisation de ses objectifs jusqu’à l’adéquation et au bon fonctionnement de la solution.

Un projet de dématérialisation et d’archivage numérique concerne tous les acteurs d’une organisation. Il doit être initié au plus haut niveau de décision pour lever les freins liés à la conduite du changement. Il est donc primordial de choisir le bon partenaire, expert dans la gestion de l’information, qui saura vous conseiller pour assurer la réussite et la pérennité de votre projet !

 

factures numériques archivage

 

Notre engagement

Solution certifiée AFNOR NF Logiciel Composant coffre-fort numérique

Respecte strictement le référentiel de l’organisme national fédérateur de l’archivage à vocation probatoire

Hébergement de vos données en France, au sein d’un Datacenter certifié ISO 27001

Pour aller plus loin