2016, une année décisive pour la Déclaration Sociale Nominative (DSN), notamment pour les petites et moyennes entreprises qui toutes devront se convertir à la DSN. Avec l’entrée en vigueur de la phase 3 cet été, bon nombre d’entre elles sont en train d’adopter cette mesure de dématérialisation et d’uniformisation des processus de gestion de la paie. Dans le même temps, elles doivent respecter une norme informatique qui implique d’utiliser un logiciel de paie compatible.
DSN phase 3 : vers une généralisation en janvier 2017
La troisième (et dernière) phase de la DSN intègre dans le système le reste des déclarations sociales, à savoir :
- DUCS retraite et prévoyance
- MSA (BVM + DTS)
- CI-BTP
- CCVRP
- DADS-U
Cette dernière phase a démarré pour les entreprises pilotes en janvier 2016. Elle sera disponible sur option en septembre 2016, et deviendra la phase commune à toutes les entreprises, dont les salariés relèvent du régime général de sécurité sociale (faisant appel à un tiers déclarant comme des experts-comptables ou non), lors de la généralisation de la DSN en janvier 2017.
Une mise à jour du logiciel de paie incontournable pour être compatible DSN
Jusqu’à présent, la dématérialisation des déclarations se faisait par seuils, et les petites entreprises n’étaient pas concernées. Pour les autres, il y avait généralement le choix entre générer un fichier depuis son logiciel, ou saisir les informations en ligne. Globalement, les déclarations pouvaient donc être dissociées de l’outil de paie. Ce n’est plus le cas avec la DSN. Les entreprises doivent émettre une déclaration unique mensuelle dématérialisée par collaborateur (salarié ou assimilé). Le tout automatisé par les logiciels de paie.
La saisie en ligne n’est plus possible, les entreprises doivent donc s’équiper d’un logiciel « compatible DSN ».
Le logiciel de paie doit désormais assurer le contrôle de fichiers DSN selon la norme NEODeS phase 3, d’où une mise à jour nécessaire. Le cahier technique phase 3 2017.P3.1 du 9 août 2016 a été récemment publié pour permettre d’anticiper les développements et les paramétrages.
Pénalités encourues
Le Code de la sécurité sociale prévoit plusieurs pénalités pour défaut de production de la DSN dans les délais prescrits, omission de salariés devant y figurer ou inexactitude des rémunérations déclarées. Elles s’élèvent à 7,50 euros par salarié ou par inexactitude. Le total de ces pénalités ne peut excéder 750 euros par déclaration mensuelle. Il est également prévu des sanctions si vous utilisez un autre vecteur de déclaration comme le papier. Elles s’élèvent dans ce cas à 2,50 euros par salarié.
Renseignez-vous dès à présent sur les délais de mise à jour de votre logiciel de paie ou encore les délais d’obtention d’un logiciel de paie compatible DSN, si vous ne pouvez pas conserver votre solution actuelle.
En tant que partenaire Sage, SERIANS, IT Services Konica Minolta, accompagne les petites et moyennes entreprises dans la mise en place de leur projet DSN : installation d’un logiciel de paie compatible DSN, paramétrage, formation et mise à jour.
Sources utilisées :
Le Guide de démarrage DSN Phase 2
Article publié sur www.chefdentreprise.com – « DSN : les loups qui vont coûter cher aux TPE »
1 septembre 2016
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